Кадровый документооборот и его формирование

Входные документы:

Заявление о приеме на работу;

Заявление об увольнении с работы;

Иные заявления.

Выходные документы:

• 1. Штатное расписание;
• 2. Отчет по выбранному сотруднику;
• 3. Отчет о движении документов каждого сотрудника.

Информационная структура Рис. 1. Информационная структура организации

Основные бизнес-процессы предметной области К основным кадровым функциям можно отнести:

• -прием на работу новых сотрудников;
• -увольнение сотрудников;
• -кадровое перемещение (изменение категории, изменение должности, изменение разряда, изменение графика работы, перевод на другой объект);
• -оформление отпусков;
• -оформление больничных листов;
• -ведение штатного расписания;
• -отчетность (перед бухгалтерией, перед Пенсионным фондом, перед статистическими органами, перед руководством).

Входящие и исходящие документы составляют 95% работы отдела кадров. Также отдел кадров обязан вести личную карточку на каждого сотрудника.

1. Прием на работу При приеме на работу нового сотрудника на основании его заявления начальником предприятия подписывается «Приказ о приеме на работу» .

Последовательность событий при приеме на работу такова:

• -прием на работу нового сотрудника устно согласуется с начальником предприятия и начальником объекта, на который принимается сотрудник, также определяется его должность, специальность и оклад, если он отличен от положенного по штатному расписанию;
• -сотрудник пишет заявление о приеме на работу;
• -отдел кадров подготавливает приказ о приеме на работу;
• -сотрудник подписывает приказ о приеме («с приказом ознакомлен»);
• -приказ о приеме направляется на подпись начальнику;
• -начальник подписывает приказ и возвращает его в отдел кадров.

Приказ о приеме подготавливается в отделе кадров и направляется на подпись начальнику. После того, как приказ подписан начальником и сотрудником, документ приобретает юридическую силу и сотрудник считается работающим, начиная с даты приема.

Категория — присваивается в соответствии с принятой на предприятии классификацией. Классификация по категориям утверждается руководством предприятия приказом. Перечень категорий может меняться примерно раз в год.

Список категорий:

• -руководители и специалисты;
• -линейные ИТР;
• -рабочие постоянные;
• -рабочие временные;
• -совместители;
• -учащиеся.
• 2. Увольнение

Увольнение сотрудника оформляется «Приказом об увольнении». Сотрудник может инициировать приказ своим заявлением об увольнении.

3. Кадровое перемещение Приказ о кадровом перемещении выпускается при изменении у сотрудника оклада, разряда (а значит, тарифа), категории, должности/специальности, объекта, графика работы и т. д.

Перемещение может быть временное, т. е. на определенный срок.

Документ Кадровое перемещение очень похож на документ Приказ о приеме на работу. Фактически сотрудник «принимается» на новое место работы, следовательно, действуют все те деловые правила, которые относятся к приказу о приеме.

4. Кадровые данные о сотруднике При приеме на работу сразу заполняется «Личная карточка» сотрудника. Личная карточка содержит наиболее полную информацию о сотруднике и рассчитана на ее ведение в течение периода работы сотрудника.

5. Приказ по отпуску Данный документ выпускается в случае, если сотрудник уходит в отпуск по какой-либо причине и формируется на основе заявления сотрудника на отпуск.

Приказ по отпуску подписывается сотрудником («с приказом ознакомлен»), начальником объекта и руководителем предприятия.

6. Больничный лист Больничный лист — это документ, который подтверждает болезнь сотрудника. Во время его болезни ему выплачивается заработная плата, рассчитанная с учетом процента оплаты.

Документ больничный лист выпускается медицинским учреждением на специальной бумаге. Задача отдела кадров, рассчитать процент оплаты, зависящий от стажа, и направить этот документ в бухгалтерию.

7. Анкета застрахованного лица Заполняется на вновь принятых сотрудников, у которых еще нет страхового номера пенсионного фонда. Затем «Анкета застрахованного лица» направляется в Пенсионный фонд, который присваивает лицу страховой номер и возвращает его обратно (карточка пенсионного страхования и сопроводительная ведомость).

Программа Пенсионного фонда ОАЗИС позволяет сформировать анкету, напечатать ее на бумаге и сформировать пачки документов для передачи в ПФ на дискете.

8. Индивидуальные сведения Ежегодно в Пенсионный фонд сдаются индивидуальные сведения по застрахованным лицам.

9. Заявление на присвоение ИНН Заполняется на вновь принятых сотрудников, у которых еще нет Идентификационного Номера Налогоплательщика (ИНН). Затем заявление направляется в Налоговую инспекцию, которая присваивает лицу номер и возвращает его обратно на предприятие.

10. Прочие документы и отчеты К прочим кадровым документам и отчётам относятся [6]:

• -кадровая часть справки о доходах;
• -кадровая часть налоговой карточки;
• -отчеты руководству;
• -отчеты в органы статистики;
• -прочие документы и отчеты (в банк, военкоматы, юбиляры, премии, благодарности, путевки, профсоюз, субботы, ведомости по б/л, внутр. док. и отчеты, табели учета рабочего времени, трудовые книжки и так далее).