Методологическая характеристика проблемы

Ни одна организация, вне зависимости от ее размеров, сферы деятельности и типа юридического лица, не может обойтись без персонала, выполняющего определенные функции, необходимые для бесперебойной работы организационных, производственных и операционных процессов.

Для того чтобы сотрудники могли выполнять свои функции не только качественно, но и максимально быстро, почти каждый процесс в компании можно автоматизировать. Естественно, все зависит не только от размера фирмы, но и от ее вида деятельности. Различные производственные компании автоматизируют преимущественно производственные процессы, в то время как компании операционного характера автоматизируют процессы ведения учета, а также выполнения части операционных функций, которые отнимают большой объем времени, но могут быть полностью или частично перенесены на программное обеспечение.

Руководитель компании должен иметь постоянный доступ к данным о сотрудниках организации. Эти данные должны своевременно вноситься и обновляться отделом кадров, бухгалтерией и иными отделами, имеющими отношение к изменению данных о сотрудниках. Кроме того, руководителю необходима возможность оперативной постановки задач менеджерам отделов. Для этого обычно используются почтовые программы и специальные модули программных комплексов, позволяющие своевременно оповещать сотрудников о поставленных задачах. По мере выполнения задач сотрудники обязаны отчитываться перед руководителем подразделения, либо компании, для чего также может быть использован программный комплекс.

В организациях, которые можно отнести к социально-трудовой сфере, используется различное программное обеспечение, которое позволяет систематизировать наиболее важную информацию и совершать операции с данными, в случае необходимости.

Наиболее сложными и трудоемкими являются процедуры, связанные с ведением личных дел сотрудников, заполнением их личных карточек и составлением штатного расписания, в котором отражается полная картина занятости каждого сотрудника компании.

Первым шагом в автоматизации учета этих данных была унификация и стандартизация бланков документов, подшиваемых в личное дело. Стандартизация помогла уменьшить затраты времени, затрачиваемые на обработку данных о сотрудниках, однако, для дальнейшей их обработки приходилось совершать множество трудоемких и, главное, затратных по времени операций.

Именно в этот момент самым логичным путем оптимизации процессов учета стала автоматизация.

Для автоматизации операций, проводимых с документами бухгалтерского, кадрового и иных видов учета, возможно при помощи прикладных продуктов, программ и информационно направленных программных комплексов.

К таким комплексам, представляющим собой готовое решение в области автоматизации документооборота, постановки задач, стратегического и оперативного управления, а также оперативного учета данных и иных операций управления в социально-трудовой сфере можно отнести следующие:

• · «Атлант кадры» (разработчик компания Информ);
• · «Бизнес кадры» (разработчик компания Галактика);
• · «Босс-кадры» ;
• · «Дело» ;
• · «Евфрат» ;
• · «Кадры» (разработчик компания Soft SB);
• · «Крон»; «Летограф» ;
• · «Оптима»; «Рекрутер» ;
• · «Сотрудники предприятия» (разработчик компания Ara XGroup);
• · «Управление кадрами» (разработчик компания Infin);
• · «Управление персоналом» (разработчик компания Парус);
• · «Учет личного состава» (разработчик компания Инфософт);
• · «Фараон» ;
• · 1С: предприятие;
• · АиТ: кадры.
• · iikoRMS

Каждая из вышеперечисленных программ либо представляет собой готовое решение в области управления персоналом, либо имеет инструменты, необходимые для разработки такого решения. Некоторые компании обращаются к программированию и специалистам в этой области, чтобы иметь возможность самостоятельно ставить задачи, которые должна выполнять та или иная программа.

Большая часть таких решений — платная, однако, есть бесплатные, а также урезанные аналоги, предназначенные для обслуживания процессов автоматизации в небольших компаниях.

Наиболее сложной и затратной является процедура систематизации и автоматизации обработки личных данных сотрудников, а также составления штатного расписания компании, в котором должны быть учтены не только постоянные сотрудники, но и сотрудники, работающие по совместительству, фрилансеры, работающие на компанию и иные лица, связанные с компанией в качестве персонала.

Первично необходимо автоматизировать ведение личных карточек сотрудников, которые заносятся в форму Т-2, регламентированную трудовым законодательством РФ. После чего личные данные обрабатываются выбранным программным комплексом и с ними можно совершать различные операции.

Наиболее важными аспектами делопроизводства компании можно назвать управленческий оборот, а также оборот бухгалтерских счетов. Именно по этой причине многие компании используют программные комплексы, позволяющие сочетать несколько видов учета в одной программе. К этим программам можно отнести:

• — 1С.
• — Масштабный программный комплекс, имеющий в каждй своей ветке единый формат и позволяющий использовать данные, введенные при помощи одного программного продукта, в другой базе данных, используемой в данной компании. Продукты 1С больше подходят для обеспечения жизнедеятельности крупных и очень крупных организаций, так как подразумевают использование сложной системы структурных подразделений, не имеют ограничения в количестве сотрудников и численности выполняемых задач, а также имеют множество надстраиваемых модулей и могут быть дополнительно запрограммированы.
• — АиТ: КАДРЫ.

Менее развитый проект, нежели «гигант учета» 1С, созданный для облегчения работы небольших компаний, в которых используются системы автоматизации учета кадров, бухгалтерской и финансовой документации и иных документов. Для оперативного управления небольшой компанией подобный программный комплекс будет практически не заменимым, так как в нем удобно работать с небольшими объемами данных. Кроме того, комплекс имеет программируемую часть, которую можно настроить на выполнение определенных операций.

— aiikoRMS.

Автоматизация ресторанов:

Отличительной особенностью iikoRMS является уникальная интегрированность всех бизнес-процессов в режиме реального времени. От кассовых и официантских терминалов до склада и кухни, от финансового анализа и отчетности для акционеров до управления музыкой и системой видео-безопасности в заведении, от планирования банкетов и предварительного резервирования столов до системы лояльности гостей. iikoRMS предоставляет владельцу или управляющему ресторана полную картину бизнеса, исторические данные и статистику, что позволяет заблаговременно получать информацию о важных проблемах, ситуациях и событиях. Дополнительные возможности (доставка готовых блюд, бонусно-депозитная система, автоматический ввод накладных, управление музыкой в зале и управление инфраструктурой заведения) реализованы в специальных решениях iiko. Заведения, автоматизированные с помощью решения iikoRMS, могут быть объединены в сеть с помощью решения iikoChain.

Новый программный продукт ориентированный в основном на предприятия общественного питания, заправки, и некоторые другие виды предприятий.

В компании ООО «СИНАТРА» численность персонала достаточно мала, однако, штат сотрудников расширяется, в связи с чем возникла необходимость автоматизации учета данных о сотрудниках, а также составления учетного расписания, согласно общей структуре подразделений компании&.

Для выполнения этой задачи была выбрана программа: