За организацию хранения учетных документов, регистров учета и бухгалтерской отчетности отвечает руководитель организации (Федеральный закон от 06.12.11 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). А их сохранность, оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер.
За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена административная ответственность — штраф на должностных лиц составит от 2000 руб. до 3000 руб. (ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях).
Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является налоговым правонарушением. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ. Минимальный штраф по этой статье составляет 5000 руб.
Момент исчисления сроков хранения документов
По общему правилу началом срока хранения документов считают 1 января года, следующего за годом, в котором они закончены делопроизводством. Однако для ряда документов срок хранения начинает исчисляться в порядке, отличном от общего правила. Например, исключение из общего правила составляют книга покупок и книга продаж. Начало срока их хранения (не менее четырех лет) определяют от даты последней записи (а не с 1 января следующего года). Об этом сказано в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 (ред. от 24.10.2013) «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» .
В частности, пятилетний период хранения начинает течь:
для договоров (на оказание аудиторских услуг, кредитных, хозяйственных, имущественного страхования) — с момента истечения срока действия;
для договора о материальной ответственности — с момента увольнения материально ответственного лица;
для свидетельств о постановке на учет в налоговой инспекции — с момента снятия организации с налогового учета.
