Теоретические особенности учета затрат с подотчетными лицами

Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Работники организации, получающие авансом денежные суммы на предстоящие командировочные и административно-хозяйственные расходы, называются подотчетными лицами. Список подотчетных лиц утверждается руководителем организации.

Ведения кассовых операции распространяется на расчеты с подотчетными лицами. На активном синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» учитываются подотчетные суммы. Выдача подотчетным лицам денежных авансов отражается на счетах: дебет сч.71 «Расчеты с подотчетными лицами», кредит сч.50 «Касса».

Работник, которому выдают сумму на командировочные расходы, обязан в течении 3-х дней после возвращения из командировки представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах. Так как деньги выданы на административно-хозяйственные расходы, то отчет необходимо составлять также в течении 3-х дней после истечения времени, на которое эти суммы выданы. Когда сроки прошли, бухгалтер обязан присоединить выданные суммы к доходу данного лица и удержать с него налог с доходов физического лица. Бухгалтерский учет: учеб-метод. пособ. / Н. С. Стражева, А. В. Стражев. — 14 изд., перераб. И доп. — Минск: Современная школа, 2013. — с. 219.

Изготовитель продукции подотчетное лицо должно быть проинструктировано бухгалтером о необходимости получения соответствующих документов при приобретении материальных ценностей для производственных нужд за наличный расчет у организации. К документам относят накладные на отпуск товаров и квитанции к приходным кассовым ордерам. Так как в накладных сумма налога на добавленную стоимость выделена отдельной строкой, она отражается на сч.19 «НДС по приобретенным ценностям» по мере представления подотчетным лицом авансового отчета и оприходования товарно-материальных ценностей.

Таблица 1.1 Корреспонденция счетов с подотчетными лицами.

При покупке подотчетным лицом материальных ценностей в магазинах розничной торговли налог на добавленную стоимость расчетным путем не выделяется и соответственно налоговому вычету не подлежит.

Суммы на командировочные расходы выдаются подотчетному лицу только после приказа директора. В бухгалтерском учете наряду с расходами в пределах норм и ненормируемыми относятся к затратам, связанным с производством и продажей продукции, работ, услуг, но не учитываются при налогообложении прибыли.

Согласно ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на сумму которых уменьшается полученный налогоплательщиком доход, относятся расходы на:

• — проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
• — нем жилого помещения, включая оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, в номере, за пользование реабилитационно-оздоровительными объектами);
• — суточные и полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ;
• — оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
• — сборы аэродромные, консульские, за право прохода, въезда, транзита автомобильного и иного транспорта, другими подобными сооружениями, за пользование морскими каналами, иные аналогичные платежи и сборы.

К документам, которые используются при учете расчетов с подотчетными лицами, относят:

• — форма № КО-2;
• — форма КО-1;
• — командировочное удостоверение;
• — платежная ведомость;
• — авансовый отчет;
• — прочие (квитанция, проездные билеты, счет, и т. д.).

Выдача подотчетному лицу наличных денег возможна только при условии, что оно представило исчерпывающий отчет о средствах, выданных ему ранее, и рассчиталось. Бухгалтерский учет: учеб-метод. пособ. / Н. С. Стражева, А. В. Стражев. — 14 изд., перераб. И доп. — Минск: Современная школа, 2013. — 220 с.

Таблица 1.2 Корреспонденция счетов и денежные документы по учету расчетов с подотчетными лицами.