Программное обеспечение задачи

Базовым инструментом решения задачи по автоматизации рабочего места экономиста явилось программное средство MS Access. Сама база данных, в которой хранятся сведения об планировании, располагается на сервере. Пользователи подключаются к терминальному серверу средствами удаленного доступа. При необходимости формирования выходных документов по задаче производится экспорт данных в MS Excel, после чего работа продолжается в данном приложении, а также в файл dBASE IV, служащий промежуточным файлом между MS Access и программным комплексом SAP R/3. Файлы экспорта также находятся на сервере. Это очень удобно с точки зрения безопасности хранимых файлов, т.к. соблюдение информационной безопасности на предприятии очень высокое. Доступ к серверу имеют только те специалисты, которые непосредственно работают с хранимыми на сервере файлами, при этом с различными правами на запись либо только на чтение.

Руководство пользователя

Введение

Данный документ предназначен для специалистов, ответственных за планирование и анализ финансовой устойчивости предприятия, т. е. применяется в планово-экономическом отделе. Целью внедрения программного комплекса является автоматизация работы по учету, контролю и анализа процесса актирования на предприятии.

Данная база данных реализована в СУБД MS Access, поэтому сложность работы с ней сводится к минимуму.

Назначение и условия применения программы Автоматизируемые функции Внедрение данного комплекса программных средств, предполагает автоматизацию функции ведения затратных и доходных актов с указанием итоговой прибыли по доходным актам и итоговых затрат по затратным актам и счетам.

Требования к аппаратному и программному обеспечению Для того чтобы работа программы происходила без сбоев и ошибок необходимы следующие требования:

• § IBM-совместимый компьютер;
• § Операционная система Windows 9x/Me/2000/XP/Vista/Windows 7;
• § Установленный пакет MS Office 2000/XP, с компонентом MS Access, либо отдельно установленным MS Access 2000 и выше;
• § Манипуляторы;
• § Свободное дисковое пространство.

Уровень подготовки пользователя Для работы с базой данных специальных знаний не требуется. Необходим начальный уровень знаний по владению компьютером, а также навык использования системы MS Windows 9x/Me/2000/XP/Vista/Windows 7.

Структура программы Работа программы происходит поэтапно: заполнение базы данных и. затем формирование обращений и запросов, с целью получения отчётных форм-документов.

Логическая модель структуры базы данных и таблиц:

Подготовка к работе Данное приложение имеет имя «Arm экономиста по планированию. mdb». Приложение хранится на сервере в электронных папках планово-экономического отдела, и имеет следующий путь доступа: W://Взаимодействие/ПЭО. Экспортируемые из «Arm экономиста по планированию. mdb» таблицы и запрос имеют имена:

• § Информация, экспортируемая для программного комплекса SAP R/3 имеет имя «to.dbf», хранится на сервере и имеет путь доступа: W://Взаимодействие/ПЭО;
• § Информация, содержащая информацию о доходных и затратных актах, экспортируется в файл MS Excel, имеет имя «Реестр актов. xls», хранится на сервере и имеет путь доступа: W://Взаимодействие/ПЭО.

Описание операций Автоматизация работы с процессом актирования позволит избежать ошибок, возникающих при заполнении вручную. Это снизит затраты на обнаружение и исправление ошибок. Кроме того, система позволит правильно и вовремя формировать выходные документы, необходимые для отчетности.

На информацию возлагаются следующие требования: достоверность, полнота, своевременность, точность.

Данные корректируются: при обнаружении ошибок; по мере поступления новой информации.

Открытие готовой базы данных производится двойным щелчком мыши на нужном файле. После открытия окна программа готова к работе.

§ Основную таблицу «Затраты».

Рис. 2.20. Таблица «Затраты»

§ Справочник «Справочник затрат».

Рис. 2.21. Таблица «Справочник затрат»

§ Справочник «Справочник работ».

Рис. 2.22. Таблица «Справочник работ»

Справочник «Реестр договоров».

Рис. 2.23. Таблица «Реестр договоров»

§ Справочник «Справочник контрагентов».

Рис. 2.24. Таблица «Справочник контрагентов»

§ Справочник «Справочник служб».

Рис. 2.25. Таблица «Справочник служб»

Справочники — пункт предназначен для просмотра и редактирования справочников. При выборе любого справочника из подменю «Таблицы», открывается окно, представленное на рисунках.

• 2) Подменю «Формы» содержит:
  • § Форма «Реестр доходных актов»

Рис. 2.26. Форма «Реестр доходных актов»

§ Форма «Реестр затратных актов».

Рис. 2.27. Форма «Реестр затратных актов»

Форма «Реестр проведенных работ за 2011 г.».

Рис. 2.28. Форма «Реестр проведенных работ за 2011 г.»

§ Форма «Отклонение факта от плана за квартал».

Рис. 2.29. Условие отбора записей

Рис. 2.30. Форма «Отклонение факта от плана за квартал 2011 г.»

Информация представленная в данной форме свидетельствует о выполнении работ в соответствии с утвержденным наряд-заказом, либо об отклонении от плана. В представленной форме выводится анализ отклонения:

Рис. 2.31. Форма «Отклонение факта от плана за квартал 2011 г.»

§ Форма «Выполнение плана службой за месяц».

Рис. 2.32. Форма «Выполнение плана службой за месяц»

§ Форма «План-фактный анализ службы по видам работ».

Рис. 2.33. Форма «План-фактный анализ службы по видам работ»

§ Форма «Главная форма».

Рис. 2.34. «Главная форма»

§ Форма «Справочник контрагентов».

Рис. 2.35. Форма «Справочник контрагентов»

§ Форма «Реестр договоров».

Рис. 2.36. Форма «Реестр договоров»

§ Форма «Итоги прибыли предприятия».

Рис. 2.37. Форма «Итоги прибыли предприятия»

Форма «Справочник служб».

Рис. 2.38. Форма «Справочник служб»

Формы используются для ввода и просмотра таблиц в окне формы. Формы позволяют ограничить объём информации, отображаемой на экране, и представить её в более наглядном виде.

3) Подменю «Запросы» содержит:

Базовые запросы.

§ «Базовый запрос — Доходы».

Рис. 2.39. Запрос «Базовой запрос — Доходы»

§ «Базовый запрос — Расходы».

Рис. 2.40. Запрос «Базовый запрос — Расходы»

Запрос является средством для извлечения информации из таблицы, причём данные могут быть распределены среди нескольких таблиц. В представленном случае запрос на выборку используется для группировки записей и вычисления сумм (суммарное число надбавок к зарплате и оклад).

Итоговые запросы.

§ «Данные для отчета».

Рис. 2.41. Условие отбора записей

Рис. 2.42. Запрос «Данные для отчета»

§ «Доходы предприятия по месяцам».

Рис. 2.43. Запрос «Доходы предприятия по месяцам»

§ «Остаток запланированных средств на 2011 год».

Рис. 2.44. Запрос «Остаток запланированных средств на 2011 год»

§ «Отклонение факта от плана за квартал».

Рис. 2.45. Условие отбора записей

Рис. 2.46. Запрос «Отклонение факта от плана за квартал»

§ «Выполнение плана службой за месяц».

Рис. 2.47. Условие отбора записей

Рис. 2.48. Запрос «Выполнение плана службой за месяц»

§ «План-фактный анализ службы по видам работ».

Рис. 2.49. Условие отбора записей

Рис. 2.50. Запрос «План-фактный анализ службы по видам работ»

§ «Прибыль предприятия».

Рис. 2.51. Запрос «Прибыль предприятия»

Итоговый запрос с группировкой формирует запрос из групп с одинаковыми значениями полей группировки. От каждой группы в результирующий набор выводится не более одной записи.

• 4) Подменю «Отчеты» содержит следующие отчеты:
  • § «Отчет по доходным актам»

Рис. 2.52. Отчет «Отчет по доходным актам»

§ «Отчет по затратным актам».

Рис. 2.53. Отчет «Отчет по затратным актам»

• § «Отчет по остатку резервов с итогами»
• §

Рис. 2.54. Отчет «Отчет по остатку резервов на 2011 г. с итогами»

Аварийные ситуации Аварийные ситуации возникают вследствие сбоя системы, при несанкционированном доступе к данным, при сбое с электроэнергией.

В случае сбоя системы, рекомендуется закрыть все работающие приложения и произвести перезагрузку компьютера. После перезагрузки можно произвести запуск программы и продолжить работу с базой. Для того чтобы потери данных были минимальными, необходимо периодически сохранять базу данных. Такое же решение существует при проблемах с электроэнергией, а также установить блок бесперебойного питания.

Рекомендации по освоению Рекомендуется начать заполнение со справочников, переходя к основным таблицам. Для более наглядного принятия информации, отображённой в таблицах, можно перейти сразу на формы, т.к. формы позволяют ограничить объём информации, отображаемой на экране, и представить её в более наглядном виде. Относительно запросов: рекомендуется начать освоение с базового запроса, заканчивая итоговым запросом. И далее — перейти к отчёту. Более подробная информация — в руководстве пользователя.