Системность — документация должна быть структурированной с указанием четких взаимосвязей между документами.
Функциональная полнота — документация должна отражать все аспекты деятельности в СМК и содержать исчерпывающую информацию обо всех процессах и процедурах.
Адекватность — соответствие требованиям стандартов ИСО серии 9000.
Идентифицируемость — каждый лист документации должен быть однозначно отнесен к определенному документу, а документ к определенной части системы.
Адресность — каждый документ должен быть адресован конкретным исполнителям.
Простота — текст документа должен быть краток и точен, однозначен и понятен для исполнителя.
Актуализированность — все изменения должны своевременно отражаться в каждом документе.
Структура документации системы менеджмента качества (СМК)
Структура документации системы менеджмента качества, построенной по стандарту ИСО 9001:2008 (ИСО 9001:2000), представляет собой иерархическую систему взаимосвязанных документов. Часть этих документов в явном виде оговорена в стандарте, другая часть подразумевается. Поэтому структура системы качества имеет «постоянную» составляющую, определенную стандартом и «переменную» составляющую, зависящую от конкретной организации.
«Постоянная» составляющая структуры документации СМК:
- — Политика в области качества;
- — Цели в области качества;
- — Руководство по качеству;
- — Шесть обязательных процедур системы качества;
- — Записи по качеству.
«Переменная» составляющая структуры в стандарте поименована в следующем виде — «документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими (п.п. 4.2.1.d ИСО 9001:2008)». Как правило, к этим документам относятся различные планы, карты или схемы процессов, рабочие инструкции, отчетные формы, договора, нормативные документы, накладные и пр. Т. е. можно считать, что под эту «переменную» составляющую подпадает практически вся документация организации.
Некоторые рекомендации по составлению структуры документации СМК и содержанию документов СМК дает стандарт ИСО 10 013:2001 «Рекомендации по документированию систем менеджмента качества». Однако, при составлении структуры документации СМК лучше ориентироваться на существующую в организации систему документации, дополняя ее необходимыми уровнями и документами, требуемыми стандартом ИСО 9001:2008.
