Директорам территориальных филиалов

Документ может содержать несколько адресатов, но не более четырех, сведения о копийности экземпляра документа при этом указывать не рекомендуется. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат.

Почтовый адрес не принято проставлять на документах, которые направляются в правительственные организации и постоянным корреспондентам. Порядок расположения его элементов должен соответствовать действующим Почтовым правилам^[1], а при отправлении документа за рубеж он оформляется по Международным правилам.

Отметка об исполнителе (27) включает фамилию (или фамилию, имя и отчество) исполнителя документа и номер его телефона (при необходимости — адрес электронной почты). Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем (на обороте — правом нижнем) углу, например:

О. А. Никонова.

8 (495) 924-45-67, E-mail: Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script.

Некоторые реквизиты могут появиться на документе только в процессе его обработки.

Отметка о заверении копии (26). Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения, например:

Верно Инспектор отдела кадров.

_О. В. Белова.

• (подпись)
• 2014.10.02

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать должность лица, заверившего копию и дату заверения, поскольку оно производится в тот же день при регистрации. При необходимости при пересылке копии с документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка заверении должна удостоверяться печатью, определяемой по усмотрению организации.

Отметка о поступлении документа в организацию (29) проставляется от руки или заполнением специального штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте, например:

КАНЦЕЛЯРИЯ ГУУ.

18.09.2014 № 98/02−11.

В отметке указываются: порядковый номер, дата поступления документа, при необходимости — часы и минуты.

Резолюция (17) представляет собой письменное поручение руководителя, в котором определяются подразделения или работники, ответственные за выполнение документа как результат рассмотрения документа руководителем.

Резолюция может оформляться на свободном месте в заголовочной части самого документа или на специальном бланке для резолюций. На документе резолюция пишется собственноручно руководителем и может включать следующие элементы: фамилию (фамилии) исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

Коршунову Ю. П., Беркутову Н. II.

Прошу подготовить проект бизнес-плана до 01.09.2014.

_И. П. Костомаров.

• (подпись)
• 19.08.2014

При перечислении нескольких исполнителей, если из них никто не выделен автором резолюции, ответственным за исполнение считается работник, названный в резолюции первым.

Отметка о контроле (19) проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле проставляется на верхнем поле документа справа в виде буквы «К» цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером или специальным штампом:

КОНТРОЛЬ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28) включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении, слова «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, например:

Отправлен прайс-лист на оказываемые услуги по факсу 14.08.2014 В дело № 24−15_И. О. Архивов.

• (подпись)
• 14.08.2014

В том случае если документ содержит сведения ограниченного распространения, т. е. секретную или конфиденциальную информацию, то оформляется не вошедший в действующий стандарт гриф ограничения доступа к документу. Определение конфиденциальности документируемой информации и простановка соответствующего грифа должно проводиться уже на стадии фиксации информац ии на носителе (проект).

Для сведений, представляющих собой государственную тайну, законодательно установлены отметки «Секретно» и «Совершенно секретно». В коммерческих структурах на документах подобного характера обычно проставляются отметки «Коммерческая тайна» и «Конфиденциально». Вторая строка данного реквизита после тиражирования дополняется номером экземпляра, иногда и адресатом, т. е. фамилией сотрудника, которому предназначен данный экземпляр, например:

Конфиденциально 3 экз. А. Ю. Чукину Гриф может быть дополнен и другой информацией, не противоречащей действующему законодательству и проставляться штампом:

Коммерческая тайна Только для членов правления.

№_.

• [1] П. 22 «Правил оказания услуг почтовой связи», утвержденных приказом Министерствасвязи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234.