Экспедиционные технологии обработки и рассылки отправляемой конфиденциальной документированной информации

Конфиденциальные документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. В процессе экспедиционной обработки отправляемых конфиденциальных документов необходимо принять следующие меры, но защите конфиденциальной информации и ее носителей:

исключить возможность тайного вскрытия этих документов и несанкционированного ознакомления с ними в процессе их пересылки (передачи) адресату, подмены документов и листов:

ограничить возможность утери, кражи или подмены пакета с конфиденциальными документами:

подтвердить факт отправки конфиденциальной документированной информации и правильность оформления этого факта в учетных формах:

исключить ошибочную отправку документов другому адресату, необоснованную рассылку ряду адресатов.

Разрешением на отправку конфиденциальной документированной информации является подписание руководством организации сопроводительного письма к ней или разрешительная отметка в учетном журнале отправляемых пакетов, если документы отправляются без сопроводительного письма по форме 9.

Технологии изготовления, копирования (размножения) и тиражирования рассмотрены в разд. 2.6. Рассылка размноженных и тиражированных конфиденциальных документов и изданий осуществляется на основании подписанного руководителем структурного подразделения списка адресов с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров. Упаковка и отправка документов осуществляются сотрудником экспедиции, входящей в состав Службы делопроизводства. Отправка лично исполнителями не допускастся.

Возможны два варианта упаковки конфиденциальных документов.

Первый вариант. Конфиденциальная документированная информация упаковывается в два пакета (двойное пакетированне). Па внутреннем пакете проставляются: отметка конфиденциальности (в нравом верхнем углу пакета), соответствующая нанвысшсй степени конфиденциальности документов, подлежащих вложению в пакет; фамилия лица, которому документ адресуется; номера вложенных документов. при необходимости ставится пометка «Лично». Внутренний пакет опечатывается бумажными наклейками, на которые ставится печать «Для пакетов» или Службы делопроизводства. Внешний пакет оформляется в соответствии с Почтовыми правшами, указанные сведения о конфиденциальности информации на него не выносятся. Пакеты с конфиденциальными документами пересылаются ценными отправлениями [42; 91].

Передача пакетов в почтовое отделение фиксируется в почтовом реестре, копия которого с почтовым штемпелем помещается в соответствующее дело. При передаче пакетов адресатам курьерами (нарочными) организации двойное упаковывание в конверты, как правило, не применяется.

Второй вариант. На одном светонепроницаемом пакете пишутся адрес и наименование организации-получателя (открытые или условные). иод которыми перечисляются учетные номера конфиденциальных документов, вкладываемых в пакет. Если конфиденциальная документированная информация отправляется с сопроводительным письмом, то на пакете проставляется только номер сопроводительного письма без указания номеров приложений. При направлении документов в двух и более экземплярах на пакете рядом с номером документа в скобках указываются номера экземпляров. Ниже проставляются адрес и наименование организации-отправителя.

Форма 9.

Пример. 1. Получатель: 11 739 г. Москва. К-61. Организация п/я У-0901, № 543/ДСП. 456/ДСП Отправитель: 420 101, г. Казань, 101 Организация п/я М-7098.

2. Получатель: 21 403, г. Смоленск, 3. Завод «Алмаз»,№ 148 (пять экз.).

Отправитель: 173 007, г. Новгород, 6. КБ автоматики На упаковке конфиденциальных документов и изданий не рекомендуется указывать фамилии и должности руководителей и сотрудников. а также наименования структурных подразделении.

Перед помещением документов в подготовленные пакеты проверяется соответствие данных на документах и пакетах, просчитывается количество листов и соответствие их учетным данным. При наличии сопроводительного письма проверяется, кроме того, соответствие названия, учетного номера, отметки конфиденциальности, номера экземпляра, количества листов приложения (с просчетом) записям в сопроводительном письме.

Для постоянных корреспондентов при большом объеме переписки целееообразно иметь пакеты с заранее воспроизведенными на них типографским способом адресами и наименованиями организацийполучателей и отправителя. Если в организации существует автоматизированная информационная система экспедиционной обработки…

Псе необходимые отметки делаются на одном светонепроницаемом пакете, который опечатывается. Передача документов курьером фиксируется в разносной книге или Реестре. Фиксация может производиться в электронном виде в автоматизированной информационной системе экспедиционной обработки.

Доставка документов через представителей других организаций производится на основании доверенности. Если организация передает пакеты через почтовые отправления, то перевозка и доставка могут выполняться силами и средствами специальной связи федерального органа исполнительной власти — фельдъегерской связью [42, ст. 22]. Пересылка пакетов фельдъегерской и специальной связью осуществляется на договорной основе.

При пересылке корреспонденции фельдъегерской или специальной связью составляется и распечатывается некоторое количество экземпляров реестра. Возможно составление его в электронном виде в автоматизированной информационной системе экспедиционной обработки. Последний экземпляр реестра остается в организации. Передача пакетов осуществляется в соответствии с Правилами служб фельдъегерской и специальной связи.

Если в конфиденциальной документированной информации имеются сведения, относящиеся к компетенции других организаций, передача их возможна только с согласия этих организаций.

Доставка конфиденциальных пакетов в другие организации, минуя органы связи, может осуществляться с разрешения руководителя организации-отправителя курьером экспедиционного подразделения Службы делопроизводства либо другим работником организации. допущенным к конфиденциальной информации, на служебном транспорте. Пакеты передаются по реестру или взамен разовой расписки. в которых, кроме подписи о получении пакетов, проставлена печать организации-получателя. Реестры и полученные расписки не должны иметь отметку конфиденциальности.

Пересылка конфиденциальной документированной информации по каналам сетей электросвязи и электронной почты в виде электронных сообщений в сети Интернет во многих случаях допускается. например для обеспечения информационного взаимодействия государственных структур, а также при оказании государственных услуг гражданам и организациям, связанных с обменом сведениями. содержащимися в базах данных информационных систем государственных структур, с использованием ирофаммно-аппаратных средств и телекоммуникационной инфраструктуры общероссийского государственного информационного центра. Использование ресурсов центра при информационном взаимодействии осуществляется в соответствии с требованиями к технологиям, форматам, протоколам информационного взаимодействия, унифицированным программно-техническим средствам и их применению, утверждаемыми Министерством информационных технологий и связи Российской Федерации [77; 89].

Под взаимодействием федеральных информационных систем электронного документооборота понимается обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками межведомственного (межсетевого) электронного документооборота.

Одним из основных принципов межведомственного (межсетевого) электронного документооборота является обеспечение конфиденциальности передачи и получения информации. При осуществлении межведомственного (межсетевого) электронного документооборота допускается обмен электронными сообщениями, содержащими общедоступную информацию и информацию, отнесенную к сведениям. составляющим служебную тайну [74].

Аналогичные меры могут приниматься и в негосударственных организациях.

Более подробно система защищенного электронного документооборота и электронное взаимодействие системы ВЭД и МЭД рассмотрены в гл. 8.

Пересылка конфиденциальной информации по каналам сетей электросвязи и электронной почты в виде электронных сообщений п сети Интернет в сфере международного информационного обмена во многих случаях не допускается. Например, в соответствии с Указом Президента Российской Федерации «О мерах по обеспечению информационной безопасности Российской Федерации при использовании информационно-телекоммуникационных сетей международного информационного обмена» подключение информационных систем, информационно-телекоммуникационных сетей и средств вычислительной техники, применяемых для хранения, обработки или передачи информации, содержащей сведения, составляющие государственную тайну, либо информации, обладателями которой являются государственные органы и которая содержит сведения, составляющие служебную тайну, к информационно-телекоммуникационным сетям, позволяющим осуществлять передачу информации через государственную границу Российской Федерации, в том числе к международной компьютерной сети Интернет (далее — информационнотелекоммуникационные сети международного информационного обмена), не допускается.

'Зто положение должно быть оговорено в Инструкции по конфиденциальному делопроизводству и документообороту организации. В исключительных случаях разрешается внутри страны пересылать конфиденциальную информацию по указанным каналам связи при условии шифровки текста.

При использовании электрических (факсимильной или иной оперативной связи — телеграммы, телетайпные сообщения) и электронных каналов связи (электронная почта, сеть Ин тернет) организация должна руководствоваться законодательством в области связи и нормативными документами ФСБ России, ФСКОК России, ФСО России, ряда других министерств и ведомств, а также действующими стандартами в области защиты информации (см. Список источников и литературы).

Федеральным законом «Об информации…» определено: «В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями. каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон. рассматривается как обмен документами» [23, ст. 11, п. 4].

Не следует забывать, что согласно указанному закону (ст. 10. и. 3) при использовании для распространения информации средств, позволяющих определять получателей этой информации, в том числе почтовых отправлений и электронных сообщений, лицо, распространяющее информацию, обязано обеспечить ее получателю возможность отказа от нее.