Построение схем и диаграмм, указывающих на то, какое место, рассматриваемое вами подразделение занимает в общей структуре кадрового агентства

Объектом автоматизации является кадровая служба. На рисунке 1 представлена организационная структура Кадрового агентства. Во главе Кадрового агентства стоит Директор.

Рисунок 1. Организационная структура Кадрового агентства.

Описание структурной схемы:

Бухгалтерия — занимается обработкой первичных документов, расчетом себестоимости продукции, анализом расчетов с поставщиками и покупателями, а так же подведением итоговой деятельности, оплатой счетов, конвертацией валюты, расчетом зарплат и т. д. Отдел рекламы — занимается разработкой рекомендаций по обоснованию и проведению рекламной деятельности предприятия, включая: работу с рекламируемой продукцией, взаимодействие с различными подрядчиками (исследовательским, рекламными и прочими компаниями), участие в программе маркетинга предприятия.

Кадровая служба в свою очередь подразделяется на отделы:

Отдел подбора и оценки кандидатов — занимается поиском, регистрацией кандидатов на вакансии и оценкой их резюме и т. д.

Отдел приема заявок клиентов — занимается приемом заявок от организаций (фирм, предприятий) на вакансии с указанием требований т.д.

Отдел мониторинга — занимается отслеживанием и мониторингом связи между клиентами и кандидатами, выявляет недостатки и достоинства, как со стороны клиента, так и со стороны кандидата и т. д.

Рассмотрим структурную схему процесса работы Модель IDEF0 «as is» («как есть») агентства представлена на рисунке 2. Одной из наиболее важных особенностей метода IDEF0-моделирования является постепенное введение все больших уровней детализации по мере создания диаграмм, отображающих модель. Результатом IDEF0-моделирования является модель, которая состоит из диаграмм, фрагментов текстов и глоссария, имеющих ссылки друг на друга. Диаграммы — главные компоненты модели, все функции организации и интерфейсы на них представлены как блоки и дуги соответственно.

Управляющая информация входит в блок сверху, в то время как входная информация, которая подвергается обработке, показана с левой стороны блока, а результаты (выход) показаны с правой стороны. Механизм (человек или автоматизиро-ванная система), который осуществляет операцию, представляется дугой, входящей в блок снизу.

Взаимодействие системы с окружающей средой описывается в терминах входа (на рис. 1 это «Заявка клиента» и «Заявка кандидата»), выхода («Отчет о выполненных заявках), управления («Законодательство» и «Инструкции организации») и механизмов («Персонал» — это ресурсы, необходимые для процесса функционирования службы занятости).

В оказании услуг принимает участие «Персонал» службы занятости.

После описания контекстной диаграммы проводится функциональная декомпозиция — система разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая подсистема разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности. В результате такого разбиения, каждый фрагмент системы изображается на отдельной диаграмме декомпозиции.

реорганизация бизнес процесс модель.

Рисунок 2. Модель IDEF0 «as is» («как есть») агентства.

После дальнейшего разбиения диаграммы получаем три диаграммы декомпозиции, описывающие каждая одну из работ, представленных на диаграмме верхнего уровня (рис. 3).

Весь процесс функционирования «кадрового агентства» разбивается на четыре модуля:

• 1) «Прием заявок» — занимается приемом заявок работодателей и соискателей
• 2) «Консультационный отдел» — занимается консультацией, формированием отчетов;
• 3) «Обработка запроса» — представляет собой процесс поиска информации по заявкам;

Далее (ниже) на рисунке 4 мы покажем структуру работы «Приема заявок».

Рисунок 3. Описание работы.

Рисунок 4.

Функциональная модель «to be» («как должно быть») строится на основе модели «как есть» после оценки эффективности выполняемых действий и выявления слабых сторон системы. В результате изучения функциональной структуры были выявлены следующие недостатки в организации работы:

сильная загруженность консультационного отдела.

медленная скорость в коммуникациях между агентством, работодателями и соискателями С целью устранения возникших проблем (а сейчас, в кризисный и пост кризисный периоды, эти проблемы остры как никогда) нами была разработана схема, позволяющая снизить нагрузку на консультационный отдел, тем самым повысив пропускную способность агентства и повысить скорость в коммуникациях между клиентами.

Рисунок 5. Работа «Службы занятости».

Рисунок 6. Работа «Электронной БД».