Понятие документооборота. 
Учет хозяйственных операций на предприятии

Под документооборотом понимается движение документов от момента их составления или получения от других организаций до сдачи в архив.

Четкая организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации для работы предприятия и отдельных лиц, что повышает действительность бухгалтерского контроля.

Руководитель предприятия должен утвердить формы применяемых на предприятии первичных учетных документов, а также систему обработки учетной информации и прием организации документооборота. При этом принятая система документооборота, как элемент учетной политики, должна обеспечивать:

• 1) Полноту отражения в учете всех фактов хозяйственной деятельности. Каждый факт хозяйственной деятельности должен быть зафиксирован в первичном документ, поскольку именно первичные документы, с одной стороны, являются подтверждением самого факта совершения хозяйственной операции, а с другой — на основании первичных документов формируется бухгалтерская отчетность предприятия и данные о его финансовом положении, осуществляется планирование и прогнозирование деятельности.
• 2) Рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины предприятия.

При организации системы документооборота необходимо стремиться к тому, чтобы каждая хозяйственная операция оформлялась только одним документом, а ряд однотипных операций — одним накопительным документом. Например, перечисление налогов в бюджет целесообразно оформлять сводным платежным поручением.

Без правильной организации документооборота нельзя обеспечить рациональное разделение учетного труда, равномерность нагрузки счетных работников, своевременность бухгалтерских записей (ажур). Любушин Н. П., Жаринов В. В., Бородина Н. В. Теория бухгалтерского учета. — М.:ЮНИТИДАНА, 2003. — (140с.).

Таблица 2.

График документооборота.

Документооборот регламентируется графиком документооборота, который является одним из элементов учетной политики предприятия. График документооборота разрабатывается главным бухгалтером, утверждается и вводится в действие приказом руководителя. В соответствии с положением по ведению бухгалтерского учет и отчетности требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации. Каждый пользователь должен получить выписку из графика документооборота.

В графике документооборота указываются наименования документов, перечень исполнителей, сроки поступления документов в бухгалтерии от оперативных работников, сроки обработки документов и т. д. при составлении графика соблюдаются следующие принципы:

• · В график не включается прохождение документа по инстанции, где документ только визируется;
• · Время продвижения документа от одного пользователя к другому должно быть равномерным;
• · Объем обработки документов каждому пользователю должен даваться в соответствии с его способностями и знаниями;
• · Необходимо планировать обработку документа в один рабочий прием, так как многократное возвращение к одному и тому же документу приводит к ошибкам.

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой документооборот, продолжительность которого зависит от организации учета, специфики работы, величины предприятия, степени компьютеризации учетных работ и т. д., однако для всех документов существуют общие этапы движения:

• 1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;
• 2) передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и полноту их сдачи;
• 3) проверка принятых документов (по форме, по содержанию, арифметическая);
• 4) обработка документов (группировка, контировка, запись сумм в учетные регистры);
• 5) сдача документов в архив на хранение после составления учетных регистров и форм отчетности.