Примеры писем-сообщений. 
Документирование управленческой деятельности

Краткое письмо-сообщение, являющееся ответом па запрос об оценке присланных материалов

Краткое письмо-сообщение, начинающееся с ключевой фразы «Сообщаем, что…» .

Краткое письмо-сообщение, начинающееся с ключевой фразы «Сообщаем, что…» .

Инициативное письмо-сообщение

Информационное письмо с ключевой фразой «Доводим до Вашего сведения…»

Письмо-сообщение с ключевой фразой «Считаем необходимым поставить Вас в известность о…»

Письмо-приглашение — письмо, содержащее информацию о каком-либо проводимом мероприятии и приглашение адресату принять в нем участие.

Приглашения могут оформляться как на бланке письма, так и в произвольном формате с различными элементами художественного оформления.

В письмах-приглашениях, как правило, используется личное обращение к адресату: " Уважаемый.!" и ключевым глаголом является глагол " приглашаем" :

Письма-приглашения, направляемые в вышестоящие организации, органы власти и управления, известным лицам, должны подписываться руководителем организации. Они рассылаются по почте или курьерской связью, но не должны передаваться по каналам электросвязи (в частности, по каналам факсимильной связи).

Рассылка приглашения в копии по почте или по каналам факсимильной связи допустимо в том случае, если проводимое мероприятие носит рабочий характер (совещание, заседание коллегии, комиссии, совета) или организаторы мероприятия заинтересованы в привлечении к нему как можно большего количества участников (научные конференции, симпозиумы, семинары и др.).

В последнем случае в приглашении вместо подписи конкретного лица ставится название органа, обеспечивающего проведение мероприятия: " Оргкомитет" или " Оргкомитет конференции" и т. п.

Письмо-приглашение может подписываться несколькими лицами, если организаторов мероприятия несколько, или одним лицом — руководителем оргкомитета.

При рассылке большого количества приглашений подлинную подпись руководителя можно заменить факсимиле, если в организации используются факсимильные подписи и установлен порядок их применения.

Примеры писем-приглашений

Персональное письмо-приглашение

Письмо-приглашение для любого заинтересованного лица

Письмо-приглашение с информацией о программе мероприятия

Письмо-извещение — служебное письмо, содержащее информацию об организации и проведении различных публичных мероприятий (совещаний, семинаров, выставок, конференций и т. п.).

Письма-извещения рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, фирм и предприятий для их привлечения или приглашения к участию в указанных мероприятиях. В зависимости от особенностей проводимых мероприятий или специфики отношений с адресатами письма-извещения могут либо только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, либо одновременно приглашать к участию с информированием об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может иметь приложения, в качестве которых могут быть карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы.

Письма-извещения и письма-приглашения составляют близкие разновидности писем. Общим для них является то, что они содержат информацию о каком-либо мероприятии и одновременно приглашают принять участие в нем. Различие между ними состоит в том, что приглашения, как правило, носят персональный характер, т. е. обращены к конкретному лицу, а извещения характеризуются широковещательной направленностью.

Письма-извещения обычно рассылаются по списку, в связи с чем реквизит делового письма «Адресат» оформляется обобщенно (указывается категория адресатов: «Руководителям…», " Главным бухгалтерам…" и т. п.) или не оформляется вообще.

Письма-извещения подписываются либо руководителем организации, либо его заместителем, отвечающим за проведение мероприятия. При проведении совместного мероприятия несколькими организациями письмаизвещения могут одновременно подписываться их руководителями.

Для писем-извещений возможно использование унифицированных форм с трафаретным текстом.

Близкой письмам-извещениям разновидностью писем являются письмауведомления.