Работа со списком документов

В результате поиска информации пользователю предоставляется возможность работы с тем или иным документом. Однако непосредственно после формирования запроса и осуществления поиска документов в том же диалоговом окне запроса пользователь получит предварительный отчет о количестве найденных документов. Уже на этом этапе можно сделать предварительный анализ сформированного запроса. Например, найдено очень много или очень мало документов. Тогда, не выходя из диалогового окна, можно уточнить запрос на поиск. Если количество найденных документов удовлетворяет пользователя, то нажав на кнопку «Список», он попадет в окно, где представлен список (выборка) документов, соответствующих запросу.

Далее можно открыть любой из документов и приступить к его изучению или продолжить дальнейшую работу с выборкой. Как это ни парадоксально на первый взгляд, работа с выборкой позволяет уже с первых моментов работы сделать несколько важных выводов. Например, если выборка достаточно велика, то это может свидетельствовать или о том, что запрос на поиск не был достаточно корректным, или о том, что данный вопрос действительно урегулирован большим количеством нормативных актов и необходимо более детально разобраться с существом вопроса. Если документов очень мало, то можно предположить, что в запросе использованы очень жесткие ограничения.

Рассмотрим список полученных документов. Каждый из них представлен в списке в следующем виде. Сначала указывается название документа. Если документ изменялся, то в скобках приведена дата редакции документа. Затем вид документа, принявший орган, дата принятия и регистрационный номер. Следует обратить внимание на панель состояния в нижней части окна со списком документов. В ней показаны через косую черту порядковый номер выделенного в списке документа и общее количество документов в списке. Если в списке нет помеченных документов, то показывается только количество документов в списке. В случае, если выделено несколько документов, то их количество отображается в скобках после числа документов в списке.

По списку можно передвигаться, используя полосу прокрутки или клавиши клавиатуры PgUp, PgDn. Нажав клавиши Ctrl+End, мы перейдем к последнему документу в списке, а нажав клавишу Ctrl+Home, мы перейдем к первому документу в списке.

Для эффективной работы с списками (выборками) различные ИПС оснащены различными инструментальными средствами. Например, в системах «Кодекс» окно, отображающее список документов, найденных в результате поиска, является разновидностью информационных окон типа «Список» (к этому типу также относятся окна «Список разделов базы данных», «Список тематик», «Список документов», «Список принимающих органов», «Выборка по результатам поиска»). Для эффективной работы с этим типом информационных окон пользователь может:

• 1. изменить состав выборки (повторив поиск с изменением условий запроса);
• 2. отфильтровать список его по некоторому условию;
• 3. провести сортировку элементов списка;
• 4. быстро перемещаться по списку;
• 5. скопировать (удалить) список (часть списка) в буфер, в файл и/или распечатать его на принтере;
• 6. поместить список (часть) в пользовательскую папку;
• 7. после того как список (часть списка) скопирован в буфер, над однотипными списками можно произвести логические операции — объединение, пересечение, разность.

Кратко опишем некоторые из этих возможностей:

• 1. Уточнение (изменение) запроса на поиск. Команда «Поиск/выборка» из меню «Поиск» позволяет просмотреть предыдущий запрос и при необходимости его уточнить или изменить. При этом будет вызвано уже упоминавшееся в предыдущей лекции окно поиска с заполненными атрибутами. В правой части окна-диалога поля с заполненными атрибутами будут отмечены галочками. После удаления или изменения тех или иных атрибутов будет сформирован новый список.
• 2. Функция «Фильтрация выборки» позволяет уточнить запрос с использованием дополнительных условий. Окно-диалог, вызываемое по этой команде, идентично окну «Поиск», за исключением того, что поиск будет произведен только по документам соответствующей выборки, а не по всему массиву документов в системе. В результате выполнения команды будет сформирован новый список.
• 3. Все документы в полученном списке отсортированы. В зависимости от сделанной настройки документы сортируются по тому или иному признаку. Для удобства работы со списком он может быть отсортирован в соответствии с запросами пользователя. При этом сортировка может быть осуществлена по одному или нескольким показателям.

После выполнения команды на экране появится окно-диалог «Сортировка». Атрибуты, по которым производится сортировка элементов данного списка, находятся в светлой области, остальные атрибуты, по которым возможна сортировка, — в темной. В списке атрибутов находятся все атрибуты, характеризующие элементы сортируемого списка (т.е. их количество и наименование различно для списков различных типов).

Определите порядок и набор атрибутов при сортировке. Для выбора атрибута сортировки поставьте курсор мыши на имя атрибута, нажмите и не отпускайте левую кнопку мыши, пока вид курсора не изменится на «кирпичик». Теперь, не отпуская кнопку, передвиньте «кирпичик» в светлую область списка и отпустите кнопку мыши. Необходимый вам атрибут будет открыт для сортировки.

Выберите следующий атрибут, если вы хотите провести сортировку по нескольким параметрам, и повторите действия по перетаскиванию атрибута в светлую область и т. д.

Аналогичным образом изменяется порядок атрибутов в списке на сортировку.

Атрибуты, характеризующие элементы сортируемого списка, могут быть пустыми, например, документ может быть не зарегистрирован в Минюсте (атрибут «N рег. Минюста» — пуст). При сортировке по данному атрибуту документы с пустым значением атрибута попадут в конец списка.

Закончив формирование списка атрибутов, участвующих в сортировке, нажмите кнопку команды «Сортировка», и результатом выполнения команды будет изменившийся порядок элементов списка.

Если вы хотите сохранить настройку сортировки для работы с другими списками впоследствии, сначала нажмите кнопку команды «По умолчанию», а только затем «Сортировка» (параметры сортировки будут сохранены до следующих изменений).

При выполнении этой операции над списками возможно возникновение ситуаций, когда после сортировки количество документов в списке изменится. Это возможно в том случае, когда один или несколько документов имеют множественное значение атрибута, по которому проводится сортировка. Поясним это на следующем примере.

В разделе «Российское законодательство» есть документ «О налоге на добавленную стоимость» письмо ГНС России от 25.09.96 N ВЗ-4−03/58н, письмо Минфина России от 25.09.96, 16.06.94, 10.04.96 N 04−03−07, 16−30−65, б/н.

Этот документ принят двумя органами и имеет несколько номеров. Если этот документ попадает в список, который необходимо отсортировать, например, по номеру документа, то он будет указан в списке ДВАЖДЫ. Каждый раз в соответствии с одним из номеров.

• 4. Быстрое перемещение по списку возможно за счет использования контекстного поиска из строки состояния информационного окна системы. Контекстный поиск дает возможность найти в текущем окне нужное слово или словосочетание. Для этого достаточно начать набирать на клавиатуре необходимое слово, курсор автоматически будет перемещаться на слово, соответствующее набранному.
• 5. Копирование (удаление) списка (части списка) в буфер обмена, копирование в файл, вывод списка на печать.

Эти команды позволяют сохранить или перенести в другое место списки (их части), полученные в результате поиска. Для выполнения всех этих команд требуется предварительно выделить необходимые для последующей работы элементы списка (документы). Для этого существует несколько стандартных для Windows-приложений способов. Например, щелкнуть мышью на первом элементе списка (первом элементе группы) и, удерживая кнопку, вести курсор вниз по списку до последнего элемента списка (группы элементов). При этом выделенная часть списка меняет свой цвет. После этого выполнить команду копирования помеченной области в буфер временного хранения можно четырьмя способами:

I. Нажать правую кнопку мыши в области списка и в открывшемся контекстно-зависимом меню выбрать команду «Копировать» ;

II. Нажать горячую клавишу ;

III. Выполнить команду «Копировать» в меню «Редактирование» ;

IV. Нажать кнопку «Копировать» панели инструментов.

Кроме того, для удаления документов из списка с переносом их в буфер можно воспользоваться командой «Вырезать» .

Отличия при сохранении в файл от распечатки списка касаются только выбора соответствующей команды из контекстно-зависимого меню, системного меню или панели инструментов.

6. Перенос списка (его части) в пользовательскую папку.

Специальная команда позволяет положить всю выборку или помеченную группу элементов в папку материалов пользователя. Назначение папок пользователя и порядок работы с ними мы изучим позже.

7. Для удобства анализа результатов поиска по нескольким различным поисковым запросам в системах «Кодекс» имеется возможность выполнения логических операций над выборками. Такими операциями являются объединение, пересечение, разность. В результате выполнения команды «Объединение» элементы списка, предварительно скопированного в буфер, объединяются с элементами списка текущего окна выборки. Если в списках не присутствовало ни одного совпадающего документа, то суммарное количество документов после выполнения операции будет равно сумме документов в списках. Если списки были абсолютно одинаковыми, то результатом будет тот же список. И наконец, если в списках присутствовало некоторое количество одинаковых документов, то количество документов в результирующей выборке будет не более чем сумма документов из исходных списков, но не менее, чем документов в самом большом списке.

После выполнения команды «Пересечение» в списке текущего окна с выборкой остаются элементы, которые одновременно присутствуют в обоих списках (выборка и буфер временного хранения). Т. е. количество документов в результирующем списке может изменяться от нуля (пустой список) до числа, соответствующего количеству документов в меньшем списке.

Команда «Разность» позволяет оставить в текущей выборке все элементы, кроме тех, которые содержал список, ранее скопированный в буфер.

Следует отметить, что команды операций со списками будут открыты для использования только после выполнения команд «Вырезать» или «Копировать» .

Кроме того, действия, которые можно производить над списком, находясь в списке, описаны в локальном контекстно-зависимом меню, которое вызывается щелчком правой кнопки мыши.