Работа со списками

Список — это набор строк таблицы, содержащий связанные данные, например набор адресов и телефонов клиентов. Список может использоваться как база данных, в которой строки выступают в качестве записей, а столбцы — полей. Первая строка списка при этом содержит имена столбцов (имена полей).

В Excel имеется набор функций списка, облегчающих обработку и анализ данных в списке. Чтобы использовать эти функции, необходимо придерживаться определенных правил введения данных в список.

• 1. Стараться использовать только один список на листе, так как некоторые возможности управления списком, например фильтрация, могут быть использованы только для одного списка.
• 2. Спроектировать список таким образом, чтобы все строки содержали подобные объекты в одном столбце.
• 3. Держать список отдельно, т. е. между списком и другими данными листа необходимо оставить, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец. Это позволяет программе Excel быстрее обнаружить и выделить список при выполнении сортировки, наложении фильтра или вставке вычисляемых автоматически итоговых значений.
• 4. Располагать важные данные сверху или снизу от списка, так как при размещении важных данных слева или справа от списка данные могут быть скрыты в процессе фильтрации списка.
• 5. Отображение всех строк и столбцов. Перед внесением изменений в список убедитесь в том, что все скрытые строки и столбцы отображены. Если строки или столбцы списка скрыты, данные могут быть непреднамеренно удалены.
• 6. Использование форматированных имен столбцов. В первой строке списка задаются имена столбцов. Программа Excel использует имена при создании отчетов, поиске и оформлении данных. Шрифт, выравнивание, формат, шаблон, граница и формат прописных и строчных букв, присвоенные именам столбцов списка, должны отличаться от формата, присвоенного строкам данных. Перед вводом имен столбцов ячейкам должен быть присвоен текстовый формат.
• 7. Использование границ ячеек. Для отделения имен от данных следует использовать границы ячеек, а не пустые строки или прерывистые линии.
• 8. Отсутствие пустых строк и столбцов. В самом списке не должно быть пустых строк и столбцов. Это упрощает идентификацию и выделение списка.
• 9. Отсутствие начальных и конечных пробелов. Дополнительные пробелы в начале и конце ячейки влияют на поиск и сортировку. Вместо ввода пробелов рекомендуется использовать сдвиг текста внутри ячейки.
• 10. Расширенный список форматов и формул. При добавлении новых строк в конец списка программа Excel использует согласованные форматы и формулы, т. е. новые данные в конце списка форматируются так же, как и предыдущие ряды, а формулы, повторяющиеся в каждой строке, копируются в новую строку. Чтобы форматы и формулы расширялись, они должны появляться, по крайней мере, в трех из пяти вышестоящих строках списка.

Включение и выключение расширения форматов и формул можно задать с помощью команды в меню Файл —? Параметры Excel —? Дополнительно. Чтобы автоматически форматировать новые элементы, добавляемые в конец списка, на вкладке Параметры правки установим флажок Расширять форматы и формулы в списках. Соответственно для того, чтобы запретить автоматическое форматирование, необходимо снять флажок.

В качестве примера рассмотрим список «Движение уголовных дел» (табл. 5.7).