Оценка социально-экономической эффективности предложения по совершенствованию информационного менеджмента в ООО «Байсар»

Оценка эффективности проекта централизованного управления информационными потоками

Естественно, все результаты такого масштабного и многоаспектного процесса, как внедрение централизованного управления информационными потоками и корпоративной системы управления, заранее предусмотреть и оценить невозможно. Несомненным результатом, с этой точки зрения, является улучшение текущих финансовых показателей, а также заключение долгосрочных контрактов, нахождение стратегического партнера или вхождение в стратегические альянсы. Здесь мы не будем пытаться прогнозировать такие варианты развития событий, хотя, в конечном итоге, именно такие исходы были бы наиболее благоприятными.

Мы попытаемся оценить те непосредственные и ощутимые последствия внедрения централизованного управления информационными потоками и корпоративной системы управления, которые (при прочих равных условиях) должны быть налицо после преобразования структуры управления ООО «Байсар».

Оценка стоимости создания централизованного управления информационными потоками выполняется, исходя из усредненных текущих цен на сертифицированную технику промышленной сборки (в оптимальной конфигурации) и программные продукты. В случае необходимости может быть использована менее производительная техника, имеющая более низкие цены — с последующей ее заменой или модернизацией.

Затраты при создании централизованного управления складываются из:

• 1. затрат на покупку технических средств, состоящие из затрат на:
  • — компьютерную технику
  • — оргтехнику
  • — средства связи — модем
  • — ЛВС и телефонные линии
• 2. затрат на покупку программных продуктов, состоящие из затрат на:
  • — системные программные продукты и СУБД
  • — прикладные программные продукты
  • — техническое сопровождение ПО
• 3. затрат на работы по внедрению, состоящие из:
  • — затрат на установку и настройку программ на сервере и на подразделениях
  • — затрат на обучение и сопровождение пользователей
  • — затрат на ввод в эксплуатацию и сопровождение ПО рабочих мест
  • — затрат на провайдерские услуги — обеспечение доступа в интернет/интранет.

При выборе оборудования предпочтение отдается надежной, сертифицированной технике, что гарантирует бесперебойную работу техники и установленных программных продуктов.

В основе описания экономической эффективности лежат сопоставление существующего в внедряемого технологических процессов.

В данном случае под существующим процессом подразумевается та методика занесения в базу данных, которую использовал бы оператор, если не было бы централизованного решения задачи.

Оператор должен был бы брать данные во всех отделах, закупок и сбыта, и вручную заносить информацию из этих документов в бухгалтерскую программу «1.С». Хотя штат расчётно-вычислительного отдела, рассматриваемой организации ООО «Байсар» невелик, эта работа всё равно занимает значительное количество времени. С помощью централизованного управления эта выполняется за несколько минут.

Эффективность — одно из наиболее общих экономических понятий не имеющих пока, по-видимому, единого общепризнанного определения. Это одна из возможных характеристик качества системы, а именно её характеристика с точки зрения соотношения затрат и результатов функционирования системы.

В дальнейшем будем понимать под экономической эффективностью меру соотношения затрат и результатов функционирования.

Экономическая эффективность проекта складывается из двух составляющих:

• — косвенный эффект
• — прямой эффект

Косвенный эффект характеризуется увеличением прибыли, привлечением большего числа покупателей, снижением затрат на сырьё и материалы.

Прямой эффект характеризуется снижением трудовых и стоимостных показателей.

К трудовым показателям относятся следующие:

1. абсолютное снижение трудовых затрат (Т):

Т=T-T, (4.1.1).

где Ттрудовые затраты на обработку информации по базовому варианту;

Ттрудовые затраты на обработку информации по предлагаемому варианту;

2. коэффициент относительного снижения трудовых затрат (К) К=Т/Т *100%, (4.1.2).

3. индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности труда (Y):

Y=T/T, (4.1.3).

В данном дипломной работе рассчитываются конкретные суммы затрат на работу в базовом варианте и на разработку программы централизованного управления. Трудовые затраты при базовом и проектном варианте представлены в приложениях 5 и 6.

Объем работы измеряется количеством записей, которые должен внести в базу оператор. Под записями понимается вся информация, которая вносится по каждому документу в данной операции. В нашем случае — это ввод документа каждый день.

Норма выработки показывает сколько записей может внести расчетчик, если будет вносить данные вручную. Такие небольшие цифры обусловлены тем, что нужно затрачивать время не только на внесение данных, но и на их проверку и возможную корректировку.

Трудоемкость определяется путем деления графы 4 (объем работы) на графу 5 (норма выработки) приложение 5.

Среднечасовая зарплата получается в результате деления заработной платы оператора на количество рабочих часов в месяце (8-часовой рабочий день).

Часовая норма амортизации определяется по следующему алгоритму: берется стоимость компьютера и делится на среднегодовое время работы, умноженное на пять лет (срок эксплуатации компьютера, в соответствии с законодательством пять лет). На компьютере (допустим) работает только оператор, соответственно время эксплуатации компьютера составляет 8 часов в день.

Стоимость накладных расходов не учитывается, т.к. для работы компьютера необходима только электроэнергия, а ее стоимость в данном случае не считается.

Стоимость работы оборудования получается путем складывания графы 7 (среднечасовая зарплата), графы 8 (часовая норма амортизации) и 9 (накладные расходы) приложение 5. Эта графа показывает сколько стоит для предприятия один час работы оператора на компьютере.

Стоимостные затраты показывают общую стоимость данной операции.

При расчете экономической эффективности и использования проекта, надо рассчитывать следующий момент: когда сравниваются показатели для выявления разницы между занесением данных в базу при ручной и автоматизированной технологии, то эти показатели описывают только работу оператора. Расчет показателей эффективности от внедрения проекта централизованного управления приведен в таблице 4.1.1.

Таблица 4.1.1.

Расчет показателей эффективности.

Из таблицы видно, что проектный вариант решения задачи является в два раза выгоднее базового варианта в плане трудовых затрат и нормы выработки.

Такая большая разница между индексами изменения затрат обусловлено тем, что скорость обработки данных и соответственно переноса данных из компьютера гораздо выше человеческих возможностей. Но создание программы требует больших денежных затрат.

В целом, создание единой организационной основы, для функционирования службы администратора базой данных, в совокупности с единой методологической и технической основами, обеспечит возможность постепенного перехода к безбумажным технологиям ведения делопроизводства в ООО «Басар». Позволит успешно решать проблему систематизации, конфиденциальности и эффективности документационного обеспечения управления деятельностью ООО «Басар».