Автоматизация заполнения документа

Министерство образования Нижегородской области государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования

«Арзамасский коммерческо-технический техникум»

Курсовой проект по специальности 230 401 Информационные системы (по отраслям) на тему: «Автоматизация заполнения документа»

Работу выполнил студент 3 курса группы 12−03 ИС Морозов Денис г. Арзамас 2015 г.

1. Теоретическая часть

1.1 Автоматизация заполнения документа

1.2 Описание предметной области

2. Практическая часть

2.1 Анализ технического задания

2.2 Концептуальная модель предметной области

2.3 Обоснование выбора программного обеспечения

2.4 Описание работы программы Заключение Список литературы Приложение 1. Программный код

Введение

В наше время, которое называют веком информационных технологий, особое значение во всех сферах человеческой деятельности играет информация. Все большее внимание уделяется информированности о том или ином объекте, будь это крупная фирма или человек. Без полной информации практически невозможно решать серьезные задачи, добиваться реализации своей цели.

Цель автоматизация учета кадров позволяет решить следующие проблемы:

— исключить ошибки при неправильном вводе,

— исключить ошибки при подведении итогов,

— исключить задержки при обработке данных.

— свести к минимуму документы на бумажных носителях и др.

При грамотном использовании программного обеспечения можно свести документооборот к минимуму, уменьшить количество промежуточной документации.

Таким образом, можно сделать вывод, что тема данной курсовой работы является весьма актуальной в настоящее время.

Целью данной курсовой работы является рассмотрение эффективности от использования автоматизации на примере задания на разработку приложения для автоматизированного заполнения квитанции.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие основные задачи:

— разработать кодификатор и классификатор;

— разработать входные и выходные документы;

— разработать алгоритм программного обеспечения.

1. Теоретическая часть

1.1 Автоматизация заполнения документа В настоящее время невозможно представить работу практически любых видов деятельности без автоматизации. Она необходима для ускорения сложных операций, в том числе расчетов. Автоматизация исключает человеческий фактор, позволяет контролировать выполнение трудовых функций всего предприятия.

" Автоматизация — одно из направлений научно-технического прогресса"

Цель любой автоматизации — повышение производительности каких-либо процессов.

Цель автоматизации системы управления — повышение эффективности управления для скорейшего достижения целевых показателей.

Суть автоматизации — это применение технических средств и экономико-математических методов и систем управления, которые уменьшают участие человека в процессах получения, преобразования, передачи и использования информации, материалов и энергии.

Исходя из определения сути автоматизации можно выделить ее три основные составные части:

· Методика регистрации информации

· Архитектура и структура информации

· Аппаратное обеспечение При помощи автоматизации часто стараются разрешить такие проблемы бизнеса, как, например:

· задержки в бизнес-процессах

· противоречия «на стыках» между подразделениями

· медленная и трудная адаптация предприятия к изменениям (внутренним, внешним)

· потеря контроля за оперативными процессами из-за слияний и поглощений

· неэффективные коммуникации между сотрудниками

· оперативное и контролируемое взаимодействие с партнерами

Но если не учитывать трехкомпонентность автоматизации, понимать ее упрощенно и не уделять должного внимания методическим вопросам, решить проблемы только покупкой новой программы, увы!, не удастся!

Автоматизация в подавляющем большинстве случаев, требует комплексного, системного подхода к решению поставленных перед ней задач. Поэтому решения этих задач обычно называются системами, например:

· автоматизированная система управления (АСУ);

· система автоматизации проектных работ (САПР);

· автоматизированная система управления технологическим процессом (АСУ ТП).

1.2 Описание предметной области Для обеспечения бесперебойной работы автомобильного транспорта необходимо не только повседневное наблюдение за его состоянием в процессе эксплуатации (смазка, осмотр и т. п.), но и периодическое проведение ремонта Техническое обслуживание является профилактическим мероприятием, проводимым принудительно в плановом порядке через определенные пробеги или время работы подвижного состава. Периодичность технического обслуживания устанавливается по фактически выполненному пробегу в километрах с учетом условий эксплуатации. Для каждой категории условий эксплуатации наибольшая периодичность технического обслуживания принята для легковых автомобилей, затем — автобусов и грузовых автомобилей.

Ремонт подвижного состава автомобильного транспорта предназначен для регламентированного восстановления и поддержания работоспособности автомобилей и прицепов, устранения отказов и неисправностей, возникших в работе или выявленных при техническом обслуживании. Ремонтные работы выполняют как по потребности (после появления соответствующего отказа или неисправности), так и по плану через определенный пробег или время работы подвижного состава.

Процесс оказания автосервисных услуг состоит из трех взаимосвязанных элементов:

· прием заказов на услуги от населения;

· выполнение заказов;

· реализация услуг.

Прием заказов от населения — это начальная стадия процесса оказания услуги. Он включает определение состава услуги. При этом на данной стадии выполняется ряд операций технологического характера, которые в значительной степени влияют на весь дальнейший процесс производства (например: выявление дефектов автотранспорта подлежащего ремонту).

Следующая стадия оказания услуг — непосредственное производство, организация которого в значительной степени определяется характером выполняемых услуг.

Заключительная стадия процесса оказания автосервисных услуг — реализация заказов, т. е. доведение услуг до потребителя. Одной из особенностей, присущих предприятиям сферы обслуживания, является то обстоятельство, что они имеют непосредственный контакт с потребителем при оказании услуг, т. е. в процессе своей деятельности осуществляют не только производственные, но и торговые функции.

Взаимоотношения предприятий автосервиса, оказывающих платные услуги, и заказчиков в процессе их обслуживания, регулируются правилами предоставления услуг, которые определяют порядок приема и оформления заказов, исполнения заказов, расчетов с заказчиками, а также имущественную ответственность как предприятия, так и заказчика.

Заказы на платные услуги оформляются как специальными первичными документами, так и путем выдачи жетонов, талонов, кассовых чеков, расписок и т. д.

Разработанная информационная система должна давать возможность выдачи документа о видах оказанных слуг, а также обеспечивать диалоговые средства ввода, редактирования.

Входными данными должны быть:

— по видам работ — наименование работы, работник, выполняемый данный вид ремонта;

Выходными данными должны быть:

— сформированный счет, за оказанный ремонт.

автоматизация программа delphi

2. Практическая часть

2.1 Анализ технического задания

Название и назначение разрабатываемой программы Представленная программа «автоматизация заполнения документа» является автоматизированной информационной системой, которая предназначена для обработки информации о проделанной работе, так же для формирования документа.

Основание для разработки Основанием для разработки является задание на курсовой проект на тему «Автоматизация заполнения документа».

Цели создания системы

Автоматизированная система призвана:

- обеспечить удобным инструментом заполнения документа;

— обеспечить вывод необходимой информации в виде отчетов.

Характеристика объекта автоматизации

Первичным документом в данной работе будет являться квитанция, по которой осуществляется деятельность данной организации. Справка будет содержать сведения, такие как: цена, работник, заказчик.

Функциональные требования к программе

В реализуемой программе должны выполняться следующие требования:

— формирование отчета по проделанной работе;

— печать документа;

— программа должна обладать понятным интерфейсом и относительной простотой работы с ней.

Требования по надежности Программа не должна приводить к нарушению работы операционной системы или других приложений. Программа должна работать без сбоев.

2.2 Концептуальная модель предметной области Разработка приложения — это сложный процесс, который. Для того чтобы создать качественное приложение необходимо понимать, какие процессы в ней должны происходить и что от нас хочет Заказчик.

Для формирования такого понимания удобно использовать логическую модель предметной области.

Логическая модель данных является начальным прототипом будущей базы данных. Она строится в терминах информационных единиц Логическая модель описывает понятия предметной области, их взаимосвязь, а также ограничения на данные, налагаемые предметной областью.

Взаимоотношения между сущностями иллюстрируется с помощью связей. Правила и ограничения взаимоотношений описываются с помощью свойств и связей. Обычно связи определяют либо зависимости между сущностями, либо влияние одной сущности на другую.

Основные требования к содержанию модели:

1. Логическая модель должна отображать все сущности и связи, значимые для той цели, ради которой мы ее рисуем.

2. Все объекты модели (и сущности, и связи) должны быть именованы. Именование сущностей и связей должно выполняться в терминах предметной области.

3. Для связей должна быть указана кратность (один — многие).

4. Для каждой связи должно быть указано направление чтения.

На схеме 1 представлен общий алгоритм работы приложения:

В программе реализуются следующие операции:

— возможность заполнения шаблона документа.

— при нажатии на кнопки должен производиться ввод данных в шаблон, а так же вывод на печать документа.

Схема 1.

2.3 Обоснование выбора программного обеспечения Для разработки приложений можно использовать различные средства и среды программирования. Каждая из таких сред программирования имеет свои преимущества и недостатки. Многие из них облегчают работу программиста тем, что некоторую часть кода прописывает сама среда. В большинстве из них есть обширное количество графических компонентов, которые легки в использований. Для разработки данной программы использовалась среда программирования Borland Delphi 7, а также пакет Microsoft Office 2007.

Delphi7 обладает мощными средствами для разработки различных приложений, а также для приложений управляющих базами данных. Для доступа к данным используются различные механизмы как на основе собственного процессора баз данных BDE, так и на основе ADO, поддерживаемой Microsoft.

Одно из основных отличий Delphi от других похожих инструментов визуальной разработки приложений заключается в наличии действительно быстрого, эффективного компилятора. Компилятор выдает не только сообщение о ошибках, но и огромное количество предупреждений и подсказок, которые позволяют создавать более ясный код. Важным достоинством является также выдача одновременно нескольких сообщений об ошибках, что позволяет быстрее исправлять их.

Delphi позволяет создавать программу, вложив максимум сил и умения в ее рабочую часть, и всячески помогает вам в той области, где не имеет конкурентов, — в области создания пользовательского интерфейса. Потратив некоторое время на обучение работе Delphi, вы сможете легко и просто создавать пользовательские интерфейсы, не сравнимые ни с какими другими, созданные с помощью традиционного инструментария. Более того, они будут не просто элегантны, но при необходимости будут обладать «изюминкой» в виде разработанных вами новых управляющих элементов, что не займет у вас много сил и времени с таким помощником, как Delphi.

Благодаря объектно-ориентированной природе Delphi вы можете создавать свои компоненты не только с нуля, но и используя богатый набор имеющихся компонентов. Помимо создания новых компонентов, расширяемость Delphi включает также возможность интегрирования в среду Delphi целых подпрограмм, называемых экспертами. Expert Interface позволяет вам дополнять среду своими пунктами меню и диалоговыми окнами для расширения ее функциональности.

Но основным преимуществом Delphi является его среда программирования с визуальным конструктором программ. Эта среда (вместе с объектной библиотекой VCL) позволяет эффективно программировать под MS Windows, не отвлекаясь на выяснение всех деталей Win API, а работать над логикой программы.

С точки зрения профессионального программиста не менее важно то, что Delphi обладает высокоразвитыми средствами для работы с базами данных. Базы данных позволяют эффективно управлять информацией. Delphi позволяет эффективно создавать приложения, работающие с базами данных.

Преимущества данного языка пред другими:

1. Улучшенная отладка Ваших программ. Интегрированный отладчик Delphi имеет много полезных свойств.

2. Высокоскоростной компилятор позволяет быстро и без проблем перевести Ваши программы в машинный код. Компилятор, встроенный в Delphi является на данный момент самым быстрым в мире.

3. Визуальное построение приложений позволяет быстро и качественно создать интерфейс Вашей программы.

4. Простые и функциональные способы построения баз данных (БД).

5. Разработчик программ может самостоятельно строить объекты для Delphi. Это очень полезно для составления уникальных приложений.

Прежде всего Delphi предназначен для профессиональных разработчиков, желающих очень быстро разрабатывать приложения в архитектуре клиент-сервер. Delphi производит небольшие по размерам высокоэффективные исполняемые модули (.exe и .dll), поэтому в Delphi должны быть, прежде всего, заинтересованы те, кто разрабатывает продукты на продажу. С другой стороны небольшие по размерам и быстро исполняемые модули означают, что требования к клиентским рабочим местам существенно снижаются — это имеет немаловажное значение и для конечных пользователей.

Преимущества Delphi по сравнению с аналогичными программными продуктами.

— быстрота разработки приложения (RAD);

— высокая производительность разработанного приложения;

— низкие требования разработанного приложения к ресурсам компьютера;

— наращиваемость за счет встраивания новых компонент и инструментов в среду Delphi;

— возможность разработки новых компонентов и инструментов собственными средствами Delphi (существующие компоненты и инструменты доступны в исходных кодах);

— удачная проработка иерархии объектов.

Система программирования Delphi рассчитана на программирование различных приложений и предоставляет большое количество компонентов для этого. К тому же работодателей интересует, прежде всего, скорость и качество создания программ, а эти характеристики может обеспечить только среда визуального проектирования, способная взять на себя значительные объемы рутинной работы по подготовке приложений, а также согласовать деятельность группы постановщиков, кодировщиков, тестеров и технических писателей. Возможности Delphi полностью отвечают подобным требованиям и подходят для создания систем любой сложности.

Рис1. Среда разработки визуальных приложений Так же для вывода данных удобно использовать пакет Microsoft Office.

Microsoft Office — офисный пакет приложений, созданных корпорацией Microsoft для операционных систем Microsoft Windows, Apple Mac OS X. В состав этого пакета входит программное обеспечение для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и др. Microsoft Office является сервером OLE объектов и его функции могут использоваться другими приложениями, а также самими приложениями Microsoft Office. Поддерживает скрипты и макросы, написанные на VBA.

Рассмотрим два компонента Microsoft Office, такие как Excelи Access.

За последние годы произошли значительные изменения бизнес среды. Если еще 5−7 лет назад только передовой бизнес внедрял бюджетное управление, то к настоящему времени элементы бюджетирования стали составной частью менеджмента многих российских предприятий. Необходимо отметить интересный феномен: первые системы бюджетирования на платформе MS Excel активно эксплуатируются и в настоящее время без значительных изменений.

Причин использования MS Excel для автоматизации бюджетирования на предприятии множество. MS Excel — многофункциональное и доступное средство обработки информации, с которым хорошо знакомы сотрудники финансово-экономической службы. Данная программа позволяет вводить любые формулы и использовать функции, строить взаимосвязи и прогнозы, графически и наглядно представлять полученные данные. Новые обновления и версии офисного пакета также открывают дополнительные возможности улучшения системы.

MS Excel представляет широкий диапазон средств для анализа статистических данных и прогнозирования будущих событий. Встроенные статистические функции (СуммЕсли, Тенденция, Предсказ, Рост и многие другие) упрощают громоздкий механизм вычислений, выполнение анализа и получение прогнозных значений. Например, возможно планировать объемы продаж, опираясь на данные за прошедшие периоды с применением регрессионного анализа.

Моделирование ситуации и оценка полученных результатов могут быть осуществлены посредством эффективного инструмента — Диспетчера сценариев. Применение которого в рамках формирования небольшого бюджета позволяет создавать несколько сценариев для одной модели «что-если», распределять задачу моделирования между несколькими участниками и объединять результаты в общий отчет.

Для работы со списками и массивами информации существуют специальные функции в библиотеке функций, которые помогают извлекать из электронной таблицы данные с целью их дальнейшего преобразования в формулах. Примером может послужить создание единого прейскуранта цен на продукцию и дальнейшее его использование для расчета в стоимостном выражении бюджета продаж. Наиболее применяемыми из них являются ВПР, Выбор, Просмотр.

К преимуществам электронных таблиц относится возможность импорта информации — получение внешних данных из других источников с использованием мастера подключения или мастера запросов, что существенно облегчает ввод данных на этапе создания бюджетной модели и проведения план-фактного анализа.

Бесспорно, MS Excel — мощное средство, но в действительности не весь потенциал его используется для автоматизации систем бюджетирования, и на практике создаются упрощенные модели планирования, для которых использование MS Excel является целесообразным. Эффективно применять MS Excel и для бюджетирования в части планирования, контроля и анализа денежных потоков. Однако, для средних и крупных производственных компаний, деятельность которых сложная многопараметрическая система, этого недостаточно. Особенности производственного процесса могут определять не всегда линейную систему взаимозависимости множества факторов, которые формируют финансово-экономические показатели.

2.4 Описание работы программы

Чтобы запустить программу необходимо запустить Project1.exe.

После запуска откроется главная форма программы.

На главной форме можно увидеть все компоненты, необходимые для работы программы.

До заполнения форма выглядит так:

Рис.3

В данную форму можно занести все необходимые данные.

Такой вид имеет справка после заполнения:

При нажатии на кнопку «Занести» появляется окно, которое предлагает занести наши данные в Microsoft Office Excel. Так же при нажатии на кнопку «Печать», справку можно распечатать.

Рис.4

В MS Excel до заполнения справка выглядит так:

Рис.5

После заполнения справка выглядит так:

Рис.6

Заключение

Современная жизнь немыслима без эффективного управления. Важной категорией являются системы обработки информации, от которых во многом зависит эффективность работы любого предприятия ли учреждения.

Ни для кого ни секрет, что с каждым годом объем информации, который приходится обрабатывать человеку, стремительно растет. Этот процесс неизбежно сказывается на ежедневной деятельности специалистов и от того, как организована в нем работа с массивом данных, зависит и качество, и скорость выполнения множества рутинных операций.

В работе были проанализирована необходимость использования информационных и коммуникационных технологий, описана предметная область, выявлена потребность в создании автозаполнения документа, обоснован выбор программного обеспечения, разработана программа в соответствии с требованиями технического задания.

Для создания проекта использовалась система программирования Delphi. Разработанная программа позволяет автоматизировать процесс заполнения документа с целью …

Преимуществами данной системы программирования:

— простота в оформлении;

— не требуется установки;

— простота в использовании;

Список используемых источников

1. Семакин И. Г. Основы алгоритмизации и программирования: учебник для студ.сред.проф.образования / И. Г. Семакин, А. П. Шестаков. — М.: Издательский центр «Академия», 2008. — 400 с.

2. Семакин И. Г., Шестаков А. П. Основы программирования: Учебник. — М.: Мастерство, 2009.

3. Баженова И. Delphi7: Самоучитель программиста. — М.: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2008.

4. «Опыт развития информационной культуры учителей средствами образовательных технологий» Т. С. Ильина, О. Н. Шилова.

5. Портал знаний.

6. Компьютерный информационный портал.

7. Уроки по Делфи

Приложение 1

Код программы

unit Unit1;

interface

uses

Windows, Messages, SysUtils, Variants, Classes, Graphics, Controls, Forms,

Dialogs, StdCtrls, ComObj, ComCtrls;

type

TForm1 = class (TForm)

Button1: TButton;

Edit2: TEdit;

DateTimePicker1: TDateTimePicker;

Button2: TButton;

Label1: TLabel;

Label2: TLabel;

Label3: TLabel;

Label4: TLabel;

Label5: TLabel;

Label6: TLabel;

Label7: TLabel;

Label8: TLabel;

Label9: TLabel;

Label10: TLabel;

Label11: TLabel;

Label12: TLabel;

Label13: TLabel;

Label14: TLabel;

Label15: TLabel;

Label16: TLabel;

Label17: TLabel;

Label18: TLabel;

Label19: TLabel;

Label20: TLabel;

Label21: TLabel;

Label22: TLabel;

Label23: TLabel;

Label24: TLabel;

Label25: TLabel;

Label26: TLabel;

Label27: TLabel;

Label28: TLabel;

Label29: TLabel;

Label30: TLabel;

Button3: TButton;

Label36: TLabel;

Label32: TLabel;

Label33: TLabel;

Label34: TLabel;

DateTimePicker2: TDateTimePicker;

Edit1: TEdit;

Label31: TLabel;

Edit3: TEdit;

Edit4: TEdit;

Label35: TLabel;

DateTimePicker3: TDateTimePicker;

Label37: TLabel;

Label38: TLabel;

Edit5: TEdit;

procedure FormActivate (Sender: TObject);

procedure Button1Click (Sender: TObject);

procedure Edit1Click (Sender: TObject);

procedure Edit2Click (Sender: TObject);

procedure Edit3Click (Sender: TObject);

procedure Button2Click (Sender: TObject);

procedure FormCreate (Sender: TObject);

private

{ Private declarations }

public

{ Public declarations }

end;

var

Form1: TForm1;

implementation

{$R *.dfm}

procedure TForm1. FormActivate (Sender: TObject);

begin

//Начальное состояние устанавливаемое при запуске программы

end;

procedure TForm1. Button1Click (Sender: TObject);

var

Excel:variant;

begin

Excel := CreateOleObject ('Excel.Application');

Excel.Workbooks.Open (GetCurrentDir () + '1.xlsx');

Excel.sheets.item['лист1']. activate;

Excel.Range['b3']:='';

Excel.Range['b11']:='';

Excel.Range['c9']:='';

Excel.Range['a11']:='';

Excel.Range['f3']:='';

Excel.Range['b9']:='';

Excel.Range['b7']:='';

Excel.Range['e7']:='';

//Excel.Range['f6']:=Combobox1.Items.Strings[ComboBox2.ItemIndex];

Excel.Range['B3']:=edit3.Text;

Excel.Range['B8']:=edit1.Text;

Excel.Range['F3']:=edit4.Text;

Excel.Range['C9']:=edit5.Text;

Excel.Range['B4']:=edit2.Text;

Excel.Range['E12']:=DateTimePicker1.date;

Excel.Range['B7']:=DateTimePicker2.date;

Excel.Range['E7']:=DateTimePicker3.date;

//Excel.Range['Dd1']:=label1.Caption;

//Excel.Columns.AutoFit;

Excel.save;

Excel.ActiveWorkbook.Close;

Excel.Application.Quit;

end;

procedure TForm1. Edit1Click (Sender: TObject);

begin

//edit1.clear;

end;

procedure TForm1. Edit2Click (Sender: TObject);

begin

//edit2.clear;

end;

procedure TForm1. Edit3Click (Sender: TObject);

begin

//edit3.clear;

end;

procedure TForm1. Button2Click (Sender: TObject);

var

Excel:variant;

begin

Excel := CreateOleObject ('Excel.Application');

Excel.Workbooks.Open (GetCurrentDir () + '1.xlsx');

Excel.sheets.item['лист1']. activate;

Excel.Worksheets.PrintOut;

Excel.ActiveWorkbook.Close;

Excel.Application.Quit;

end;

procedure TForm1. FormCreate (Sender: TObject);

begin

end;

End.