Резюме. 
Основы документооборота в таможенных органах

Основу любой научной дисциплины составляют понятия — представления об общем, наиболее существенном, особенном в изучаемых явлениях и предметах.

Научные понятия обозначаются специальными словами — терминами. Термины составляют основу научного языка. Термин — это слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное научное или специальное понятие.

Терминология документоведения включает термины документационного обеспечения управления, обозначающие все, что связано с процессами создания документов, их передачи, получения, систематизации, поиска, хранения, использования и другими аспектами.

Терминология, используемая при работе с документами, закреплена в Национальном стандарте РФ ГОСТ Р 7.0.8−2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации"также содержит ряд понятий в области создания документов.

Делопроизводство — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами, т. е. весь процесс с момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

Создание документов, или документирование — это запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах.

Организация работы с документами включает создание документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.

Архивный документ — это ценный материальный носитель информации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации.

В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования, а также подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив.

Основными задачами архива организации являются: комплектование архива документами; учет и обеспечение сохранности документов; создание научно-справочного аппарата к документам архива; использование хранящихся в архиве документов; подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Вопросы для самопроверки

• 1. Чем обозначаются научные понятия?
• 2. Что такое дефиниция?
• 3. Как называется деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации?
• 4. Что такое аутентичность электронного документа?

• 5. Как называется совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению?
• 6. Что такое унифицированная форма документа?
• 7. Как называется процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой?
• 8. Какие функции выполняет государственный архив?
• 9. В чем заключается режим хранения архивных документов?
• 10. Как называется справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметных понятий, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров?