Ценность документов организации: экспертиза и сроки хранения

Документы, которые образуются в процессе деятельности организации и составляют ее документальный фонд, по срокам хранения подразделяются:

• а) на документы временного срока хранения (до 10 лет включительно);
• б) документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет);
• в) документы постоянного (вечного) хранения.

Документами постоянного хранения являются документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое и культурное значение. Они составляют архивный фонд организации, который в соответствии с законодательством является составной частью Архивного фонда Российской Федерации. Сроки хранения документов определяются на основании экспертизы их ценности. Порядок экспертизы ценности документов определен в разд. 2 Правил Росархива.

Каждая организация в процессе своей деятельности формирует (создает), использует (в том числе учитывает), а также хранит документы для возможного многократного использования. Значение и ценность документов не одинаковы. Одни документы создаются для оперативной работы, другие важны только для конкретной организации, третьи могут приобретать общественную значимость (как исторический или иной памятник культуры).

Существуют документы, которые содержат различную информацию о работниках (персональные данные, сведения об образовании и т. д.). Их называют документами по личному составу в организации. Кадровая служба в основном организует работу именно с такими документами, когорые имеют социальное значение; в соответствии с законодательством эти документы должны храниться всю жизнь человека — 75 лет.

Экспертиза ценности документов представляет собой деятельность по изучению документов, в процессе которой на основании установленных критериев выявляется ценность документов в целях определения сроков их хранения и отбора на постоянное хранение.

Для отбора и подготовки дел к передаче на постоянное хранение, т. е. для экспертизы ценности документов, в организации необходимо создать экспертную комиссию (ЭК) в количестве трех человек (в ЭК в обязательном порядке нужно включить руководителя архива или лицо, ответственное за архив). Руководитель организации издает приказ о создании экспертной комиссии. В крупных корпорациях и компаниях с большим документооборотом создается центральная экспертная комиссия (ЦЭК). В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования. Председателем ЦЭК (ЭК) обычно назначают одного из руководящих работников организации, который курирует вопросы делопроизводства и архива.

Задачами ЦЭК (ЭК) являются организация и проведение экспертизы ценности документов на всех стадиях делопроизводства: от процесса составления номенклатуры дел и формирования дел до экспертизы ценности документов для передачи их в архив организации, отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив. В функции ЦЭК (ЭК) входят:

• 1) организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
• 2) подготовка и вынесение на согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
• 3) подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;
• 4) участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

Заседания ЦЭК (ЭК) проводятся в соответствии с планом работы и по мере необходимости. По итогам заседания составляется протокол, который подписывают председатель и секретарь комиссии. Экспертные комиссии обладают компетенцией совещательного органа: принимаемые ими решения вступают в силу только после утверждения приказом руководителя организации. Если на заседаниях комиссии принимаются решения, связанные с изменением типовых и примерных номенклатур дел, сроков хранения документов и т. д., то такой протокол утверждается руководителем организации только после его рассмотрения и согласования с ЭПК соответствующего архивного учреждения.

Порядок проведения экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива. При проведении экспертизы в кадровой службе в соответствии с номенклатурой дел организации осуществляется отбор:

• 1) дел с временными сроками хранения, которые остаются на хранение в структурном подразделении;
• 2) дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения — для передачи в архив;
• 3) подлежащих уничтожению дел за предыдущие годы, у которых сроки хранения истекли.

Одновременно с этим проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, а также правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов проводится путем полистного просмотра дел. Запрещено производить оценку ценности документов только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой «ЭПК» подлежат переформированию: путем полистного просмотра содержащиеся в них документы постоянного хранения изымаются и присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. После завершения экспертизы ценности документов производится подшивка вновь сформированных дел. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются, но перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

Вся деятельность организации по экспертизе ценности документов должна проводиться иод методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

Оформление результатов экспертизы ценности документов. После проведения оценки ценности документов составляются архивные описи дел и акты. Оформляются отдельные описи:

• 1) постоянных (бессрочных) дел (приложение 20);
• 2) дел временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 21);
• 3) дел по личному составу организации (приложение 22).

Кроме того, оформляются акты об утверждении списка дел, не подлежащих дальнейшему хранению и, следовательно, подготавливаемых для уничтожения (приложение 23).

Если в организации ведется электронный документооборот, то в зависимости от состава и объема электронных документов (ЭД), которые необходимо будет сдавать в архив, составляются описи ЭД постоянного хранения, а также описи дел по личному составу (приложение 24).