Механизм взаимодействия с поставщиками и партнерами

Поскольку гостиница «Кристофф» является малой, в обязанности старшего администратора входит обязанность заказа нужных товаров и продуктов для обеспечения необходимых условий труда всех работников и гостей, проживающих в гостинице. При этом должен выдерживаться оптимальный размер запасов в гостинице, поскольку хранение стоит денег, к тому же многие закупленные товары при чрезмерно длительном хранении могут испортиться.

Приобретаемые для нужд гостиницы товары делятся на следующие основные группы:

продукты (свежие, мороженные, консервированные, сушеные);

напитки;

оборудование и мебель (по мере износа и выхода из строя), посуда, белье;

расходные материалы (в основном используемые при уборке номеров и общественных помещений).

При выборе поставщиков управляющий должен учитывать следующие факторы:

репутацию поставщика;

цены товара и его качество;

объем партии (для небольших отелей даже минимальный объем партии может оказаться чрезмерным);

условия оплаты (желательно без предоплаты, а еще лучше — в кредит);

сервисное обслуживание приобретенного товара (для оборудования);

стоимость доставки, расстояние до поставщика.

Оптовыми партиями гостиница закупает вино, крепкие спиртные напитки, пиво, табачные изделия и мясо.

Закупки производятся следующим образом.

Все службы гостиницы подают заявки управляющему, формы которых могут быть различны, но все они достаточно детальны: оговариваются размер, вес, страна поставки, количество и, что особенно важно, дата поставки.

Управляющий рассматривает предложения поставщиков (цена, возможные скидки, формы оплаты и т. д.), затем оформляет заказ.

При поступлении товара с накладной его проверяют, регистрируют, оформляют возврат негодного товара.

При поступлении от поставщика счета-фактуры его проверяют, регистрируют и передают на оплату в финансовую службу (бухгалтеру).

Зависимость операционного процесса от сезонных колебаний

При установлении тарифов необходимо учитывать сезонный фактор — наличие «низкого», «среднего» и «высокого» сезонов.

Стоимость проживания в гостином доме «Ермак» меняется в зависимости от времени года. Выделяют три основных периода:

Несезон: С 1 октября — по 31 марта. Цена от 600−800 рублей за малые номера и от 800−1000 рублей за большие номера.

Сезон: С 1 мая — по 31 августа. Цена от 900−1100 рублей за малые номера и от 1100−1300 рублей за большие номера.

Цены, установленные на проживание в гостином доме «Ермак» представлены ниже в таблице 1:

Таблица 1.

Стоимость размещения в гостином доме «Ермак».