Проектирование системы контроля деятельности организации

Контроль — это деятельность руководителей предприятий и вышестоящих звеньев управления, устанавливающих стандарты, нормы и нормативы, проверяющих и оценивающих соответствие им продукции и корректирующих работу исполнителей.

Контролю подлежит все, что принимает прямое и опосредованное участие в производительной деятельности работников. Для организации контроля в настоящее время на предприятии на основании международных стандартов вводится система менеджмента качества.

Политика и цели в области качества устанавливаются, чтобы служить ориентиром организации. Они определяют желаемые результаты и способствуют применению организации ресурсов для достижения этих результатов. Политика в области качества обеспечивает основу для разработки и анализа цели в области качества. Цели в области качества необходимо согласовывать с политикой в области качества и приверженностью к постоянному улучшению, а результаты должны быть измеряемые. Достижения цели в области качества может оказать позитивное воздействие на качество продукции, эффективность (результативность) работы и финансовые показатели и, следовательно, на удовлетворенность и уверенность заинтересованных лиц.

На предприятии разработан ряд стандартов для осуществления контроля такие как:

Процедура Качества «Руководство по контролю бизнес-процесса» .

Процедура Качества «Порядок подготовки и аттестации внутренних аудитов» .

Процедура качества «Внутренний аудит» и ряд других Аудиты применяются для определения степени выполнения требований к системе менеджмента качества. Наблюдение аудитов используются для оценки эффективности системы менеджмента качества и определения возможностей для улучшения. Аудиты, проводимые первой стороной (самой организацией) или от ее имени, для внутренних целей могут служить основой для декларирования организацией о своем состоянии. Аудиты, проводимые второй стороной, могут проводиться потребителями организации и другими лицами от имени потребителей. Аудиты, проводимые третьей стороной, осуществляются внешними независимыми организациями.

В стандарте процедура качества «Внутренний аудит» отражены:

• 1. Виды аудитов:
• 2. Организация и проведения внутреннего аудита, которая включает в себя;

Планирование внутренних аудитов.

Подготовку к проведению внутреннего аудита.

Проведение внутреннего аудита.

Анализ и обобщение результатов внутреннего аудита.

3. Годовое планирование внутренних аудитов;

На основании утвержденной программы проведения внутренних аудитов системы менеджмента качества не менее чем за 3 недели до запланированного срока проведения аудита готовится проект приказа о проведении аудита, которым определяется состав и руководитель аудиторской группы.

Приказ руководителя предприятия о проведении аудита выпускается за две недели до начала аудита и доводится до сведения руководителя проверяемого объекта.

Члены аудиторской группы должны быть независимыми от лиц несущих непосредственную ответственность за проверяемую деятельность, и не должны проверять свою собственную работу.

Подготовка проверки объекта аудита.

После разработки и утверждения Плана внутреннего аудита руководитель группы заранее, но не позднее, чем за 10 дней до начала, извещает руководителя проверяемого объекта служебной запиской о предстоящем аудите.

Подготовка аудиторской группы.

Руководитель аудиторской группы проводит совещание с членами аудиторской группы, на котором разъясняют план внутреннего аудита, уточняют план внутреннего аудита, уточняет порядок проведения предстоящей проверки, распределяет обязанности, определяет форму представления материалов и порядок подготовки отчета.

Проведения внутреннего аудита.

Проверка начинается с проверки наличия доступности документов, проверка соответствия документов установленным требованиям, проверка выполнения требований документов практической деятельности, выявление регистраций несоответствий.

Проводится оформление документов по результатам аудита.

Анализ и обобщение результатов аудита, составления отчета о внутреннем аудите.

Разработка и реализация корректирующих действий.

Трудности в реализации мероприятий и рекомендации по организации нововведений. Основными причинами осуществления намеченных планов являются:

недостаточная материальная база (дефицит средств);

плохое качество приобретаемой компьютерной техники;

сопротивление работников к введению новых технологий, нежелание обучаться;

слабое профессиональное знание работников;

слабая производственная и трудовая дисциплина;

Для преодоления сопротивления коллектива новым технологиям следует провести мероприятия по обучению персонала работе на компьютерах. Провести с работниками дополнительные инструктажи и разъяснить их должностные обязанности.

Чтобы улучшить качество предоставляемых услуг ежемесячно проводить дни качества и принять экзамены квалификационной комиссии.