Средства ввода и редактирования данных

Любая обработка информации начинается с ее ввода в компьютер. Каждая ячейка рабочей области листа может быть заполнена данными. Ввод данных может производиться как в строке формул, так и непосредственно в активной ячейке, если предварительно нажать клавишу F2 или дважды щелкнуть мышью. Как только в ячейку будет введен хотя бы один символ, ее содержимое сразу отобразится и в строке формул. Кроме того, в этой строке появятся три кнопки для обработки содержимого ячейки (см. рис. 5.2). По окончании ввода данных может быть нажата клавиша Enter или кнопка строки формул. Отменить ввод данных позволяет клавиша Esc или кнопка [*) строки формул. Вообще ввод в ячейку считается незаконченным, пока редактируемая ячейка не покинута любым способом. При этом большинство средств управления Excel остается недоступным.

Автоматизация ввода данных

Так как таблицы часто содержат повторяющиеся или однотипные данные, программа Excel предоставляет средства для автоматизации ввода.

Автозавершение используется для автоматизации ввода текстовых данных. Его применяют при вводе в ячейки одного столбца рабочего листа текстовых строк, среди которых есть повторяющиеся.

В ходе ввода текста в очередную ячейку программа проверяет соответствие введенных символов строкам, имеющимся в этом столбце выше. Если обнаружено однозначное совпадение, введенный текст автоматически дополняется. Нажатие клавиши Enter подтверждает операцию автозавершения, в противном случае ввод можно продолжать, не обращая внимания на предлагаемый вариант.

Если нажать клавиши Alt + |, под курсором возникает список из всех ранее введенных данных, где можно выбрать нужное значение щелчком мыши.

Можно прервать работу автозавершения, оставив в столбце пустую ячейку. И наоборот, чтобы использовать возможности автозавершения, заполненные ячейки должны идти подряд, без промежутков между ними.

Автозаполнение используется при работе с числами. В правом нижнем углу рамки активной ячейки имеется черный квадратик — это маркер заполнения (см. рис. 5.12). При наведении на него указатель мыши приобретает форму тонкого черного крестика. Буксировка маркера заполнения при нажатой левой или правой кнопки мыши рассматривается как операция «размножения» содержимого ячейки в горизонтальном или вертикальном направлении. Важно, какую кнопку мыши удерживать при буксировке маркера заполнения: левую или правую.

Если ячейка содержит числовые данные (включая даты, денежные или текстовые данные, содержащие числа), то при буксировке маркера заполнения происходит либо копирование ячеек, либо их заполнение данными по закону арифметической прогрессии.

Например, в некоторой ячейке содержится число (включая денежный знак: 1 $). При буксировке ячейки за маркер заполнения, при нажатой левой кнопке мыши, все ячейки при протягивании будут содержать одно число (см. рис. 5.18). Если при буксировке ячейки за маркер заполнения удерживать клавишу Ctrl, то копируемая числовая константа в каждой следующей ячейке получит единичное приращение. Положим, в размножаемой указанным образом ячейке находится число 5. Протянув ее вправо или вниз, получим числа 6, 7, 8. Протягивание вверх или влево даст убывающую последовательность 4, 3, 2, 1.

Наоборот, при автозаполнении ячеек датами и текстовыми данными, содержащими числа, с помощью маркера заполнения при нажатой левой кнопке мыши, клавишу Ctrl удерживать не нужно, если хотим получить в каждой следующей ячейке единичное приращение (рис. 5.19).

Используя механизм автозаполнения Excel, легко вводить числовые данные с нужным шагом заполнения, предварительно выделив диапазон из двух ячеек, указывающий начальное и конечное данные, чтобы показать шаг заполнения данными при размножении.

Рис. 5.19. Автозаполнение ячеек данными

Другой инструмент управления заполнением ячеек доступен, если буксировать маркер заполнения при нажатой правой кнопки мыши. В конце операции протягивания появляется контекстное меню, где можно выбрать способ и содержание заполнения выделенных ячеек (рис. 5.20).

Рис. 5.20. Контекстное меню автозаполнения ячеек при нажатой правой кнопке мыши

Например, в некоторой ячейке содержит число 1. Если выбрать в открывшемся контекстном меню пункт Копировать ячейки, все ячейки будут содержать число 1. Если же выбрать пункт Заполнить, то в ячейках окажутся числа 1, 2, 3, 4 и т. д.

Пункт Прогрессия открывает средство полного управления формированием числовых рядов. В открывшемся диалоговом окне выбираются тин прогрессии, величина шага и предельное значение. После щелчка на кнопке ОК программа Excel автоматически заполняет ячейки в соответствии с заданными правилами (рис. 5.21).

Рис. 5.21. Пример автозаполнения геометрической прогрессией

Множественный ввод. Имеется способ ввода данных, совмещенный с копированием. В этом случае сначала выделяются все (не обязательно смежные) ячейки, которые должны содержать одинаковую информацию. После ввода данных в одну текущую ячейку и нажатия клавиш Ctrl + Enter ее содержимое будет автоматически повторено во всех ячейках выделенных областей.