Планирование процесса управления инвестиционным проектом

Планирование процесса управления инвестиционным проектом

План

1. Необходимость и принципы планирования в УП

2. Процессы планирования

3. Цели, назначение и виды планов

4. План реализации проекта

5.Календарные планы

6.Управление процессом планирования

1. Необходимость и принципы планирования в УП

Планирование — это беспрерывный процесс определения наилучшего способа достижения поставленных целей с учетом складывающейся обстановки.

В управлении проектом планирование занимает основное место, воплощая в себе организационные основы всего процесса реализации проекта.

Планирования являются наиболее важным процессом управления проектом, который определяет во времени всю деятельность по его осуществлению.

Логически планирование связано с другими важными процессами, такими, как организация, координация, контроль, анализ и регулирование. Сущность планирования состоит в обосновании целей и способов их удовлетворения на основе выявления детального комплекса работ, определение эффективных методов и способов, ресурсов всех видов, необходимых для их выполнения, установление взаимодействия между организациями-участниками проекта.

Деятельность по разработке планов охватывает все этапы проектного цикла. Она начинается из участия проекта-менеджера в разработке концепции проекта, продолжается при выборе стратегических решений выполнения проекту и разработке его деталей, включая складывания контрактных предложений, заключение контрактов, выполнение работ, и заканчивается при завершении проекта.

На этапе планирования определяются все необходимые параметры реализации проекта — продолжительность (в целом, отдельных этапов и работ), потребности в трудовых, материально-технических и финансовых ресурсах, сроки поставки сырья, материалов, комплектующих и технологическое оснащение, сроки и объемы привлечения проектных, строительных и других организаций. Принятые решения должны обеспечить возможность реализации проекта в заданный срок с минимальной стоимостью, затратами ресурсов и при высоком качестве выполнения работ.

План сыграет роль модели действий и прогноза состояния проекта и его окружение. В процессе жизни проекта происходят изменения как внутри, так и вне ним. Поэтому ни один сначала составленный план не может быть выполнен в точности.

Так зачем же надо планирование проекта, если все изменяется? Дело в том, что в управлении проектом главным есть не выполнение плана, а эффективное достижение цели проекта. Поэтому основное назначение планирования состоит в беспрерывной поддержке «курса» развития проекта на пути к его успешному завершению.

В проекте необходимо планировать все то, что подлежит учету, контроля, анализу и регулированию. Это — прежде всего планирование функций управления проектами:

— управление предметной областью проекта;

— управление стоимостью;

— управление временами;

— управление качеством;

— управление человеческими ресурсами;

— управление коммуникациями;

— управление рисками;

— управление снабжением и контрактами.

Принципы планирования в проекте представлены в таблице.

К общим принципам планирования можно отнести следующие.

2. Процессы планирования

Процессы планирования включают подпроцессы (задачи), которые по степени важности можно разделить на основные и вспомогательные.

Основные подпроцессы планирования:

Вспомогательные подпроцессы планирования:

3. Цели, назначение и виды планов

Основная цель планирования — интеграция всех участников проекта для выполнения комплекса работ, которые обеспечивают достижение конечных результатов проекта.

Планирование представляет собой совокупность действий, которые предусматривают определение целей и параметров взаимодействия между роботами и организациями-участниками, распределение ресурсов и выбор других организационных, технологических и экономических решений, которые обеспечивают достижение поставленных в проекте целей. Традиционно в методологии управления проектами сформированная, в соответствии с фундаментальными уровнями управления, следующая система планов:

концептуальный;

стратегический;

тактический, который в свою очередь включает:

текущий;

оперативный.

Основное назначение стратегического плана на этом уровне — показать, как промежуточные этапы реализации логически выстраиваются по направлению к конечным целям проекта. Стратегический план устанавливает стабильное внешнее и внутреннее окружения, фиксированные целые для проектной команды и обеспечивает общее видение проекта.

Проект-менеджер связывает отдельные этапы в единую стратегию с инвестором и знакомит с этим планом проектную команду. Также на этом уровне фокусируется внимание на промежуточных этапах, которые помогают распределить работу по подразделам команды. Подразделы команды получают задачу по выполнению промежуточного этапа и планируют свою собственную работу независимо от других членов проектной команды. Они знают, что должны выполнить свой этап к определенной дате для того, чтобы обеспечить дальнейшее выполнение проекта.

Планы могут детализироваться по функциям управления. Функциональный план разрабатывается на каждый комплекс работ (подготовительные работы, проектно-исследовательские робот, поставка материалов т оснащение, строительство, пусковой период и освоение производственных мощностей) или на комплекс работ, которые выполняются одной организацией.

На прединвестиционной стадии в составе так называемого обоснования инвестиций и ТЭО составляется укрупненный (предшествующий) план реализации проекта, включающий потребности в основных видах ресурсов.

Типы календарных планов выбираются в зависимости от целей планирования, особенностей проекта и организации управления.

4. План реализации проекта

Глубина детализации планирования определяется размерами и сложностью проекта, характером проекта, типом объектов, которые создаются. Типичная структура плана проекта по созданию производственного объекта включает 6 разделов (таблица).

К аспектам разработки ФПР относятся:

По плану практических работ:

начальные данные для проектирования;

приоритеты выполнения работ;

потребность в персонале;

процедуры утверждения проектных разработок;

По плану материально-технического снабжения:

сроки снабжения оснащение;

сроки и контроль за установкой оснащения;

По плану строительства:

требования к помещениям для размещения оснащения и персонала;

организация работ по подготовке и строительства помещений;

По плану контроля качества:

общие критерии качества;

контроль оснащения, которое поставляется;

По плану введения в эксплуатацию:

подготовительные работы;

доэксплуатационный контроль;

введение

в эксплуатацию.

Структура и содержание этапов плана проекта:

5. Календарные планы

Центральное место в планировании проекта занимают задачи календарного планирования — складывание и корректирование расписания, в котором работы, выполненные разными организациями, ввязываются в времени между собою и с возможностями их обеспечения разными видами материально-технических ресурсов. При увязке должно быть обеспечены соблюдения заданных ограничений (сроки пакетов работ, макеты ресурсов, фиксирование и др.), оптимальное (по принятому критерию) распределение ресурсов.

В ходе реализации проекта применяются разные типы календарных планов, которые можно классифицировать по разным признакам:

а) По уровню планирования Календарные планы проекта (разрабатываются к заключению контрактов);

Функциональные календарные планы работ (ФКПР).

В свою очередь функциональные календарные планы работ делятся:

а) По типам работ:

ФКПР проектирование;

ФКПР МТС;

ФКПР строительство;

ФКПР введение в эксплуатацию и освоение.

ФКПР также могут быть составлены: на отдельные очереди, подсистемы, комплексы большого проекта, которые в этом случае рассматриваются как мини-проекты.

б) По глубине планирования:

перспективные графики;

графики начала и завершение работ по проекту;

ежемесячные, еженедельные, ежедневные.

в) По форме представления:

логические сети;

графики;

диаграммы и т. д.

Назначение календарного плана варьируется в зависимости от уровня управления, на котором он используется:

руководители высшего звена — для контроля сроков достижение основных корпоративных целей;

функциональные руководители — для контроля выполнения функциональных календарных планов работ;

менеджер проекта — для контроля выполнения основных этапов функционирование календарных планов и уровня готовности проектных узлов.

Подготовка календарных планов работ осуществляется через уточнение и декомпозицию главного календарного плана проекта (ГКП).

Каждая работа в календарном плане характеризуется:

временами выполнение (продолжительностью);

строками начала и окончание;

ресурсами, которые требуются;

ответственным исполнителем.

В простейшем случае параметры календарного плана составляют даты начала и окончание каждой работы, их продолжительности и необходимые ресурсы. При анализе календарных планов определяют также резерв времени (величина возможного отклонения продолжительности для каждой работы, которое не повлияет на завершение проекта своевременно). В больших сложных календарных планах существует до 6 вариантов моментов начала, окончания, продолжительности работ и резервов времени. Это — ранние, поздние, базовые, плановые и фактические даты, реальный и свободный резерв времени.

В полной системе календарного планирования существует до 15 дат и моментов времени, которые определяют работу:

Процесс составления календарного плана состоит в определении значений этих дат и моментов времени.

Плановые дать выбираются между ранними и поздними датами выполнения работ. Однако, дата, которая планируется для работы перед началом выполнения проекта, может отличаться от даты текущего плана Очень важно зарегистрировать первичный план, так как он есть базой, относительно которой в дальнейшем осуществляется контроль за временем. Эта дата называется базовой датой, а дата текущего плана — текущей плановой датой. Если базовая (начальная дата) большее дать раннего начала работы, то плановый (или базовый) резерв времени будет меньшей чем есть. Аналогично, если начало или окончание работы задерживается, то резерв времени, которое осталось будет меньшей первичного.

При назначении базовых или текущих плановых дат необходимо также учитывать ресурсные ограничения.

Методы расчета сетевых моделей разрешают вычислять только ранние и поздние даты. Базовые и текущие плановые даты необходимо выбирать с учетом других факторов.

Существуют три варианта выбора:

* календарный план по ранним началам (жестко слева): используется для стимулирования исполнители проекта;

* календарный план по поздним окончаниям (жестко справа): используется для представления выполнения проекта в лучшем виде для потребителя;

* календарный план между ними: делается или для сглаживания используемых ресурсов или для показа заказчику наиболее возможного окончания.

Продолжительность работы — это главный параметр планирования на основе которого рассчитываются начало и окончание работы.

Продолжительность работы зависит от:

суммарной трудоемкости каждого элемента работы, и числа работников, которые могут ее выполнить.

времени ожидания снабжения некоторых ресурсов (материалов, оснащение и т. п,), которое не зависит от числа рабочих, которые выполняют работу.

При оценке реальной продолжительности необходимо также учитывать и такие факторы:

Время, утраченное на непроектные работы Работа неполный день Препятствия, которые возникают между людьми, которые выполняют эту работу.

Как правило, потери времени (праздника, болезни, обучение и т. п. составляют до 30% от общего рабочего времени. Ведь «min» продолжительность работы надо увеличить на 40%.

.

Следует учитывать также, что некоторые сотрудники могут работать над проектом неполный день. Поэтому, общая их количество должна рассчитываться исходя из числа работающих полный день. (При корректировании продолжительности необходимо точно знать, учтенные они или нет они при учете утраченного времени, то есть к тому, как увеличить продолжительность на 40%)

Увеличение числа работающих не всегда уменьшает продолжительность, так как люди, которые выполняют работу могут ограничить доступ друг друга к месту работы и таким образом уменьшить эффективность. Здесь возможная их поочередная работа (для программирования проектов это невозможно).

Таким образом, общая формула расчета продолжительности следующая Продолжительность некоторых работ зависит от времени ожидания проекта работ или снабжение материалов, или дополнительной информации или от ожидания осуществления каких-то изменений.

В этих случаях возможная продолжительность работы может быть получена на основе предшествующего опыта или на базе оперативных и статистических данных реализации аналогичных проектов.

6. Управление процессом планирования

Для организации и управления процессом планирование применяются методы:

Директивный предусматривает информирование производителей работ только о краткосрочных планах. Персональная ответственность за разработку планов, но корректирование и уточнение несет разработчик планов, то есть участники проекта практически не задействованные в процессе планирования.

Формирование планов только на случай кризисного положения. Такие планы — комплексы мероприятий по ликвидации такого положения.

Краткосрочное планирование методом «Планы комитетов» — планы складываются производителями работ в походке периодических совещаний по анализу хода проекта.

Метод семинаров — менеджер проекта назначает представителей организации — участников проекта ответственными за успешное выполнение проекта.

Деятельность группы по планированию организуется в виде семинаров, которые разрешают быстро установить взаимодействие между участниками проекта и создать реалистические планы, которые учитывают требования и заинтересованность всех участников.

Семинары обычно проводятся в трех этапы:

Взаимодействие генерального подрядчика и рабочей группы планирование.

Взаимодействие членов рабочей группы по планированию.

Взаимодействие заказчиков и членов рабочей группы.

Обязательным условием этого метода есть предоставление всем членам рабочей группы необходимой информации по проекту.

Первый этап семинара имеет целью оговаривать условия передачи управление проектом от генерального подстрочника (заказчика) к менеджеру проекта и рабочей группы по планированию. Генеральный подстрочник должен проинформировать группу про цели проекта, условия контракта, корпоративные цели и задачи.

Второй этап есть основной. Члены рабочей группы непосредственно занимаются процессом планирования; менеджер проекта осуществляет общую организацию процесса планирование и контроль разработанных планов на их соответствие концепции проекта.

Третий этап. Представитель заказчика должен проинформировать члены рабочей группы относительно целей проекта, корпоративных целей и задач заказчика.

Все эти аспекты должны быть учтены в проектах, которые разрабатываются. Заказчик анализирует эти документы, а в случае одобрения согласует их. Окончательный вариант всех планов необходимо направлять заказчику официально, а после утверждения всем участникам проекта.