Подготовка документа к печати

Подготовка документа к печати. Практически любой документ на экране выглядит совсем не так, как на листе бумаги. Работая с документом, вы можете не обращать внимания на мелкий шрифт, устанавливая большой масштаб отображения. Если же распечатать такой документ, он будет плохо читаться. Подобных проблем может быть много. Например, на экране вам не нужны номера страниц и поля документа, а на бумаге эти элементы очень важны. По этой причине перед выводом документа на печать необходимо подготовить его соответствующим образом. Рассмотрим некоторые настройки. Поля документа — это расстояние между краем страницы и текстом. Соответственно, чем больше поле, тем меньше текста помещается на странице, и наоборот. В любом документе есть правое, левое, верхнее и нижнее поля. Более широкие поля могут придать документу респектабельный вид, а узкие поля позволят поместить большее количество информации. По умолчанию Microsoft Word устанавливает следующие размеры полей: левое — 3 см, правое 1 см, верхнее и нижнее — 2 см. На полях могут располагаться колонтитулы, примечания, графические объекты. Обычно размер полей устанавливают в пределах от одного до трех сантиметров. Требуемые размеры полей можно установить с помощью списка кнопки Поля в группе Параметры страницы вкладки Разметка страницы ленты (рис. 10.1). В этом списке приведены значения полей, а также образец того, как выглядит страница при указанных значениях. Если вас не устроят заданные значения полей, то вы можете настроить собственные. Для этого выберите из меню кнопки Поля команду Настраиваемые поля. Откроется окно Параметры страницы. В области Поля данного окна можно задать нужные значения полей. Поля страниц, как отступы и выступы, можно быстро задавать при помощи горизонтальной (для правого и левого полей) и вертикальной (для верхнего и нижнего полей) линейки. Размер поля показывают деления на синей части линейки. Чтобы изменить поле при помощи линейки, сделайте следующее.

• 1. Перейдите в режим Разметка страницы, для чего щелкните на одноименной кнопке в строке состояния.
• 2. Для отображения линейки щелкните на кнопке Линейка, расположенной над вертикальной полосой прокрутки.
• 3. Поместите указатель мыши на линейку таким образом, чтобы он принял вид — В зависимости от того, какое поле вы изменяете, появится соответствующая подсказка. редактор word форматирование excel
• 4. Переместите границу поля на нужное расстояние.

Нумерация страниц. Если документ состоит более чем из двух страниц, перед распечаткой желательно пронумеровать страницы. Таким образом в нем будет гораздо легче ориентироваться. Для некоторых типов документов, например научных работ, нумерация является необходимой. Если нужно настроить формат номера страницы, в меню кнопки Номер страницы выберите команду Формат номеров страниц. Появится окно Формат номера страницы, в котором можно задать нумерацию глав, а также указать формат номера (вместо арабских цифр можно выбрать римские, буквы алфавита и др.) Чтобы удалить номера страниц, выполните команду Удалить номера страниц в меню кнопки Номер страницы. Если нужно, чтобы на первой странице документа не было номера, то сделайте следующее.

• 1. Щелкните на кнопке в правом нижнем углу группы Параметры страницы вкладки Разметка страницы.
• 2. В открывшемся окне Параметры страницы перейдите на вкладку Источник бумаги.
• 3. Установите флажок первой страницы в области Различать колонтитулы.

Вертикальное выравнивание, в отличие от горизонтального (см. разд. 4.4), применяется не к строкам и абзацам, а к тексту целиком, поэтому относится к атрибутам, задающим компоновку страниц. Для установки параметров вертикального выравнивания сделайте следующее.

• 1. Щелкните на кнопке в правом нижнем углу группы Параметры страницы вкладки Разметка страницы.
• 2. В открывшемся окне Параметры страницы перейдите на вкладку Источник бумаги (см. рис. 10.8).
• 3. В списке Вертикальное выравнивание области Страница (рис. 10.9) установите один из типов выравнивания текста.

При работе с документами определенного типа (например, с юридическими договорами) иногда бывает необходимо нумеровать не только страницы, но и строки. В Microsoft Word есть возможность автоматической нумерации строк. Для этого сделайте следующее.

• 1. Щелкните на кнопке в правом нижнем углу группы Параметры страницы вкладки Разметка страницы.
• 2. В открывшемся окне Параметры страницы перейдите на вкладку Источник бумаги (см. рис. 10.8).
• 3. Нажмите кнопку Нумерация строк.
• 4. В окне Нумерация строк установите флажок Добавить нумерацию строк.
• 5. Укажите, с какого номера необходимо начать нумерацию в поле Начать с, а в поле Шаг — номера каких строк будут выводиться на печать. Строки можно пронумеровать через определенный интервал (например, через 5).
• 6. При помощи переключателя Нумерация нужно выбрать тип нумерации. Она может быть непрерывной на протяжении всего документа, начинаться с нового раздела или страницы.

Кроме того, для расстановки нумерации строк можно использовать меню кнопки Номера строк группы Параметры страниц вкладки Разметка страниц.

Выбор параметров бумаги: Когда вы приведете документ в порядок, необходимо также подумать, на какой бумаге он будет распечатан. Возможно, потребуется изменить некоторые настройки. Ориентация бумаги: Иногда бывает удобно распечатать документ, изменив ориентацию бумаги с книжной на альбомную. Например, когда в документе есть широкие таблицы или графические элементы, которые лучше разместить в ряд. Альбомная ориентация подходит также для вывода на печать объявлений. Если нужно изменить ориентацию бумаги не во всем документе, а лишь в его части, то сделайте следующее.

• 1. Установите курсор в том месте документа, начиная с которого вы желаете изменить ориентацию страницы.
• 2. Щелкните на кнопке в правом нижнем углу группы Параметры страницы вкладки Разметка страницы.
• 3. На вкладке Поля появившегося окна щелкните на нужном варианте в области Ориентация.
• 4. Из списка Применить выберите строку до конца документа .

Размер бумаги: Чтобы задать размер страницы, перейдите на вкладку Разметка страницы, в группе Параметры страницы щелкните на кнопке Размер и выберите в появившемся списке нужный вариант. Как правило, печатают на листах стандартного размера — А4, А3 и др. Если размер бумаги нестандартный, длину и ширину необходимо задать вручную в соответствующих полях окна Параметры страниц. Для его вызова выполните команду Другие размеры страниц меню кнопки Размер. Если нужно изменить размер бумаги не во всем документе, а лишь в его части, перед тем как вызвать окно Параметры страницы, установите курсор в том месте документа, начиная с которого вы желаете изменить размер бумаги. На вкладке Размер бумаги диалогового окна Параметры страницы в списке Применить выберите строку до конца документа. Настройка печати и вывод документа на печать: Чтобы вывести документ на печать с настройками, заданными по умолчанию, выполните команду Печать > Быстрая печать меню кнопки Office. При этом будет распечатан весь документ на принтере, выбранном по умолчанию. Гораздо чаще перед печатью все же необходимо выполнить некоторые настройки. Они делаются с помощью окна Печать, для вызова которого выполните одно из действий:

• * воспользуйтесь командой Печать > Печать меню кнопки Office (рис. 10.20);
• * нажмите сочетание клавиш Ctrl+P.

В появившемся диалоговом окне Печать. (из списка имя необходимо выбрать принтер, при помощи которого будет выведен на печать документ. Если у вас один принтер и его название отображается в списке имя, выбирать его не нужно.