Вы можете вести дневник. В том числе и сетевой. И будет полезно перелистывать его периодически. Но в бизнесе нужна система, которая будет давать ответы на вполне определенные вопросы. Например, сколько времени было потрачено на проект по написанию книги? на ту или иную главу? на разработку иллюстративного материала? на разработку совершенно нового параграфа? И из обычного дневника (текстового) ответы на подобные вопросы получить не удастся. Даже если вы и будете отмечать потраченное время. А вот если информацию структурировать…
Мы научились базовым навыкам работы со списками Excel, которые называют базами данных Excel. Это очень мощный инструмент. Но он становится неэффективным в целом ряде случаев:
- • при большом количестве строк и столбцов;
- • создании пользовательских интерфейсов;
- • работе с изображениями или большими фрагментами текста;
- • создании выходных документов.
Списки неэффективны в том смысле, что существует более подходящий инструмент — системы управления базами данных. В нашем случае это Microsoft Access.
Вводить информацию в таблицу не очень удобно. Особенно если в таблице много нолей. Чтобы облегчить процесс, в Excel предлагается использовать стандартную форму. Но стандартная форма есть стандартная форма, она повторяет порядок следования заголовков таблицы, в ней используются все поля таблицы, и это неудобно. А порядок исходных данных может отличаться от порядка следования столбцов таблицы, и снова неудобно работать. А неудобно означает потерю эффективности. Часто бывает так, что не все исходные данные вводятся сразу. В результате процесс ввода усложняется, при этом будет увеличиваться количество ошибок. Excel позволяет создавать пользовательские формы, более удобные, чем стандартные, такие формы, какие требуются пользователю. Но это требует программирования. Перспектива программирования понравится не всем. Кроме того, это время. В системах управления базами данных пользовательские формы создаются буквально несколькими щелчками мыши.
