Документальное оформление транспортных расходов

Товарно-транспортная накладная (ф. 1-Т), предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов:

• -товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей;
• -транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей заказчиков автотранспорта с организациями — владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями — владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.

Товарно-транспортная накладная выписывается в четырех экземплярах. Первый остается у грузоотправителя и предназначается для списания ТМЦ. Второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю. Второй сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования ТМЦ у получателя груза. Третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации — владельцу автотранспорта. Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организация — владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику — заказчику автотранспорта, а четвертый прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

Кроме того, существует Инструкция «О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом», которая не утратила силу и по сей день. Данной Инструкцией установлен порядок расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом. Так, согласно Инструкции, перевозка грузов автомобильным транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях, осуществляется только при наличии оформленной товарно-транспортной накладной утвержденной формы 1-Т. Предприятия, организации и учреждения, осуществляющие перевозки грузов для нужд своего производства на собственных и арендуемых автомобилях, также обязаны оформлять товарно-транспортные накладные формы 1-Т.

Товарно-транспортная накладная предназначена для учета движения ТМЦ, по автомобилям, работающим по сдельным тарифам, расчетов за их перевозки и учета выполненной транспортной работы. Она является единственным документом, служащим для списания ТМЦ у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета.

В тех случаях, когда в товарно-транспортной накладной в разделе «Сведения о грузе» нет возможности перечислить все наименования и характеристики, отпускаемых товарно-материальных ценностей, в качестве товарного раздела к товарно-транспортной накладной как неотъемлемая ее часть, должны прилагаться специализированные формы (товарная накладная или другие формы), утвержденные в установленном порядке, по которым производится списание ТМЦ у грузоотправителя и оприходование их у грузополучателя, а также ведется складской, оперативный и бухгалтерский учет. В этих случаях в товарно-транспортной накладной указывается, что в качестве товарного раздела приложена специализированная форма, без которой накладная считается недействительной и не должна применяться для расчетов с грузоотправителями и грузополучателями, а также для учета выполненных объемов перевозок и начисления заработной платы водителю.

Таким образом, можно сделать вывод, что товарно-транспортная накладная является не только первичным документом, подтверждающим расходы организации на транспортные расходы, но и документом, на основании которого организация-продавец списывает товар со своего складского и бухгалтерского учета, организация-покупатель принимает товар к учету. Кроме того, форма 1-Т является документом для проведения расчетов за перевозку грузов.

Документы, регулирующие порядок расчетов за перевозки грузов, требуют наличия товарно-транспортной накладной, как и в организации, осуществляющей перевозку, так и в организации, которой доставляют перевозимый груз и которая учитывает транспортные расходы в своем учете.

Из содержания товарно-транспортной накладной, а также инструкции по ее заполнению следует, что данный документ имеет большую смысловую нагрузку и является документальным подтверждением хозяйственных операций у отправителя груза, перевозчика и получателя груза.