Учетно-аналитическое обеспечение единой информационной системы организаций оптово-розничной торговли нефтепродуктами

Актуальность темы

исследования. Постоянное развитие общества и экономики, начиная с древности и до наших дней, расширяет область интересов экономических субъектов, тем самым, увеличивая их потребности в информации. Еще в 90-х года XX столетия была разработана Концепция * t формирования и развития единого информационного пространства России, под которым понимается совокупность баз и банков данных, технологий их внедрения, информационно-телекоммуникационных систем и сетей, функционирующих на основе единых принципов, обеспечивающих информационное удовлетворение граждан.

Объективность процесса информатизации вытекает из закона разнообразия У. Р. Эшби, который гласит: разнообразие механизмов управления системой должно соответствовать разнообразию самой системы. То есть, объективность информатизации основана на положении: сложность механизмов управления системой должна соответствовать сложности управляемой системы. Безусловно, эта проблема затрагивает не только макроэкономические процессы, но и в полной мере отвечает потребностям экономических субъектов, функционирующих в сложных современных условиях в разных сегментах бизнеса, в том числе в торговле нефтепродуктами.

Для российской экономики качество обеспечения отечественных потребителей нефтепродуктами имеет особенно важное значение, так как оно отражается на экономическом состоянии основных отраслей промышленности и сельского хозяйства, а также населения. Нефть и ее производная — бензин, стали основой благополучия цивилизаций.

Современная ориентация на клиента — это основа успешного бизнеса предприятий оптово-розничной торговли нефтепродуктами, имеющих сети автозаправочных станций (АЗС). Управление таким бизнесом требует углубленного знания потребностей покупателей, прогнозирования спроса, правильной направленности маркетинговой деятельности. Для реализации конкурентных преимуществ приоритетное значение приобретает информация как стратегический ресурс. Технический прогресс способствует эффективному использованию этого ресурса, предоставляя инструменты сбора, обработки и хранения информации. Развитие компьютерных технологий позволяет создавать автоматизированные системы управления производством в которых центральное место отводится системе учетно-аналитической информации.

На практике организации, внедряющие дорогостоящее программное обеспечение, не всегда бывают в состоянии продемонстрировать эффективные результаты, главным образом, потому, что соответствующие инвестиции не были связаны с целями управления и с инициативами по управлению изменениями на предприятии. Бухгалтерский аналитический учет эффективен только тогда, когда его организация подчинена конкретным целям и задачам управления, а разработанная учетная политика способствует реализации этих задач.

Поэтому для формирования учетно-аналитического информационного пространства должны быть предусмотрены механизмы сбора данных, их обработки и передачи готовой информации адресно тем, кто в ней заинтересован и способен использовать полученные данные в интересах предприятия. Сбалансированная единая информационная система способна решить множество задач управления и в организациях оптово-розничной торговли нефтепродуктами, для которых наиболее важными являются процессы закупки-продажи. Надежность, адекватность и своевременность учетно-аналитической информации, а также комплексность учетно-аналитической системы трудно переоценить в условиях широкой разветвленной сети торгующих на разных территориях подразделений предприятия.

До настоящего времени, несмотря на обилие и многообразие тем научных работ в этой области, нет системных исследований, посвященных организации бухгалтерского учета и созданию единой учетно-аналитической информационной системы организаций оптово-розничной торговли нефтепродуктами, адекватной требованиям рынка и международных стандартов.

Степень изученности проблемы. Большое значение имеет накопленный научный потенциал об: информационных системах в экономикебухгалтерском учете и анализеособенностях учета и анализа в различных отраслях, в том числе в торговлев организации документооборота. Изучение теоретического наследия легло в основу данной диссертационной работы.

Большую роль в разработке теоретических и методологических положений бухгалтерского учета и анализа сыграли работы российских ученых: М. И. Баканова, С. А. Бороненковой, М. А. Вахрушиной, В. Г. Гетьмана, В. Б. Ивашкевича, В. И. Петровой, Л. В. Поповой, З. И. Кирьяновой, М. И. Кутера, М. В. Мельник, Е. А. Мизиковского, В. Н. Нестерова, Е. В. Никифоровой, А. Н. Романова, Т. М. Садыковой, Б. Е. Одинцова, К. В. Щиборща, А. Д. Шеремета, Я. В. Соколова, В. Ф. Палия и других.

Среди трудов зарубежных ученых наиболее известны работы: Э. Хелферт, А. Апчерча, Ж. Ришара, К. Друри, С. Хендриксена, М. Ф. Ван Бреда, Р. Энтони, Дж. Рис, Б. Нидлза, Ф. Обербрикмана, И. Бетге, Д. Кондуэлл и других.

Отдельные положения, посвященные проблематике учетно-аналитического обеспечения управления и формирования единой информационной системы организации, освещенные в работах перечисленных ученых, имеют большую историческую и методическую ценность, поэтому использованы нами в качестве научного материала при написании работы. Следует заметить, что полного методического обеспечения управления в организациях оптово-розничной торговли нефтепродуктами, на наш взгляд, не выработано в отечественной науке до настоящего времени. Недостаточная изученность и своевременность рассматриваемых вопросов определили актуальность темы данного исследования.

Цель и задачи исследования

Целью диссертационной работы является исследование теоретических и методических положений учета и анализа, позволяющих повысить информативность управленческих решений, и разработать направления совершенствования методических подходов к учетно-аналитическому обеспечению единой информационной системы организаций оптово-розничной торговли нефтепродуктами.

Достижение указанной цели требует постановки следующих задач:

— изучить эволюционное содержание стратегий отечественных предприятий в российском бизнесе торговли нефтепродуктами и определить их влияние на организацию учетно-аналитической системы закупок и продаж нефтепродуктами;

— раскрыть и уточнить содержание основных понятий, категорий и принципов информационного обеспечения бухгалтерской информацией функций управления организаций торговли нефтепродуктами;

— определить возможности и направления развития моделирования учетно-аналитической информации для повышения информативности управления процессом «закупки-продажи» нефтепродуктов;

— раскрыть методические основы концепции единого информационного обеспечения сегмента «закупки-продажи» нефтепродуктов;

— изучить правовые и организационные основы аналитического учета торговой деятельности нефтепродуктами, повышающие достоверность учетно-аналитической информации по сегменту «закупки-продажи» ;

— разработать направления совершенствования документооборота как основы построения общего учетно-аналитического пространства;

— выявить особенности построения внутренней отчетности организаций на основе учетно-аналитической информации о процессе «закупки-продажи» нефтепродуктов;

— определить порядок отражения показателей по процессу «закупки-продажи» нефтепродуктов в системе внешней отчетности;

— раскрыть методические основы проведения анализа показателей внутренней и внешней отчетности организаций торговли нефтепродуктами.

Область исследований. Диссертационная работа выполнена в рамках обозначенной в паспорте специальностей ВАК области исследований «Бухгалтерский учет и экономический анализ», п.п. 1.4. «Методологические основы и целевые установки бухгалтерского учета и экономического анализа», 1.7. «Адаптация различных систем бухгалтерского учета. Их соответствие международным стандартам», 1.8. «Бухгалтерский учет в организациях различных организационно-правовых форм, всех сфер и отраслей», п. 1.12. «Инвестиционный, финансовый и управленческий анализ» .

Предмет и объект исследований. Предметом исследований является организация, теория и методика учетно-аналитического обеспечения управления процессом «закупки-продажи» в организациях оптово-розничной торговли нефтепродуктами. Объектом исследования явилась практика бухгалтерского учета и анализа, информационного обеспечения функций управления на крупных торговых предприятиях Республики Татарстан, в том числе — управляющей компании ОАО «Татнефть» — ООО «Татнефть-АЗС Центр» .

Методология и методика исследования. В процессе исследования применялись следующие методы познания: комплексный системный подход, диалектический, сравнительный и функциональный методы.

Методика исследования основывалась на анализе отечественной, зарубежной теории и практики информационного обеспечения организаций торговли нефтепродуктами.

Теоретическая база исследования. Теоретической основой диссертационного исследования послужили труды ведущих ученых в области бухгалтерского и управленческого учета и отчетности, законодательные и нормативные акты Российской Федерации по вопросам регулирования деятельности торговых предприятий, анализа и налогообложения.

Инфорлшционная база исследования. Информационной базой исследования явились законодательные акты Российской Федерации, нормативно-правовые акты РФ по бухгалтерскому учету, материалы государственной статистической отчетности, данные бухгалтерского учета организаций торговли нефтепродуктами.

При выполнении исследования была использована фундаментальная и специальная литература отечественных и зарубежных авторов в области бухгалтерского учета, экономического анализа, статистики, международные стандарты финансовой отчетности, материалы специализированной периодической печати, материалы научных конференций.

Наиболее важные научные результаты и степень новизны. Научная новизна предполагаемых результатов исследования заключается в систематизации и дальнейшем развитии важных теоретических и методических основ учетно-аналитического обеспечения единой информационной системы организаций оптово-розничной торговли нефтепродуктами.

Наиболее существенными результатами работы являются следующие: определено влияние особенностей эволюции становления и развития стратегий отечественных предприятий в российском торговом бизнесе на организацию учета и анализа закупок и продаж нефтепродуктамираскрыто и уточнено содержание основных понятий и принципов информационного обеспечения функций управления организаций торговли нефтепродуктами, необходимых для формирования эффективной учетно-аналитической информационной системы предприятияпостроена принципиальная схема системы учетно-аналитической информации в виде трехмерного куба хранилища данных «закупок-продаж» нефтепродуктов, учитывающая свойства учетно-аналитической среды и процедуры информационного процесса, позволяющая эффективнее использовать традиционные элементы всех видов учета, анализа и контроляразработана концепция единой информационной учетно-аналитической системы в сегменте «закупки-продажи» нефтепродуктов, основанная на принципе раздельного учета филиалов, включающая поэтапный процесс централизации учетных функций и системы показателей, сформированных по иерархическому признакупредложены методические решения совершенствования документооборота для общей учетно-аналитической системы сегмента «закупки-продажи» нефтепродуктоввыявлены особенности построения внутренней отчетности на основе учетно-аналитической информации о процессе «закупки-продажи» нефтепродуктовпредложена система внутренней отчетности, позволяющая оценивать работу филиаловразработана методика анализа показателей отчетности организаций торговли нефтепродуктами, обеспечивающая эффективную информативность управления.

Теоретическое значение полученных результатов состоит в обобщении и систематизации методологических и практических исследований, позволивших построить методическую основу организации учетно-аналитического обеспечения единой информационной системы оптово-розничной торговли нефтепродуктами.

Практическая значимость работы заключается в том, что методические разработки организации учетно-аналитической информационной системы в торговле нефтепродуктами позволяют повысить информативность управления процессом «закупки-продажи» и могут быть применимы в организациях других отраслей экономики.

Апробация работы. Основные положения исследования были доложены на региональных и межвузовских научно-методических конференциях в Марийском государственном техническом университете, Марийском филиале Московского открытого социального университета. Наиболее существенные положения и результаты исследования автора нашли отражение в 6 публикациях общим объемом 3,15 печ. л., среди которых есть 2 работы, опубликованные в издании, рекомендованном ВАК.

Содержащиеся в исследовании методики, рекомендации и практические разработки в области обеспечения учетно-аналитической информацией управления нашли применение в деятельности ООО «Татнефть-АЗС Центр». Научные разработки и методики используются в учебном процессе в Марийском государственном техническом университете.

Объем и структура работы. Диссертация содержит введение, три главы, заключение, библиографию, иллюстрирована таблицами и рисунками.

Заключение

.

Проведенное исследование теоретических, методологических, методических и организационных вопросов учетно-аналитического обеспечения единой информационной системы организаций торговли нефтепродуктами позволило сделать следующие выводы:

1. На основании изучения истории становления бизнеса нефтепродуктов в России на примере Поволжья, а именно Татарской республики, прослежено содержание этапов эволюции стратегий бизнеса торговли нефтепродуктами: централизованное планирование распределения нефтепродуктов (до 1992 года) — платежный кризис 90-х годов — развитие бартерной торговлиреструктурирование нефтяного субсектораобразование акционерных обществ в сфере нефтепродуктообеспеченияразделение рынка нефтепродуктов на два сегмента — долгосрочных и спотовых поставоквливание акционерных обществ в формирующиеся вертикально-интегрированные компанииконкуренция малого и среднего бизнеса с вертикально интегрированными компаниями. Каждый из этапов, относящийся к определенному периоду развития экономики и состояния политики, имеет свои особенности, которые не могли не сказаться на организации управления предприятиями, торгующими нефтепродуктами, их информационном обеспечении. Каждая из традиционно сложившихся стратегий развития предприятия в условиях рынка находится под влиянием специфики самого предприятия, его структуры, размера, конкурентоспособности на определенных сегментах рынка. Все 5 нефтяные компании преследуют главную цель — максимизацию капитала, принадлежащего компании. В условиях жесткой конкурентной борьбы на рынке нефтепродуктов нужно не просто иметь свою изюминку, но и стараться соответствовать уровню мировых стандартов. Компания ОАО «Татнефть» относится к нетипичной для России модели образования приватизированной нефтяной компании с сохранением в составе ее акционеров государства. Таt, а t кое решение содействует развитию компании на корпоративных принципах, росту ее капитализации, рациональному использованию недр, экономическому и социальному развитию Республики Татарстан и страны в целом.

2. Высокая динамика бизнеса компании, с одной стороны, и ужесточающаяся конкуренция на рынке нефтепродуктов, с другой, приводят к пониманию необходимости построения комплексной информационной системы управления, позволяющей осуществлять полномасштабное управление и контроль построения системы, позволяющей эффективно управлять стремительно растущей сетью АЗС, получать данные о расходах и доходах по бизнесу в целом и в разрезе каждой АЗС, осуществлять детальный постатейный анализ деятельности предприятия с предоставлением в головной офис систематических отчетов о расходах и доходах, увеличить эффективность инвестиций за счет снижения затрат эксплуатирующей компании на реализацию нефтепродуктов, создать единую информационную платформу, поддерживающую процесс принятия управленческих решений.

3. Изучение функций бухгалтерского учета и экономического анализа позволило обосновать в работе значимость бухгалтерской информации, а также провести ее классификацию для аналитических целей. Информационная функция бухгалтерского учета заключается в формировании информации о фактическом состоянии и изменениях в имущественном положении экономического объекта, его производственно-хозяйственной и финансовой деятельности и достигнутых финансовых результатах. Совокупность процедур по сбору, регистрации, передаче, хранению, обработке и представлению пользователям информации о фактическом состоянии и изменениях имущественного положения экономического объекта, его производственно-хозяйственной и финансовой деятельности, а также достигнутых финансовых результатах и их динамике образует информационный процесс экономического анализа. Поэтому в работе раскрыто и уточнено содержание основных понятий, категорий и принципов информационного обеспечения функций управления организаций торговли нефтепродуктами, необходимых для формирования эффективной и качественной информационной системы предприятия, что позволило построить принципиальную схему системы учетно-аналитической информации, учитывающую свойства учетно-аналитической среды и процедуры информационного процесса, позволяющую эффективнее использовать традиционные элементы всех видов учета, анализа и контроля.

4. При построении системы учетно-аналитических информационных моделей, с нашей точки зрения, целесообразно выделять два аспекта решения: технологию имитационного моделирования и построение соответствующих информационных систем. При этом имитационное моделирование рассматривается как аппарат качественного и количественного анализа, а информационная система — как инструмент поддержки структуры и технологии управления системой.

В рамках деятельности по эксплуатации АЗС целью информатизации стало создание системы, с помощью которой будет возможно: получать полную информацию о движении нефтепродуктов на автозаправочных станцияхрассчитывать оптимальный объем заказа на дополнительную поставку топлива для каждой АЗС на основе данных по остаткам на утро. Опыт показывает, что функционирование крупных предприятий связано с разнообразными системами документооборота, государственными и ведомственными классификаторами, базами данных специализированных систем и многими другими источниками информации. Поэтому важной задачей информационно-аналитических центров предприятий является организация соответствующих хранилищ данных. Моделью данных в хранилищах служат гиперкубы, т. е. многомерные базы данных, в ячейках которых находятся анализируемые данные. По осям многомерного куба указываются измерители объекта с различных точек зрения. На пересечении осей измерения находятся данные, характеризующие события, факты, процессы (объемы продаж, закупок, остатки на складах, прибыль, затраты и т. д.). Оси измерения позволяют создавать многомерную модель данных, так называемый гиперкуб, с которым можно выполнять три типа операций: срез, вращение, консолидацию (или детализацию). Каждый тип операций дает возможность получать необходимую по детализации и качеству информацию. Данная концепция информации удобна и применима как к организации продаж, так и к закупкам нефтепродуктов.

5. В основу концепции единого информационного пространства по сегменту «закупки-продажи» нефтепродуктов положен оперативный мониторинг оборотных средств, включающий блоки учета продаж, учета закупок, информация об отпускных и закупочных цен, анализ эффективности закупок и продаж нефтепродуктов.

База данных для мониторинга согласно концепции формируется и основывается на показателях, систематизированных по иерархическому признаку. Иерархия обусловлена:

— в группе показателей о движении нефтепродуктов — большим числом наименований нефтепродуктов (более 1500), разбитых на пять основных категорий в зависимости от уровня переработки нефтиналичием функциональных подгрупп в группах;

— в группе показателей о клиентах — большим количеством клиентов и географической (территориальной) их принадлежностью;

— в группе временных параметров — разными временными интервалами и отчетными периодами;

— в группе показателей по видам оплаты и задолженности — разными по срокам периодами задолженности и разными видами оплаты труда.

База данных для данной концепции формируется и основывается на четырех основных иерархиях: иерархия нефтепродуктовиерархия клиентовиерархия временных параметровиерархия видов оплаты и задолженности. Обработка каждой учитываемой транзакции (операции) ведется по основным параметрам нефтепродуктов: категория нефтепродуктов (по иерархии) — объем отгрузкисумма отгрузкицена нефтепродуктов (средневзвешенная/ min/ max/ по регионам/ по партиям).

Центральное место концепции единой информационной системы отведено информации регионов и филиалов, расположенных в них, в которой присутствуют данные аналитического и оперативного учета по отгрузке нефтепродуктов, оплате, расчетам с покупателей, цены на нефтепродукты, а также система филиальной отчетности.

Для организаций оптово-розничной торговли нефтепродуктами особенно важно своевременное, а значит ежедневное поступление информации о реализации и поступлении товара, о его наличии, о движении денежных средств как на каждой АЗС, так и по филиалам.

Информационная система должна позволить консолидировать данные еженедельного мониторинга цен на рынке АЗС и объемные показатели рыночных продаж для принятия оперативных решений по изменению розничных отпускных цен на нефтепродукты инструмента для мониторинга и анализа деятельности эксплуатирующих организаций и поиска закономерностей. Такой инструмент, должен позволить удобно, наглядно и быстро обнаруживать определенные проблемы или вскрывать источники дополнительной прибыли в деятельности эксплуатирующих организаций. Мониторинг лучше проводить по стандартным разрезам — финансовому (объем продаж, измеренный через объем пролива, и оборачиваемость капитала), клиентскому, производственному и кадровому.

6. В работе предложены методические решения совершенствования документооборота для построения общей учетно-аналитической системы сегмента «закупки-продажи» нефтепродуктов. Для целей управления и контроля важно знать, сколько товаров уже отгружено или получено и на какую сумму в течение действия договора. К сожалению, регистры бухгалтерского учета не предусматривают анализ текущего договора купли-продажи. Информация о выполнении договоров закупки-продажи должна нести контрольно-справочную функцию. В бухгалтерском учете информация, обобщаемая для целей контроля и имеющая справочное значение, при этом не влияющая на баланс предприятия, фиксируется на забалансовых счетах. В работе предложено введение забалансовых счетов для фиксирования и контроля информации по договорам закупки и продажи нефтепродуктов. Для отражения информации на забалансовых счетах разработана форма карточек счетов 012 «Текущие договоры закупки» и 013 «Текущие договоры продаж» .

7. Содержание внутренней отчетности для предприятий, имеющих широкую филиальную сеть, определяется спецификой работы самих филиалов, а также функциональными задачами управления в сегменте «закупки-продажи» нефтепродуктов.

В работе предложена пошаговая методика оценки деятельности филиалов, которая позволяет важнейшие результаты этой оценки включить в состав внутренней отчетности, формируемой для управления в сегменте «закупки-продажи» нефтепродуктов. Считаем, что к формам отчетности следует отнести следующие:

— рейтинговая оценка деятельности филиалов, позволяющая ранжировать их;

— отчет об отклонениях оценочных показателей филиала от «эталонного» ;

— отчет о результатах SWOT-анализа;

— отчет о выполнении плана розничной реализации ГСМ;

— отчет о реализации мелким оптом.

Кроме перечисленных форм-отчетов, в состав внутренней отчетности должны быть включены накопительные данные по ежедневным оперативным сводкам об отгрузке нефтепродуктов на внутреннем рынке.

Такой подход позволит оперативно информировать менеджеров филиалов и руководство головного предприятия о реализации управленческих решений и состоянии деятельности в сегменте «закупки-продажи» нефтепродуктов. Безусловно, для создания стабильной системы внутренней отчетности необходим график ее составления, ответственные исполнители и постоянный контроль за выполнением принятых решений на основе предложенных форм отчетности. Периодичность составления такой отчетности может быть установлена любая: от 1 дня до подекадного и месячного исполнения.

Методика оценки работы филиала построена по данным внутренней отчетности на основе учетно-аналитической информации по процессу «закупки-продажи» нефтепродуктов. Оценка проводится поэтапно, расчеты выполнены на примере управляющей компании рознично-сбытовой сети ОАО «Татнефть» ООО «ООО «Татнефть-АЗС Центр» .

8. Методика анализа отчетности организации торговли нефтепродуктами, имеющих филиальную сеть, в которую включены:

1 — анализ конечных финансовых результатов: товарооборот, валовая маржа, доход от основной деятельности, маржинальный доход, валовая и чистая прибыль, показатели рентабельности;

2 — анализ ресурсного потенциала: величина и структура совокупных активов;

3 — анализ источников финансирования: величина и структура совокупных пассивов, основное внимание должно уделяться показателям «собственные средства в совокупных пассивах» и «коммерческие кредиты и кредиторская задолженность в краткосрочных обязательствах» ;

4 — финансовая устойчивость: чистый оборотный капитал, ликвидность, финансовая маневренность.

Проведенные результаты исследования являются определенным вкладом в развитие теории и практики обеспечения учетно-аналитического обеспечения единой информационной системы предприятия. Основные положения данной работы могут служить базой для совершенствования содержания и постановки методики преподавания при изучении дисциплин: бухгалтерский (финансовый) учет, экономический анализ.