Система научно-справочного аппарата к документам архива таможенного органа

Научно-справочный аппарат (НСА) — структурированная совокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, предназначенных для поиска документов и документной информации.

Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива таможенного органа — это комплекс взаимосвязанных, взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска документов и документной информации в целях эффективного использования.

Состав СНСА архива таможенного органа определяется составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.

Элементами СНСА архива таможенного органа являются описи, каталоги, базы данных, обзоры документов, исторические справки к архивным фондам таможенного органа.

Архивные справочники таможенного органа делятся на типы по их целевому назначению: опись, каталог, указатель, обзор.

Архивные справочники о составе и содержании документов таможенного органа могут быть внутрифондовыми и межфондовыми.

В системе СНСА реализуется преемственность учетно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве и архиве таможенного органа, его совмещение с СНСА государственного (муниципального) архива.

Преемственность СНСА архива таможенного органа основывается на единстве требований и принципов его построения. Эта преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве и архиве таможенного органа описей дел, документов, каталогов с необходимым справочным аппаратом к ним.

При создании и развитии СНСА применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе целесообразного состава архивных справочников, методики описаний, состава и наполнения справочного аппарата к справочникам, в установлении необходимой очередности работ.

Опись дел — архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета.

Опись состоит из описательных статей, итоговой записи (подпункты 11.3.7, 11.3.10 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации), листа-заверителя дела (см. прил. 24) и справочного аппарата к описи.

Объектом описания в описи является единица хранения, единица учета.

Описательная статья описи включает: порядковый номер единицы хранения, единицы учета; делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения; указание на подлинность, копийность, способ воспроизведения. Описательная статья может быть дополнена аннотацией отдельных документов (группы документов) единицы хранения, единицы учета.

В справочный аппарат описи входят: титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, переводные таблицы шифров (в случае переработки описи), указатели.

На титульном листе описи помещаются: название фонда, номер фонда, номер описи, название описи; крайние даты дел, включенных в опись.

Предисловие может составляться как общее ко всем описям фонда, так и к отдельной описи. Общее предисловие к описям фонда помещается в первой описи.

В предисловии, общем ко всем описям фонда, излагаются: история фондообразователя, история фонда; аннотация состава и содержания документов фонда (при этом выделяются наиболее типичные группы единиц хранения по их видам и разновидностям, по содержанию); состав справочного аппарата к описям.

При составлении отдельных предисловий к каждой описи фонда все общие данные по истории таможенного органа — фондообразователя и истории фонда помещаются в предисловии к первой описи.

К описи могут составляться указатели (как общие, так и специальные). Ссылочные данные указателя к описи даются на порядковые номера единиц хранения, единиц учета (подпункт 14.2 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации).

Каталог — архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива таможенного органа сгруппирована, но предметам (темам), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.

Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива таможенного органа.

Совокупность работ по подготовке, созданию и ведению каталогов называется каталогизацией документов.

Каталогизация в архивах таможенных органов может проводиться как самостоятельный вид работы (тематическая разработка) и в процессе других видов работ, связанных с описанием и выявлением документов (попутная каталогизация).

При каталогизации применяется дифференцированный подход, который заключается в определении очередности выбора архивных фондов, их структурных частей; отборе дел и документов и сведений из них; применении соответствующих приемов описания документной информации.

Каталогизация включает следующие виды работ: составление схемы классификации, выявление и отбор документов, описание на каталожных карточках, их систематизацию, ведение каталогов.

Выбор схемы классификации определяется составом документов архива таможенного органа и задачами их использования.

Схема классификации документной информации — письменный или графический документ, содержащий перечень классификационных делений каталога, расположенных в определенной последовательности, и предназначенный для распределения сведений из документов по этим делениям.

В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на систематические, тематические, предметные и их разновидности (именной, географический и др.).

В архиве таможенного органа, как правило, составляются систематический и именной каталоги.

Документная информация в систематическом каталоге классифицируется по вопросам практической деятельности таможенного органа и располагается в логической последовательности.

В именном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической или логической последовательности.

Отобранные для каталогизации фонды и документы описываются на каталожных карточках.

Объектом описания в каталоге могут выступать документ (группа документов, часть документа), единица хранения (единица учета), опись, комплект, фонд (группа фондов), содержащие информацию по определенной теме (вопросу).

В состав описательной статьи каталога входят: название таможенного органа, индекс, рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, номер фонда, название фонда; номера описи, дела, листов; способ воспроизведения, для карточного каталога — также фамилия составителя и дата составления описательной статьи.

Для связи между разделами каталога или разделов каталога с другими архивными справочниками применяется система отсылок.

Ведение каталога — комплекс работ, обеспечивающих его функционирование, в который входят: научно-методическое обеспечение работы, индексирование карточек, систематизация их, но индексам и рубрикам, составление отсылочного аппарата к каталогу, усовершенствование каталога.

Научно-методическое обеспечение включает разработку методических пособий по каталогизации отдельных фондов (или их группы), рабочих схем классификации каталогов, их уточнение и дополнение.

Индексирование — выбор или составление индекса по схеме классификации и отнесение его к соответствующей информации каталожной карточки. В именном каталоге карточки не индексируются, а располагаются по алфавиту.

Усовершенствование каталога означает усовершенствование схемы классификации, проверку содержания и оформления каталога, проверку описаний (редактирование, объединение описаний с однородной информацией по одному фонду или описи, уточнение их систематизации).

Одним из источников пополнения системы каталогов могут быть тематические и предметно-тематические картотеки, картотеки по личному составу на документы наиболее информативных и часто используемых фондов.

В архиве таможенного органа, как правило, создаются разновидности предметных картотек (именная, географическая) или хронологические картотеки, картотеки по истории таможенного органа.

Именная картотека (картотека по личному составу) создается для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового характера. Карточки содержат фамилию, имя, отчество должностного лица (работника); ссылки на номера фонда, описи, дел, листов со сведениями о нем. Карточки систематизируются в алфавитном порядке фамилий, а в пределах фамилий — по алфавиту имен и отчеств.

В географической картотеке информация систематизируется по алфавиту географических объектов. Основу классификации может составлять также административно-территориальное деление. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической последовательности.

В хронологическую картотеку включаются карточки, содержащие информацию о датах событий, фактов или датах документов, расположенные в хронологической последовательности.

Несколько картотек одного вида могут объединяться в каталог.

Самостоятельно существующие картотеки связываются с системой каталогов путем отсылок.

Указатель — архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных.

Указатели в архиве могут быть межфондовыми, внутрифондовыми; по форме — электронными, листовыми или карточными, по структуре рубрик — глухими (предметные понятия и их поисковые данные) и аннотированными (предметные понятия сопровождаются пояснениями); по группировке понятий внутри указателей — алфавитными, систематическими, хронологическими.

Указатели могут составляться к заголовкам единиц хранения (без их просмотра) или к документам (с просмотром единиц хранения).

Основными видами указателей являются предметный (его разновидности — тематический, именной, географический) и хронологический. По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные, систематические и хронологические указатели.

Указатели к документам могут составляться на документы одной описи, нескольких описей фонда, целого фонда, нескольких фондов.

Описательная статья любого вида указателя состоит из предметного понятия (рубрики) и поисковых данных. В зависимости от назначения указателя рубрика может быть: простой (не имеет подрубрик), сложной (имеет подрубрику или определение понятия).

Поисковые данные указателя к единицам хранения одной описи включают порядковые номера единиц хранения; поисковые данные указателя к единицам хранения нескольких фондов одного архива таможенного органа дополняются номерами описей, фондов.

Предметный указатель включает понятия, расположенные в алфавитном порядке.

Общий предметный указатель включает разнородные понятия и по структуре рубрик может быть только глухим.

Специальный предметный указатель включает однородные понятия (виды документов, фамилии авторов, названия структурных частей и т. п.) и может быть глухим или аннотированным.

Именной указатель строится по алфавитному признаку и включает фамилии, имена, отчества (разночтения), биографические справки.

Хронологический указатель состоит из рубрик, включающих даты фактов или даты документов, расположенных в хронологическом порядке.

В указателе применяется система общих («см.») и частных («см. также») отсылок, с помощью которых устанавливается связь между тождественными понятиями.

Указатели к архивным справочникам могут быть тех же видов и иметь ту же структуру, но в поисковых данных ссылки даются на страницы или разделы (для каталогов) справочника.

Обзор — архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов.

Видами обзора в архиве таможенного органа выступают обзор фонда и тематический обзор.

Объектом описания для обзора фонда является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда. Объектом описания для тематического обзора по документам архива таможенного органа является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда (части фонда, группы фондов) архива таможенного органа по определенной теме.

Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного фонда.

Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании части документов одного или группы фондов архива таможенного органа по определенной теме.

При составлении обзоров применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе фонда и (или) темы, принципа группировки информации в основной части обзора, применении различной методики представления информации о документах (индивидуальные или групповые аннотации), различной методики описания отдельных видов документов, выявлении целесообразного состава и степени полноты справочного аппарата к обзору.

Обзор состоит из совокупности аннотаций отдельных групп единиц хранения, единиц учета, документов и справочного аппарата.

В аннотации излагается содержание группы единиц хранения, единиц учета, документов; указываются основные разновидности документов, их авторы, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные. В обзоре фонда поисковые данные состоят из номеров описей, единиц хранения, единиц учета, листов единицы хранения. В справочный аппарат обзора входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели. К тематическому обзору составляется список фондов, информация о которых содержится в обзоре.

В предисловии к обзору излагаются сведения по истории фоидообразователя и фонда, структуре обзора, составу справочного аппарата.

В основу построения обзора могут быть положены структурный, функциональный, предметно-тематический, географический, хронологический и другие признаки. В архиве таможенного органа составляется историческая справка к архивному фонду — документ, содержащий сведения, но истории фондообразователя и архивного фонда; краткую характеристику состава и содержания его документов, СНСА архива таможенного органа.

Историческая справка состоит из разделов: история фондообразователя, история фонда, характеристика документов фонда.

Первый раздел — история фондообразователя — включает характеристику исторических условий возникновения таможенного органа, название таможенного органа-предшественника в хронологической последовательности всех реорганизаций, в т. ч. следующие сведения:

• • даты создания, преобразования и ликвидации таможенного органа со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название таможенного органа-преемника;
• • задачи и функции таможенного органа, их изменения;
• • масштаб деятельности таможенного органа, состав системы подведомственных таможенных органов;
• • место таможенного органа в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической и другой жизни;
• • изменения в названии и подчиненности таможенного органа;
• • структура таможенного органа и ее изменения.

Для объединенного архивного фонда может составляться общая история фондообразователей.

Второй раздел — история фонда — включает следующие сведения:

• • дата первого поступления документов фонда в архив таможенного органа, их объем и крайние даты;
• • изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты, незадокументированные периоды);
• • степень сохранности документов;
• • особенности формирования, описания и систематизации документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;
• • сведения о наличии документов фондообразователя (в т. ч. по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и местах их хранения;
• • сведения о наличии документов других организаций или физических лиц (фондовые включения);
• • состав НСА к фонду.

Раздел по истории фонда содержит также такие элементы описания, как аннотация, информация об условиях доступа и использования документов.

Аннотация включает краткую обобщенную характеристику состава документов по структуре фонда и видам документов; содержание документов по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ.

Третий раздел включает обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда, о НСА к фонду, о видах носителей информации.

Историческая справка подписывается исполнителем и лицом, ответственным за работу архива таможенного органа.

Историческая справка печатается в 4 экземплярах: три экземпляра передаются в государственный (муниципальный) архив при первой передаче документов фонда, один хранится в деле фонда в архиве таможенного органа.

Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций таможенного органа. Историческая справка (часть ее) представляется в государственный (муниципальный) архив вместе с каждой законченной описью.

Таможенный орган, не являющийся источником комплектования государственного (муниципального) архива, представляет историческую справку вместе с законченной описью в вышестоящий таможенный орган.