Ситуационный анализ. 
Алгоритм разработки, принятия и реализации управленческих решений

Для возникновения необходимости принять управленческое решение нужен сигнал о внешнем или внутреннем воздействии, вызвавшем или способном вызвать отклонение от заданного режима функционирования системы. Поэтому одним из важнейших условий принятия правильного решения является анализ ситуации.

В данном случае возникла ситуация о неэффективности использования рабочего времени генерального директора с вытекающими оттуда последствиями.

В данной ситуации проблема генерального директора фирмы заключается в неправильной организации своего рабочего времени. Основными целями в решении этой проблемы будут: повышение эффективности использования рабочего времени, провести наставническую беседу с заместителями директора фирмы и еще раз напомнить им об их должностных обязанностях. В сложившейся ситуации нельзя выбрать какой-то один вариант решения проблемы, необходимо навести порядок в комплексе.

Текущие дела генерального директора постоянно отвлекают его от намеченного плана работ и решения наиболее важных дел, таких как план развития фирмы на перспективу. Слишком мало времени уделяется на изучение материалов и отчетов по делам фирмы вследствие этого снижается контроль над работой подразделений и заместителей генерального директора. Директору необходимо четко разграничить свое рабочее время.

Например, определить часы приема посетителей в менее загруженные дни. Материалы для изучения развития фирмы, отчеты, планы и разного рода документов должны рассматриваться в самую первую очередь и из этого делать выводы какие вопросы требуют немедленного решения, а какие могут какое-то время подождать или делегировать своим заместителям. Перед этим дать четко понять представителям, что заместители не менее компетентны в интересующих их вопросах и именно они занимаются решением подобных дел на данной фирме. А в свою очередь с заместителями фирмы провести наставническую беседу, обговорить с ними их должностные обязанности и их заинтересованность в дальнейших результатах развития организации и повысить контроль над их работой.

В случае с обанкротившимся банком отправить финансового директора в банк для выяснения обстоятельств, а также во избежание в будущем форс-мажоров дать указания перепроверить всех поставщиков банковских услуг и все финансовые дела фирмы. Далее подобрать фирме надежный банк и на взаимовыгодных условиях получить беспроцентный кредит на выплату заработной платы. А также наладить взаимодействия замов с другими начальниками, например как в случае с начальником маркетинговой службы. Его необходимо перенаправить к финансовому директору с отчетом об изменении ситуации на внешнем рынке. Всем заместителям объяснить, чтобы переговоры с представителями других фирм проходили на грамотном и доступном уровне, все вопросы должны быть заданы и выслушаны, и в результате чего не привели бы в кабинет генерального директора.

И последняя проблема данного анализа — это проведение совещаний. Вообще возникает вопрос, как можно проводить два совещания в один день?

Как известно совещания редко бывают продуктивными, поэтому время, затрачиваемое на его проведение не должно превышать двух часов. Чтобы не тратить на совещании лишнее время к нему нужно тщательно готовиться, определить какие вопросы будут обсуждаться. Для решения данной проблемы необходимо за несколько дней написать повестку дня о проведении совещании и в ней указать: кто будет выступать, в какое время и по какому вопросу. Например:

• 9:00 — Слово генерального директора.
• 9: 10 — Симонова Наталья — Бизнесплан.
• 9: 20 — Ростовский Михаил — план маркетинга.

Проводить совещания нужно только при необходимости, обычно на предприятиях они проводятся 2 раза в месяц — это в начале месяца и в конце для подведения итогов.

Как видно из анализа затрат рабочего времени представленного службой заместителя директора по коммерческим вопросам рабочее время в организации распределяется неравномерно. У заместителей находится больше времени на разработку планов, но им не делегируются полномочия самого генерального директора.