Организация работы с делопроизводственными документами

С развитием делопроизводственных систем в СССР связано постоянное стремление государственной власти к регламентации, упорядочению и унификации процесса работы с документами. Однако желаемые результаты достигались непросто и потребовали довольно длительного пути от так называемой «документальной анархии» 1920;х гг. до внедрения общегосударственных стандартов (ГОСТ), в которых фиксировались обязательные требования к содержанию и формам документов, создававшихся в государственных учреждениях, предприятиях, организациях.

В 1920;е гг. при Наркомате рабоче-крестьянской инспекции (РКИ) действовала межведомственная комиссия по вопросам рационализации делопроизводства. В 1922 г. в составе наркомата был создан отдел нормализации, а позже — управление по улучшению работы государственного аппарата. В составе этого управления над вопросами постановки делопроизводства работала особая секция административной техники. Вопросами документирования работы промышленных предприятий занимался отдел стандартизации Всероссийского совета народного хозяйства (ВСНХ).

В то же время делопроизводство развивалось под влиянием популярного в первой трети XX в. движения «научная организация труда» (НОТ). Проблемы управления и работы с документами рассматривались на страницах журналов: «Техника управления», «Вопросы организации управления», «Организация труда» и др.

В 1926 г. в структуре Наркомата РКИ был организован научно-исследовательский институт техники управления, в задачи которого входило изучение постановки делопроизводства в советских учреждениях и разработка типовых инструкций. Так, в 1927 г. были утверждены подобные инструкции для сельских советов, волостных и районных исполкомов. Однако «излишнее» увлечение сотрудников института идеями научной организации труда и управления, изложенными в работах американских ученых и управленцев Ф. Тейлора, Г. Форда, А. Файоля, привело к закрытию института в 1932 г.

Во второй половине 1930;х гг. в ряде ведомств были разработаны классификаторы служебных документов, типовые инструкции по делопроизводству (например, для районных финансовых органов и народных судов).

Главное архивное управление (ГАУ) НКВД СССР также было задействовано в работе по созданию единых норм в области делопроизводства. Так в 1943 г. появился проект, одобренный научным советом управления: «Инструкция по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий Союза ССР».

Вторая половина 1950;х гг. отмечена борьбой с «бюрократическими практиками», лишней перепиской, отчетностью, внедрением рациональных методов документирования. Так, была сокращена общегосударственная и ведомственная статистическая отчетность, периодическая бухгалтерская отчетность предприятий и хозяйственных организаций.

В 1961 г. в Московском государственном историко-архивном институте (МГИАИ) был открыт первый в СССР факультет государственного делопроизводства (ФГД), готовящий специалистов с высшим образованием для работы в области документационного обеспечения управления.

При ГАУ СССР (теперь оно находилось в ведомстве Совете министров СССР) в 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документовсдсния и архивного дела (ВНИИДАД), одной из основных задач которого стала разработка нормативнометодической базы делопроизводства. С этого момента документоведением определяются принципы формирования внешней и внутренней формы документов в соответствии с их назначением и управленческими функциями, принципы взаимодействия документов и их систем в управленческом процессе. Задачей документоведения является также разработка унифицированных формуляров документов, которые закрепляются государственными стандартами.

В 1973 г. Комитет по науке и технике при Совете министров СССР одобрил «Единую государственную систему делопроизводства» (ЕГСД), разработанную Главархивом СССР совместно с государственными комитетами СССР по стандартам и по вопросам труда и заработной платы, а также Министерством приборостроения средств автоматизации и систем управления СССР. Система регламентировала основные положения работы с организационно-распорядительной документацией и другими системами документации (плановой, статистической, бухгалтерской, научно-технической) в учреждениях, организациях, предприятиях СССР. Основной задачей внедрения ЕГСД была унификация документационных процессов в деятельности государственного аппарата на разных уровнях управления и рационализация документооборота. В 1988 г. Главархив СССР утвердил се вторую редакцию, названную «Единая государственная система документационного обеспечения управления» (ЕГСДОУ). Положения ЕГСДОУ (с 1990 г. ГСДОУ) распространялись на все системы документации, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники и микрографии. В 1997 и 2003 гг. были пересмотрены ГОСТы с требованиями оформления организационно-распорядительной документации, что нашло отражение в «Унифицированной системе документации». Последние стандарты учитывали использование электронно-вычислительной и организационной техники при работе с документами.

Отдельным направлением совершенствования работы с документами стала унификация терминологии, применяемой в делопроизводстве и архивном деле. Толкование терминов регламентировалось введением в 1970 г. ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (перерабатывался в 1983, 1998 и 2013 гг.). Официальные термины должны были использоваться при разработке внутренних нормативных документов в любой организации. Единая терминология способствовала согласованию нормативно-методических документов специальной, исследовательской и учебной литературы.

Работе с делопроизводственными документами были посвящены нормативные издания, подготовленные совместно Главархивом СССР (с 1992 г. Росархивом) и ВНИИДАД: «Основные правила работы ведомственных архивов» (1986), которые содержали правила хранения документов, формирования документов в дела, их экспертизы, учета и комплектования архива, и «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения» (1989, 2000), также явившиеся практическим пособием для делопроизводственных служб. С 1993 г. одним из основных нормативных актов, регламентирующих требования к реквизитам и содержанию документов, является Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ.

В последние двадцать лет ситуация по регулированию документационного обеспечения управления существенно изменилась: с 1994 г. Росархив и ВНИИДАД лишены этих полномочий, а все ГОСТы носят лишь рекомендательный характер. Эти перемены нс могут не отразиться на качестве делопроизводственной документации.