Разработка методических основ оценки системы управленческого контроля строительного предприятия и возможности ее совершенствования

Интерес к вопросам управления бизнесом, предприятиями, организациями постоянно удерживается на высоком уровне. В современных условиях функционирования предприятий формирование рациональной системы управленческого контроля, которая способна реализовать стратегические и оперативные цели, становится одним из главных факторов их успешного существования и развития. Современные организации, действующие в сложной, нестабильной экономической среде с высоким уровнем ее неопределенности, должны непрерывно изменяться. Умение осуществлять необходимые изменения, перестраиваться, адаптироваться является сегодня важнейшей характеристикой, обеспечивающей конкурентоспособность и успешное развитие в долговременной перспективе.

В настоящее время предприятия недостаточно уделяют внимание проблемам проведения контроля, несмотря на то, что он является неотъемлемым элементом становления эффективного менеджмента на предприятии, который отражает успешную управленческую деятельность, направленную на поиск решений, помогающих организации выжить в динамично меняющейся среде в условиях конкуренции.

Постоянное повышение интереса к контрольной деятельности обусловлено тем, что руководство должно не только своевременно ставить цели, но и фиксировать достижение каждой цели, что осуществляется с помощью контроля.

Весомый вклад в решение рассматриваемой проблемы внесли ученые Баканов М. И, Большаков А. С., Бурцев В. В., Бусыгин А. В., Герчикова И. Н., Контдраков Н. П., Кочерин Е. А., Ходеев Ф. П., Шкарабан С. И., Шпиг А. А., Хикс Г., Риггс Дж., Пош Г., Экенркамф К., Мескон М. Х., Дафт Р. Л., Рон Колман, Гил Барри, Пако Ф., Мэргант К.

Проанализированные научные работы имеют большое теоретическое и практическое значение. Однако вопросы оценки системы управленческого контроля и возможностей ее совершенствования остаются мало изученными. Это и определило актуальность исследования как в теоретическом, так и в практическом аспекте.

Целью диссертационной работы явилось обобщение теоретических исследований, разработка методического и организационного подходов к оценке системы управленческого контроля на строительном предприятии и ее совершенствованию.

Достижение поставленной цели обеспечивается решением комплекса взаимосвязанных задач: обобщить и проанализировать научные работы, посвященные вопросам организации проведения контроля на предприятииобозначить контур управленческого контроля с учетом целей, масштабов и предмета контрольной деятельностиуточнить понятия управленческого контроля и системы управленческого контроляразработать методический подход к оценке системы управленческого контроля строительного предприятияпредложить схему декомпозиции процесса оценки эффективности системы управленческого контроля строительного предприятияисследовать систему управленческого контроля на строительных предприятиях отдельной территориальной зоны и оценить эффективность ее функционированиясформировать и обосновать организационный подход по совершенствованию системы управленческого контроля строительного предприятия.

Объект исследования — система управленческого контроля строительного предприятия.

Предмет исследования — механизм оценки системы управленческого контроля строительного предприятия, обеспечивающий его эффективное функционирование.

Теоретической и методологической основой исследования послужили отечественные и зарубежные публикации по исследуемой и смежным проблемам, методические материалы, примеры и схемы из деловой практики отечественных предприятий.

Исследование проводилось на основе применения методов системно-структурного, экономического, логического анализа, сравнения и обобщения. Научная новизна характеризуется следующими положениями: предложены определения понятий «управленческого контроля» и «системы управленческого контроля», обозначен контур управленческого контроляразработан методический подход, позволяющий оценить систему управленческого контроля строительного предприятияпредложена схема декомпозиции процесса оценки эффективности системы управленческого контроля строительного предприятияобследована и оценена эффективность системы управленческого контроля строительных предприятий г. Тюменисформирован и обоснован организационный подход по совершенствованию контрольной деятельности строительного предприятия.

Практическая значимость работы заключается в возможности использования руководителями предприятия рекомендаций и практических положений диссертационного исследования. Полученные автором научные результаты могут быть применены при оценке и совершенствовании системы управленческого контроля на предприятиях строительной отрасли и других отраслей народного хозяйства.

Реализация и апробация результатов работы. Основные положения и результаты диссертационного исследования докладывались на Девятой Международной Конференции молодых ученых-экономистов «Предпринимательство и реформы в России» в Санкт-Петербургском Государственном Университете в 2003 гна 3-й научно-практической конференции молодых ученых, аспирантов и соискателей Тюменской архитектурно-строительной академии в 2003 гна международной научно-практической конференции в 2004 г. в г. Челябинскена II Международной научно-практической конференции в г. Пенза, 2004 г.

Публикации. Основные положения диссертационного исследования опубликованы в 6-ти работах общим объемом 2,8 п.л.

Структура работы. Диссертация состоит из введения, трех глав, заключения, библиографии и приложений. Объем работы 164 страницы машинописного текста. Библиография включает 127 литературных источников.

Делая выводы из вышесказанного, можно представить следующие рекомендации как избежать негативного воздействия контроля на поведение людей: 1. Устанавливать осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками. Люди должны чувствовать, что стандарты, используемые для оценки их деятельности, действительно достаточно полно и объективно отражают их работу. Кроме того, они должны понимать, чем и как они помогают своей организации в достижении ее интегральных целей. Если же сотрудники видят, что установленные стандарты контроля не полны и не объективны, то они могут игнорировать их и сознательно нарушать, или же будут испытывать усталость и разочарование. Менеджеры должны также стремиться к тому, чтобы установленные ими стандарты были бы искренне восприняты и одобрены теми людьми, чью деятельность они будут определять.

2. Устанавливать двустороннее общение. Если у подчиненного возникают какие-либо проблемы с системой контроля, то у него должна быть возможность открыто обсудить их, не опасаясь, что руководство обидится на это. Подобное общение должно увеличивать вероятность того, что работники точно поймут истинную цель контроля и помогут установить скрытые упущения в системе контроля, неочевидные для ее создателей из высшего руководства фирмы.

3. Избегать чрезмерного контроля. Руководство не должно перегружать своих подчиненных многочисленными формами контроля, иначе это будет поглощать все их внимание, и приведет к полному беспорядку и краху. Кроме того, руководители не должны проверять работу чаще и тщательнее, чем это необходимо. Иначе, по понятным причинам, это может просто раздражать.

4. Устанавливать жесткие, но достижимые стандарты. При разработке мер контроля важно принять во внимание мотивацию. Четкий и ясный стандарт часто создает мотивацию уже тем, что точно говорит работникам, чего же ждет от них организация. Однако согласно мотивационной теории ожидания можно мотивировать людей на работу для достижения только тех целей, которые они склонны считать реальными. Таким образом, если стандарт воспринимается как, нереальный или несправедливо высокий, то он может разрушить мотивы работников. Аналогично, если стандарт установлен на столь низком уровне, что достичь его не составляет никакого труда, это обстоятельство может оказывать демотивирующее воздействие на людей с высоким уровнем потребностей в достижении высоких результатов. Хороший менеджер чувствует разницу в потребностях и возможностях подчиненных и устанавливает стандарты с учетом этих различий.

5. Вознаграждать за достижение стандарта. Если руководство организации хочет, чтобы сотрудники были мотивированы на полную самоотдачу в интересах организации, оно должно справедливо вознаграждать их за достижение установленных стандартов результативности. Согласно теории ожидания существует четкая взаимосвязь между результативностью и вознаграждением. Если работники не ощущают такой связи или чувствуют, что вознаграждение несправедливо, то их производительность в будущем может упасть.

Таким образом, в третьей главе диссертационной работы проведено комплексное исследование системы управленческого контроля строительных предприятий г. Тюмени, оценена эффективность ее функционирования, предложены рекомендации по совершенствованию.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

.

Являясь неотъемлемой частью процесса управления, контроль имеет многоплановое значение. В деятельности любого предприятия контроль занимает важное место в системе управления. При изучении теоретических аспектов организации контрольной деятельности предприятия, автором отмечены различные трактовки понятия контроля и выяснено, что о значении в управлении контроля нет единства мнений. Некоторые ученые объединяют контроль с экономическим анализом, другие — с учетом, третьи — не включают контроль в состав функций управления вообще, но большинство ученых рассматривают контроль как обособленную функцию управления, с чем согласен и автор исследования.

Выявлено, что контроль является своеобразным компонентом управления организацией, связывающим другие функции управления в единое целое. В результате контроль в системе управления предприятием выступает в качестве фактора или действия, обеспечивающего увязку текущей и перспективной деятельности. Это обстоятельство в свою очередь требует рассматривать контроль не только как функцию управления, но и в более широком плане — как процесс. В этой связи в работе были рассмотрены различные подходы к организации процесса контроля на предприятии. Проведенное автором исследование показало, что все подходы к организации процесса контроля можно разделить на традиционный и расширенный.

Традиционный подход предполагает наличие четырех этапов: установление нормативных показателей, измерение фактических результатов, сравнение результатов с нормативами, обратная связь. Этой схемы придерживаются такие ученые, как Дафт, Ходеев, Бурцев и др.

Расширенный подход, предложенный Бусыгиным А. В., предполагает разделение процесса контроля на два основных направление: контроль реагирования, по сути схожий с традиционным подходом, и контроль корректирования, предполагающий приведение в соответствие реальных результатов производственной деятельности с ожидаемым уровнем.

Для объективной и полной картины в работе были изложены основные принципы и требования, предъявляемые к организации контроля на предприятии в современных условиях и определяющие характер и содержание контрольной деятельности, а также доказана их необходимость для успешного осуществления функции контроля.

Полноту и точность комплексной природы контрольной деятельности в диссертации отражают теоретические материалы по изучению видов контроля в соответствие со следующими признаками: цели, предметная область, масштабы и формы контроля. Переход работы современной организации в условия рыночной экономики меняет актуальность и роль контроля, отодвигая на задний план внешний контроль и увеличивая значимость внутреннего контроля. В этой связи, система контроля должна быть построена на принципах самоуправления, саморегулирования и самоконтроля. В работе автором подчеркивается, что одним из ключевых составляющих внутреннего контроля является самоконтроль, который оказывает благоприятное воздействие на морально-психологический климат коллектива, повышает эффективность принятия управленческих решений и устраняет негативные последствия контроля со стороны руководителя.

Данные аспекты исследования определили роль и место управленческого контроля в системе контрольной деятельности. На основе чего было проработано понятие управленческого контроля и предложено авторское определение, поставлены цели и задачи, выделены объекты и субъекты управленческого контроля.

Управленческий контроль — это обособленная функция управления предприятием, которая обеспечивает эффективность достижения поставленных стратегических и оперативных целей, принятие рациональных управленческих решений в процессе организации, координирования и регулирования производственных задач, предназначенная для внутреннего пользования менеджерами предприятия, включающая принципы самоконтроля.

Целью управленческого контроля является информационное обеспечение системы управления для получения возможности принятия эффективных решений.

Основной задачей управленческого контроля является выявление причин отклонений в работе организации на уровне отдельных операций и процессов.

В качестве субъекта управленческого контроля выступает управленческий персонал, в качестве объектов выступают различные области деятельности управленческого персонала.

Результатом теоретических исследований явилось уточнение понятия «системы управленческого контроля». Система управленческого контроля — это совокупность упорядоченных действий, приемов, методов, используемых в процессе взаимодействия руководителей и специалистов для отслеживания фактического состояния дел и своевременного реагирования на отклонения от норм, способствующая достижению и реализации поставленных целей.

Развивая теоретические основы контроля в обозначенном направлении, диссертантом сформирован контур управленческого контроля. Контур обозначает границы управленческого контроля по следующим направлениям: цель контроля — стратегический или оперативный, форма контроля — внутренний, масштаб контроля — выборочный или полный. Во всех направлениях контура присутствуют элементы самоконтроля.

Изучение подходов к процессу контроля, видов контроля, построение контура системы управленческого контроля позволило автору сформировать механизм оценки эффективности системы контроля на строительном предприятии. По нашему мнению, методический подход заключается в реализации следующих блоков:

• блок функционирования системы управленческого контроля;

• блок оценки системы управленческого контроля;

• блок совершенствования системы управленческого контроля.

Первый блок включает изучение основ формирования и функционирования системы управленческого контроля строительного предприятия. Система управленческого контроля закрепляет порядок проведения управленческого контроля: круг работников, участвующих в формировании того или иного показателя или его качественной характеристики, основы взаимоотношений работников по формированию управленческой информации, их права, обязанности и ответственность, связь результатов контроля с оценкой деятельности работников. В рамках данного блока выделяются основные направления деятельности функциональных подразделений предприятия, с целью более подробного изучения на их примере отраслевых особенностей и наиболее полного учета их в системах управления подразделениями, разрабатывается система контролируемых показателей по основным направлениям системы контроля, делегируются полномочия по планированию, контролю и анализу.

Второй блок включает четыре этапа:

На первом этапе выбирается и обосновывается вид, форма и способ проведения управленческого обследования для оценки системы управленческого контроля.

Второй этап заключается в сборе первичной информации о системе управленческого контроля на существующем предприятии.

Третий этап, разработанного автором подхода включает обработку и анализ полученной в ходе анкетирования собранной информации, определение ее надежности.

Четвертый этап содержит оценку эффективности действующей на строительном предприятии системы управленческого контроля. Автором предложена схема декомпозиции процесса оценки эффективности функционирования системы управленческого контроля. Суть предложенного метода сводится к расчету комплексного интегрального показателя оценки эффективности системы управленческого контроля строительного предприятия, базирующегося на определении показателей оценки эффективности системы управленческого контроля на уровне функциональных подразделений.

Величины показателей могут колебаться в пределах от ноля до единицы и должны стремиться к единице. В случае, когда интегральный показатель равен единице, система контроля на исследуемом предприятии функционирует идеально, комплексно охватывая как все контролируемые показатели, так и все контролируемые вопросы, иначе необходимо выявить имеющиеся недостатки анализируемой системы управленческого контроля и принять решения о ее дальнейшем совершенствовании.

Основным преимуществом предлагаемой методики является простота ее применения и расчета.

Третий блок методического подхода к оценке системы управленческого контроля строительного предприятия включает совершенствование системы управленческого контроля, основанное на разработке рекомендаций и мероприятий по совершенствованию и оценке их эффективности. Усовершенствованная система должна охватывать все направления деятельности всех функциональных подразделений в разные временные промежутки с использованием различных групп контрольных показателей.

В диссертационной работе автором были рассмотрены основные методы и подходы к определению экономической эффективности системы управления и выбран вариант оценки экономической эффективности мероприятий по совершенствованию системы управленческого контроля строительного предприятия.

Анализ существующих методов оценки экономической эффективности системы управления показал, что в значительной степени эффективность управления определяется эффективностью производства в целом. В этой связи, оценку мероприятий по совершенствованию системы управленческого контроля предлагается проводить по существующим методикам определения эффективности строительного производства. Проведение комплекса мероприятий по совершенствованию системы управленческого контроля строительного предприятия, должно сказаться на величине его прибыли. Безусловно, наиболее эффективной будет такая система управленческого контроля, которая обеспечит получение максимальной массы прибыли от всех видов деятельности фирмы и потребует для своего содержания определенной заданной величины средств.

Опираясь на методический инструментарий в практической части диссертационного исследования, автором проведено управленческое обследование системы управленческого контроля на строительных предприятиях г. Тюмени.

Согласно разработанному методическому подходу к оценке системы управленческого контроля строительного предприятия определен метод управленческого обследования, инструмент и способы связи с аудиторией.

Структура строительных предприятий имеет многоуровневую систему управления (большое количество подразделений, участков, служб, отделов и т. п.), что обуславливает наличие большого потока информации, часто не скоординированного между деятельностью управленческого персонала. Для устранения этого недостатка в работе предлагается агрегирование контрольной деятельности по функциональным подразделениям. Для чего автором было выделено шесть основных областей деятельности: строительство, финансы, экономика, снабжение, маркетинг, управление кадрами. Для каждой области деятельности были предложены группы показателей и вопросов, которые должны, по нашему мнению, контролироваться опрошенными главными специалистами предприятий.

Автором были разработаны анкеты, состоящие из двух частей: первая часть для руководителей предприятий и главных специалистов, а вторая частьтолько для руководителей (специалистов) структурных подразделений, в зависимости от области его деятельности. Перечень представленных в анкете контролируемых показателей и вопросов опрошенные имели возможность дополнить, расширить или, наоборот, сократить.

В качестве целевых ориентиров было выбрано десять основных направлений управленческого обследования, позволяющих оценить систему управленческого контроля строительных предприятий: масштаб управляемостизатраты времени на контроль в зависимости от количества подчиненныхстепень самоконтроля у подчиненныхэффективность и достоверность обратной связиспособы передачи и хранения информацииконтролируемые области и вопросырегулярность контрольной деятельностичастота контрольной деятельностиосновы выбора объектов и охват контролявыявление и оценка отклонений.

Результаты управленческого обследования сводились в специально разработанные автором таблицы.

По результатам практического исследования автором сформирован сбалансированный перечень показателей контрольной деятельности управленческого персонала строительного предприятия.

При формировании данного перечня учитывались следующие принципы:

• полноты охвата контрольной деятельности, позволяющего определить какой уровень управления занимается контрольной деятельностью, через какой промежуток времени повторяется периодичность данного контроля;

• агрегирования, то есть выделение конкретных показателей, контролирующих необходимую обстановку дел в рамках строительного предприятия по определенному направлению деятельности, на данный момент времени;

• управляемости, то есть, предложено сокращение номинального количества контролируемых показателей для высшего уровня управления одновременно с повышением их информативной насыщенности.

В соответствии со схемой декомпозиции процесса управленческого контроля строительного предприятия проведена оценка эффективности системы управленческого контроля. Оценка системы управленческого контроля состоял, а из двух основных частей. Во — первых, выяснили и проанализировали, как сами опрошенные специалисты оценивают систему контроля, действующую на их предприятиях, и непосредственно свою контрольную деятельность. Вовторых, дали внешнюю оценку уровня эффективности системы управленческого контроля на обследованных предприятиях.

На основании полученных в диссертации результатов сделано заключение о недостаточно эффективном функционировании системы управленческого контроля на строительных предприятиях г. Тюмени.

Для устранения ряда негативных сторон работы системы управленческого контроля, автором предложен организационный подход по совершенствованию контрольной деятельности строительных предприятий, в рамках которого предложены практические рекомендации.

В случае возникновения необходимости совершенствования системы управленческого контроля следует:

• Пересмотреть оперативные планы работы каждого функционального подразделения предприятия с целью выявления заниженных или недостижимых планов.

• Установить или выбрать для каждого функционального подразделения реальные нормы и стандарты по срокам, качеству и стоимости контролируемых действий.

• Совершенствовать имеющиеся или разработать новые формы и методики ведения внутренней отчетности каждого функционального подразделения с целью уточнения: перечня показателей и вопросов, подлежащих контролючастоты расчета контролируемых показателейрегулярности осуществления контрольной деятельностиобъема и достоверности управленческой информацииосновных источников входящей информации, необходимой руководителям.

• Оценить результаты работы каждого функционального подразделения по использованию предложенных методов и форм.

• Последующие действия имеют два возможных направления: если результаты деятельности соответствуют установленным нормам, то необходимость изменений отсутствует, если не соответствуют, то предпринимаются корректирующие действия по устранению негативных отклонений.

Создание четкой системы управленческого контроля повысит эффективность управления, и будет способствовать достижению поставленных целей строительного предприятия.