Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

Документальное оформление и учет расчетов с подотчетными лицами по хозяйственным расходам

Подотчетные суммы учитываются на синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Субъекты хозяйствования, предприниматели выдают наличные денежные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, расходы экспедиций, геологоразведочных партий, а также отдельных подразделений субъектов хозяйствования, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности субъектов хозяйствования, в размере и на сроки, определяемые руководителями, но не белее предельного размера, установленного обслуживающим учреждением банка для расчетов между субъектами хозяйствования наличными деньгами в соответствии с законодательством Республики Беларусь и на сроки:

• — не более трех рабочих дней — на хозяйственно-операционные расходы, производимые в месте нахождения организации, предпринимателя;
• — не более десяти рабочих дней — на расходы, производимые вне места расположения организации, предпринимателя;
• — до тридцати рабочих дней — в сумме, не превышающей размера одной базовой величины.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию организации, предпринимателя отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные деньги.

К документам, подтверждающим факт приобретения (поступления, изготовления, выполнения) продукции, товаров, работ, услуг, относятся: кассовый чек либо квитанция к приходному кассовому ордеру формы №КО-1 с приложением к ним копии товарного чека, квитанции к отрывному талону формы № 20-ФС, квитанция формы №КВ-1, другие приходно-расходные документы, утвержденные уполномоченными государственными органами. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным сумам. Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу, другим запрещается.

Подотчетные суммы на операционные и хозяйственные расходы выдаются в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций по согласованию с учреждениями банка, осуществляющими их кассовое обслуживание.

Подотчетные суммы на хозяйственные расходы выдаются в размере 2-дневной потребности не более, чем на 3 дня. Если вне места нахождения предприятия — в размере 10-дневной потребности до 15 дней.

В случае непредставления в установленный срок отчетов об израсходовании подотчетных сумм или не возврата в кассу организации остатков неиспользованных авансов бухгалтерия вправе произвести удержание их из заработной платы работников в установленном порядке.

Документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) товаров (работ, услуг), является авансовый отчет с приложенным кассовым чеком (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным), содержащим номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара, сумму, идентификатор кассира.

В случае отсутствия в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы по приобретению, произведенные подотчетным лицом, являются кассовый чек и товарный чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи, наименование, количество и цену товара, сумму, подписанные лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров, с указанием его должности, фамилии и инициалов (п. 34 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядка расчета наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка РБ от 29.03.2011 № 107, далее — Инструкция № 107).

Таблица 1. — Операции по отражению расчетов с подотчетными лицами на хозяйственные расходы:

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет, в журнале-ордере № 7.

Он является комбинированным регистром, сочетающим аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале — ордере одна строка.