Гарантии и возмещение расходов при направлении в служебную командировку

Гарантии по оплате труда в размере среднего заработка сохраняются за работниками при направлении их в командировку.

Служебная командировка — это выполнение работником в течение определенного срока служебного поручения по распоряжению работодателя вне места постоянной работы.

Все отношения, возникающие между работодателем и работником, направляемым в служебную командировку, регулируются нормами трудового законодательства и находятся в ведении Правительства РФ, Минтрудсоцзащиты России.

Направление в служебную командировку носит временный характер. Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 ч включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 ч и позднее — последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогичным образом определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем.

На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), которое находится у работника в течение всего срока командировки.

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые оформляются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник.

Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути сохраняется за все дни работы по графику, установленному в организации.

Пример Романов В. В. направлен в командировку с 21 января 2014 г. на четыре рабочих дня. Его должностной оклад составляет 28 500 руб. В расчетном периоде Романов В. В. уходил в основной оплачиваемый отпуск на 28 календарных дней с 2 по 29 июля 2013 г., а также был нетрудоспособен девять календарных дней с 15 по 23 октября 2013 г.

Заработная плата за не полностью отработанные месяцы расчетного периода, учитываемая при расчете среднего заработка, составляет:

за июль 2013 г. — 28 500 руб. / 22 дн. • 2 дн. = 2590,9 руб.;

за октябрь 2013 г. — 28 500 руб. / 23 дн. • 16 дн. = 19 826,08 руб.

Общая сумма выплат, учитываемая при определении среднего дневного заработка, в рассматриваемой ситуации составляет: 28 500 руб. • 10 мес. + + 2590,9 руб. + 19 826,08 руб. = 307 416,98 руб.

В расчетном периоде Романов В. В. фактически отработал 222 дня, поэтому его средний дневной заработок составляет: 307 416,98 руб. / / 222 дн. = 1384,76 руб.

Сумма причитающейся работнику выплаты составляет: 1384,76 руб. х х 4 дн. = 5539,04 руб.

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней следующие документы:

• — авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах (и произвести окончательный расчет, но выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы). К авансовому отчету прилагаются оформленное надлежащим образом командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и об иных расходах, связанных с командировкой;
• — отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Командировки внутри страны. Согласно ТК РФ предприятие, направляя работника в командировку, обязано оплатить проезд до места командировки и обратно, наем жилья, суточные и другие расходы.

В соответствии с постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

При командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

В случае пересылки работнику, находящемуся в командировке, по его просьбе заработной платы расходы по ее пересылке несет работодатель.

Направление работника в командировку за пределы территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения. Данное положение не распространяется на случаи командирования работников в государства — участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы. В подобных случаях оформляется командировочное удостоверение, по отметкам в котором определяются даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации.

Оплата и возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории Российской Федерации, осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (далее — Закон № 173-ФЗ).

Выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении работника в командировку за пределы территории Российской Федерации осуществляется в размерах, определяемых в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ.

За время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории Российской Федерации, суточные выплачиваются:

• — при проезде по территории Российской Федерации — в порядке и размерах, определяемых в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ для командировок в пределах территории Российской Федерации;
• — при проезде по территории иностранного государства — в порядке и размерах, определяемых в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ для командировок на территории иностранных государств.

При следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ для командировок на территории иностранных государств.

Расходы по найму жилого помещения при направлении работников в командировки возмещаются в порядке и размерах, определяемых в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ.

Расходы по проезду при направлении работника в командировку на территории иностранных государств возмещаются ему в том же порядке, что и при направлении в командировку в пределах территории Российской Федерации.

Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:

• — расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
• — обязательные консульские и аэродромные сборы;
• — сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
• — расходы па оформление обязательной медицинской страховки;
• — иные обязательные платежи и сборы.

Для учета расчетов с подотчетными лицами по командировкам к счет}' 71 «Расчеты с подотчетными лицами» открываются субсчета «Расчеты с подотчетными лицами в рублях» и «Расчеты с подотчетными лицами в валюте».

Полученную в банке валюту в бухгалтерском учете отражают записью:

ДЕБЕТ 50 «Касса» КРЕДИТ 52 «Валютные счета».

Выданную под отчет валюту списывают бухгалтерской проводкой:

ДЕБЕТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами», субсчет «Расчеты с подотчетными лицами в валюте» КРЕДИТ 50 «Касса».

При этом сумму отражают в учете в рублевом эквиваленте по курсу Банка России на момент выдачи.

При возвращении из командировки и сдаче авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывается по курсу на день составления отчета, что отражается проводкой:

ДЕБЕТ 26 «Общехозяйственные расходы» и других счетов в зависимости от вида расходов КРЕДИТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами», субсчет «Расчеты с подотчетными лицами в валюте».

При изменении за период нахождения в командировке курса валют курсовая разница списывается на счет 91 «Прочие доходы и расходы»:

— положительная курсовая разница отражается бухгалтерской проводкой:

ДЕБЕТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами», субсчет «Расчеты с подотчетными лицами в валюте» КРЕДИТ 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы»;

— отрицательная курсовая разница отражается записью:

ДЕБЕТ 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами», субсчет «Расчеты с подотчетными лицами в валюте».

Пример

• 27 января 2014 г. работнику ООО «Ракета» выдали из кассы для командировки в Австрию 5000 евро и 2400 руб.
• 11 февраля 2014 г. был утвержден авансовый отчет работника, сумма расходов по которому составила 4000 евро и 2600 руб. В тот же день работник сдал в кассу 1000 евро и получил перерасход по рублевому авансу в размере 200 руб.

Курс Банка России составлял:

• — на 27 января 2014 г. — 46,8985 руб/евро;
• — на 11 февраля 2014 г. — 47,3757 руб/евро.

В бухгалтерском учете организации были оформлены следующие проводки:

1) 27 января 2014 г.:

ДЕБЕТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами», субсчет «Расчеты с подотчетными лицами в рублях» КРЕДИТ 50 «Касса» — 2400 руб. — выдан аванс на командировочные расходы в рублях;

ДЕБЕТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами», субсчет «Расчеты с подотчетными лицами в валюте» КРЕДИТ 50 «Касса», субсчет «Касса в валюте» — 236 878,5 руб. — выдана наличная валюта под отчет работнику, направленному в командировку за границу (5000 евро • 47,3757 руб/евро);

2) 11 февраля 2014 г.:

ДЕБЕТ 26 «Общехозяйственные расходы» КРЕДИТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами», субсчет «Расчеты с подотчетными лицами в рублях» — 2600 руб. — включены в состав общехозяйственных расходов расходы на проезд до пересечения границы и обратно, а также суточные в день пересечения границы;

ДЕБЕТ 26 «Общехозяйственные расходы» КРЕДИТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами», субсчет «Расчеты с подотчетными лицами в валюте» — 189 502,8 руб. — признаны командировочные расходы на основании утвержденного авансового отчета (4000 евро • 47,3757 руб/евро);

ДЕБЕТ 50 «Касса», субсчет «Касса в валюте» КРЕДИТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами», субсчет «Расчеты с подотчетными лицами в валюте» — 47 375,7 руб. — внесен работником остаток подотчетной суммы в кассу (1000 евро • 47,3757 руб/евро);

ДЕБЕТ 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами», субсчет «Расчеты с подотчетными лицами в валюте» — 477,2 руб. — отражена отрицательная курсовая разница, возникшая на дату утверждения авансового отчета ((47,3757 руб/евро — 46,8985 руб/евро)? 1000 евро);

ДЕБЕТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами», субсчет «Расчеты с подотчетными лицами в рублях» КРЕДИТ 50 «Касса» — 200 руб. — выдан работнику перерасход в рублях по авансовому отчету.

Если на покупку авиаи железнодорожных билетов командированному лицу выдаются наличные денежные средства, то в бухгалтерском учете делаются следующие бухгалтерские записи:

ДЕБЕТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами» КРЕДИТ 50 «Касса» — выданы денежные средства подотчетному лицу на приобретение железнодорожных билетов;

ДЕБЕТ 50 «Касса», субсчет «Денежные документы» КРЕДИТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — сданы подотчетным лицом в кассу железнодорожные билеты.