Заключение. 
Компьютерные технологии современного офиса

В настоящее время информация рассматривается как ресурс, который, как традиционные ресурсы: труд, энергия, полезные ископаемые, — можно добывать, перерабатывать, использовать и распространять. Информационные ресурсы можно определить как сведения, получаемые в процессе практической деятельности людей, используемые в общественном производстве и управлении. Процесс воспроизводства информационных ресурсов складывается из фаз производства, распространения, хранения и использования. Оперативное использование необходимых информационных ресурсов в системе управления способствует увеличению объема производства и повышению его эффективности.

Для обработки, хранения и организации использования документной информации в системе управления выделяются специальные работники, профессионалы, чьей специализацией является информационная деятельность. Коллективы этих работников объединяются в управленческие структуры (управленческий аппарат): учреждения, организации, управления, министерства, ведомства и т. д.

Офис как информационная система. С позиций этого «технократического» подхода офис рассматривается только как производственная система, основной продукт которой — информация в различных видах, а весь информационный процесс в аппарате управления состоит из четырех основных видов деятельности: генерирование информации, ее хранение, распространение и восприятие. Таким образом, учреждение — это совокупность элементарных информационных процессов. Основными показателями, которые влияют на формы и методы организации труда в офисе, являются скорость создания документов, совершенные системы хранения и поиска документируемой информации, подготовки документов к распространению и само их распространение.

При анализе работы офиса необходимо учитывать не столько качество системы документационного обеспечения, сколько возникающую в процессе общений систему взаимных обязательств, которые определяют структуру взаимоотношений в организации, а часто становятся и основой одобрения или отклонения руководителями каких-либо решений.

При проектировании офисных систем информационного и документационного обеспечения управления нельзя ограничиваться параметрами документационных потоков, общим характером решаемых задач, обеспеченностью оргтехникой и средствами коммуникаций. Необходимо принимать во внимание социально-психологический настрой сотрудников организации, в которой будет работать система управленческой документации. Именно недооценка этого фактора привела к неудачам многих проектов по оптимизации, а позднее и автоматизации систем управления.

Следует отметить, что при разнообразии подходов в основе офисных концепций лежит точка зрения на управленческую информацию. Основой сегодняшней управленческой информации является официальный документ, т. е. информация, зафиксированная на каком-либо носителе, пригодном для достаточно долговременного хранения, и оформленная по действующим бюрократическим правилам: она может быть представлена в любой конфликтной ситуации в качестве доказательства. Это значит, информация имеет автора, готового нести за нее полную ответственность, она датирована, внесена в базу данных, т. е. может быть повторена, не имеет более поздних искажений.

Процесс создания и обработки современных управленческих документов основан на широком применении технических средств, соблюдении нормативно-методических условий и рациональных традиций офисных технологий предыдущих столетий.