Анализ и описание бизнес-процессов

З СИСТЕМНЫЙ АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

В результате изучения данной главы студенты должны:

знать

• • методологические основы моделирования бизнес-процессов;
• • методики исследования деятельности организаций и учреждений для дальнейшего моделирования их процессов;

уметь

• проводить исследование деятельности организации, строить дерево целей, организационную структуру, систему бизнес-процессов организации;

владеть

• навыками грамотного и обоснованного выбора конкретных методологий моделирования при решении задач по исследованию деятельности организации.

Ключевые слова: системный анализ, система, внешняя среда организации, дерево целей, организационная структура, основные и поддерживающие процессы, процесс управления, система процессов, модель предприятия (организации), стандарт классификации бизнес-процессов PCF, цепочка добавления потребительской ценности, компонентная модель бизнеса, стандарт описания бизнес-процессов еТОМ, восьмипроцессная модель бизнеса.

Системный анализ: организация как система, цели организации, система процессов

Классическая теория систем позволяет рассмотреть организацию как минимум в двух аспектах, а именно:

• • организацию как систему, а ее процессы как подсистемы;
• • организацию как подсистему при реализации различных взаимодействий с другими организациями.

В обоих случаях, используя теорию систем, можно посмотреть, каким образом функционирует система и ее составные части, как осуществляется обмен ресурсами между ними.

Система — совокупность связанных между собой и с внешней средой элементов и частей, функционирование которых направлено на получение конкретного результата^[1].

Системный анализ часто используется в процессе планирования и управления деятельности, при выработке и принятии управленческих решений. Он используется в случае, когда необходимо понять, как функционирует организация или ее структурное подразделение.

Историческая справка Применение системного анализа связано с распространением такого метода управления, как программно-целевое планирование, т. е. когда для решения какойлибо проблемы хозяйствующего субъекта (государства, предприятия, организации) разрабатывается программа и выделяются для се реализации необходимые финансовые ресурсы.

Стоит отметить, что впервые методы системного анализа в частном секторе применили в США в 1950;х гг. Но он (системный анализ) также широкое распространение получил и в управлении государственными учреждениями и организациями.

Фундаментом системного анализа является теория систем и системный подход. Однако часто понятие системного подхода подменяется понятием системного анализа, что не является правильным.

Системный анализ предполагает, что изучаемый объект, в данном случае организация, должен рассматриваться как сложная система, состоящая из связанных между собой компонент. Поскольку понятие системы многогранно, в рамках данного учебника будет использоваться следующее определение.

Системный анализ — это совокупность методов и средств исследования сложных, многоуровневых и многокомпонентных систем, объектов, процессов, опирающихся на комплексный подход, учет взаимосвязей и взаимодействий между элементами системы^[2].

Таким образом, можно применить системный анализ при исследовании организации, если мы ее рассматриваем как систему, составные части которой функционируют и взаимодействуют между собой в целях достижения конкретного результата.

Основным инструментом системного анализа организации является построение моделей, отражающих действия и взаимодействия ее структурных единиц (подразделений, сотрудников) как между собой, так и с внешним окружением, направленные на достижение стратегических и тактических целей организации.

Модель предприятия (организации) — это абстракция, которая представляет основные элементы предприятия (организации) и их разложение до любой необходимой степени. Она также устанавливает требования к представлению информации об этих элементах и обеспечивает представление информации, которая необходима для определения требований к интегрированным информационным системам^[3].

Модель предприятия представляет следующие сведения:

• • об основных функциях и процессах организации;
• • об информации, которая необходима владельцу и исполнителям от поставщиков процессов;
• • о состоянии процессов;
• • о результатах реализации процессов и условиях, при которых они достигаются.

Модель предприятия позволяет осуществлять моделирование процессов последовательно, с учетом их взаимосвязей и влияния друг на друга. Кроме того, это дает целостное преставление о деятельности организации, что позволяет выявить наиболее важные и ключевые ее подсистемы, описать и проанализировать их с необходимой степенью детализации.

В качестве основных свойств, которыми обладает организация как система, можно выделить:

• • целенаправленность, определяющую поведение системы;
• • делимость, которая заключается в возможности по определенному принципу разбить систему на совокупность элементов, решающих конкретные задачи;
• • целостность, т. е. функционирование совокупности элементов системы подчинено достижению одной цели;
• • сложность — деятельность системы зависит от состояния входящих в нее элементов и их взаимодействия между собой и с внешней средой;
• • различие элементов, заключающееся в их функциональном разнообразии и в некоторой автономности;
• • структурированность — наличие определенных связей и отношений между элементами внутри системы, а также распределение элементов по уровням иерархии.

Одной из характеристик системы является также ее противопоставление окружающей среде, под которой понимается все то, что не входит непосредственно в саму систему. В рамках исследования деятельности организации в качестве внешней среды выступает все, что не входит в конкретную организацию. В случае, если рассматривается только одно структурное подразделение предприятия, то средой будет являться все, что выходит за пределы данного структурного подразделения. Например, при изучении деятельности финансового управления организации в качестве внешней среды будут выступать отдел кадров, ИТ-служба и т. п.

При системном анализе деятельности компании необходимо определить границы исследуемого объекта, кроме того, выявить те элементы окружающей среды, взаимодействие с которыми оказывает существенное влияние на деятельность исследуемого объекта. Например, покупка материалов у поставщиков, продажа готовой продукции другой компании холдинга, обмен знаниями с экспертами и научным сообществом, регулирующее воздействие органов государственной власти.

Как правило, объекты, передаваемые системой во внешнюю среду, называют конечными продуктами (продукция, реклама, отходы производства), а поступающие в систему — ресурсами (информация от покупателей, сведения о конкурентах и тенденциях на рынке, материалы и оборудование) (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Внешняя среда организации

Любая коммерческая компания или государственное учреждение создастся для достижения конкретного, заранее определенного результата, стратегической цели. Совершенствование бизнес-процессов невозможно без знания основных целей и задач, стоящих перед организацией и ее элементами. Поэтому после определения границ исследуемого объекта, необходимо определить систему целей, в рамках которой он (исследуемый объект) осуществляет свою деятельность.

Под системой целей подразумевается совокупность взаимосвязанных целей. Для одного и того же объекта могут быть приведены различные системы целей, в зависимости от того, с какой точки зрения смотреть, и какие признаки классификации использованы, а именно:

• • по масштабу: стратегические, тактические и операционные цели;
• • длительности: долгосрочные, среднесрочные, краткосрочные цели;
• • функциям: финансовые, производственные, социальные цели.

Это интересно Стратегическая цель ОАО «Лукойл» — создание новой стоимости, поддержание высокой прибыльности и стабильности бизнеса, обеспечение акционеров высоким доходом на инвестированный капитал путем повышения стоимости активов компании и выплаты денежных дивидендов^[4].

ФГУП «Почта России» создано в целях «удовлетворения общественных потребностей населения в результатах его деятельности и получения прибыли»^[5].

Цель розничной сети магазинов «Магнит» — обеспечение высокой степени жизнестойкости и конкурентоспособности компании посредством поддержания систем жизнеобеспечения на необходимом уровне, своевременной и качественной адаптации предоставляемой услуги к требованиям изменяющегося правопорядка и приоритетов потребителей^[6].

Для наиболее наглядного описания целей и их иерархии используют дерево целей, в вершине которого главная цель (миссия). Она разветвляется на стратегические цели, а они, в свою очередь, делятся на функциональные цели или стратегические задачи и далее до того уровня детализации, который необходим в рамках описания деятельности исследуемого объекта.

На рис. 3.2 показан пример описания дерева целей.

Рис. 3.2. Дерево целей.

В качестве примера можно привести дерево целей энергетической компании «Интер РАО» (рис. З. З)^[7].

Определение целей, внешней среды и границ исследуемого объекта позволит точнее понять деятельность организации и определить позицию, исходя из которой будет происходить анализ бизнес-процессов.

Мри анализе организации как системы после определения ее целей переходят к определению системы процессов.

Рис. 3.3. Дерево целей энергетической компании «Интер РАО» .

Для описания деятельности организации разрабатывают се модель. Данный подход позволяет выявить основные элементы компании, необходимые для создания, проектирования и построения предприятия, организации эффективного управления и функционирования компании и для поддержки процессов изменения, реструктуризации, развития компании.

Основной частью данной модели является система процессов, т. е. совокупность всех взаимосвязанных и взаимодействующих процессов организации.

Такое описание процессов организации может осуществляться различными способами. Как правило, формируется структурированный перечень процессов организации или создается модель процессов. Таким образом, формируется некая карта процессов, основной целью которой является предоставление полного описания процессов организации верхнего уровня.

На данном этапе описания системы процессов целесообразно отразить все основные группы процессов. При дальнейшей детализации, учитывая цели анализа, рекомендуется указывать только те процессы, которые дальше будут подвергаться более детальному исследованию и оптимизации.

Для того чтобы составить систему процессов, сначала необходимо выполнить следующие действия:

• 1) определить:
  • • категории потребителей (внутренних и внешних);
  • • перечень продуктов и услуг, которые предоставляются каждой категории потребителей;
  • • основные цели и задачи бизнеса, в том числе социального, этического, культурного характера;
• 2) выделить процессы, относящиеся к каждой категории потребителей и типу продукции (услуги);
• 3) сформулировать цели реализации данных процессов, определить показатели их эффективности и разработать для этих процессов названия (название должно быть уникальным и пояснять назначение процесса).

Сегодня существует большое количество подходов к описанию системы процессов организации, и они все позволяют получить некое целостное представление о функционировании компании. Как правило, в основе любого подхода лежит классическое разбиение процессов организации по функциональному принципу. Различия появляются в способах представления системы процессов, целей се формирования и определении функциональных классов. Как правило, выделяют основные и поддерживающие категории процессов, а также процессы управления и развития.

Более подробно данная классификация процессов была рассмотрена в главе 2.

Цели формирования системы процессов могут быть разными. Как ранее отмечалось, это зависит от многих факторов. Например, для формирования максимально полного списка процессов организации, для получения целостного видения деятельности организации, для выявления процессов, которые должны быть автоматизированы.

В зависимости от целей и задач могут быть использованы те или иные подходы к описанию системы процессов. Наиболее универсальным и полным стандартом иерархического описания бизнес-процессов компании является PCF APQC. Для построения моделей высокоуровневого процессного описания организации используются методологии моделирования бизнес-процессов на основе анализа цепочки добавления потребительской ценности, управления производством еТОМ, а также компонентная модель бизнеса IBM и восьмипроцессная модель предприятия.

• [1] Автоматизированные информационные технологии в экономике / под ред. Г. А. Титоренко. М.: ЮНИТИ-ДАПА. 1998.
• [2] Райзберг Б. А., Лозовский Л. III., Стародубцева Е. Б. Современный экономический словарь. 2-е изд., испр. М.: ИНФРА-М, 1999.
• [3] ГОСТ Р ИСО 14 258—2008. Промышленные автоматизированные системы. Концепции и правила для моделей предприятия.
• [4] Общая информация о компании //Лукойл. URL lukoil.ru/static₆_5id₂₉_. html/
• [5] Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.06.2013 № 141 «Об утверждении Устава федерального государственного унитарного предприятия „Почта России“ в новой редакции» .
• [6] О компании // Магнит. URL: magnit-info.ru/about/
• [7] Стратегия // Интер РАО. URL: wvw.interrao.ru/company/strategy/