Оформление документов

Кафедра технологии производства

Контрольная работа по дисциплине: Делопроизводство

Правила оформления реквизитов

Что такое текст как основной реквизит документа? Каковы требования, предъявляемые к смысловыми составным частям текста? Каким образом в тексте оформляется «примечание»? Каково написание порядковых числительных в документах?

Текст — основной реквизит документ № 21.Формулировки должны быть правильными в юридическом отношении, основными чертами делового языка является простота, ясность, точность. Его печатают через 2−3 межстрочных интервала после реквизита «Заголовок к тексту» от нулевого положения табулятора.

Текст на бланках формата А4 печатают на пишущей машине через полтора межстрочных интервала или одинарный на компьютере, на бланках А5-через один межстрочный интервал или 14 пт на компьютере. Набор текста с использованием вычислительной техники осуществляется в редакторе Microsoft Word.

Текст документа обычно включает две смысловые части. В первой указывается основание или причина создания документа, во второй — выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы. Тексты сложных, больших по объему документов могут делиться на составные части: разделы, подразделы, пункты, подпункты. Каждая часть нумеруется арабскими цифрами. Номер каждой части должен включать номера соответствующих составных частей.

Например:

1. Раздел

1.1. Подраздел

1.1.1. Пункт

1.1.1.1. Подпункт Перечисление требований внутри пункта, подпункта обозначают арабскими цифрами со скобкой (1), 2) и т. д.) и разделяют точкой с запятой.

Текстовая часть документа может быть построена в виде трафарета, анкеты или таблицы. Таблица должна соответствовать ТКП 1.5−2004.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» оформляют от левого поля без отступа первой строки, а относящийся к ним текст — через межстрочный интервал 14 пт.

Порядковые числительные в тексте могут иметь следующую форму написания:

— буквенную (сто пятый),

— буквенно-цифровую (арабскими цифрами с наращиванием падежного окончания, присоединенного через дефис: 35-й);

— цифровую — римскими цифрами без наращивания падежного окончания (XXI век).

Традиционно римскими цифрами обозначают: 1) номера съездов, конференций, конгрессов и т. п. (XX съезд); 2) века (XXI век); 3) номера международных объединений (III Интернационал); 4) номера выборных органов (IV Государственная дума); 5) номера продолжающихся спортивных состязаний (XX Олимпийские игры); 6) номера в имени императора, короля (Петр I, Николай II, Карл V, Людовик XIV); 7) обозначения кварталов года (IV квартал). Могут обозначаться римскими цифрами квадранты, части или разделы книг и т. п.

Правила подготовки организационно-распорядительных документов

В каких случаях составляют акт? Состав реквизитов. Технология создания. Требования к вводной и констатирующей частям текста. В каком случае следует в текст приказа включать пункт «Приказ довести до сведения»?

Акт-документ, составленный комиссией и подтверждающий установленные факты и события. Акты составляются в следующих случаях: ликвидации организаций, приема-передачи, списания, инвентаризации, проведения испытаний испорченных товаров и др. Обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях — гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению).

Текст акта включает две части: вводную и констатирующую. В вводной указывают основание, которым является, как правило, распорядительный или нормативный документ. Затем перечисляется состав комиссии (должность, инициалы и фамилия, обязанность, выполняемая в комиссии). В констатирующей части излагаются цели и задачи составления акта, описания и характер проведения работы, установленные факты, а также выводы и заключения. В конце текста документа перед ссылкой на приложения даются сведения о количестве экземпляров акта и структурных подразделениях, в которые они направлены.

Акт подписывается председателем и членами комиссии, при этом указывается их временная обязанность, а не должность. Для ряда актов (по материальным, финансовым вопросам) необходимо утверждения руководителем предприятия и заверение печатью, после чего они приобретают юридическую силу.

В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

При подготовке приказа в распорядительную часть может быть включен пункт «Приказ довести до сведения» если существует необходимость ознакомления всех работников организации с данным приказом.

ОАО «Белшина»

ПРИКАЗ

15.03.2011 № 14-К г. Минск По личному составу

1. ПРИНЯТЬ:

ГОНЧАРИК Николая Ивановича на должность программиста в вычислительный центр с 15.03.2011 с неполным рабочим днем, продолжительностью 6 часов. Начало рабочего дня 10−00. Окончание рабочего дня 16−00. Без обеденного перерыва. Оплата труда согласно штатному расписанию.

Основание:1.Заявление Гончарик Н.И.от 14.03.2011

2.Трудовой договор от 12.03.2011 № 45

2. УВОЛИТЬ:

ПОХОМЕНКО Наталью Юрьевну, экономиста, 30.03.2011 по желанию работника в связи с поступлением в высшее учебное заведение в соответствии со ст. 40 ТК РБ.

Трудовой отпуск использован по 29.03.2011

Основание:1.Заявление Похоменко Н. Ю. от 22.03.2011

2.Вызов УО «БГЭУ»

3. ПЕРЕВЕСТИ:

КУХТО Петра Николаевича, слесаря-расточника, на другую работу с 03.03.2011 в связи с производственной необходимостью сроком на один месяц в строительный цех подсобным рабочим для устранения последствий производственной аварии с оплатой труда по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе.

Основание:1.ст. 33 ТК Директор ОАО (подпись) А. И. Шукилович Начальник отдела кадров

(подпись) Р.А. Ундин

15.03.2011

С приказом

Ознакомлены: (подпись) Н.И. Гончарик

18.03.2011

(подпись) Н.Ю. Похоменко

18.03.2011

(подпись) П.Н. Кухто

18.03.2011

В дело 04−07

(подпись) П.А. Матусевич

18.03.2011

реквизит текст документ дело

Формулировка записи в трудовой книжке

1. Принят программистом в вычислительный центр с неполным рабочим днем продолжительностью на 1 год

2. Уволен по соглашению сторон трудового договора (ст. 40 Трудового кодекса Республики Беларусь)

3. Запись в трудовую книжку не вноситься

Документы, включаемые в состав личного дела

В личном деле документы группируются в следующей последовательности:

— внутренняя опись документов личного дела;

— личный листок по учету кадров;

— дополнения к личному листку по учету кадров;

— автобиография;

— копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

— заявление о приеме на работу;

— копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

При формировании личных дел отдельных категорий работников дополнительно включают такие документы, как:

— декларация о доходах;

— обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции;

— контракт, справка-объективка, анкета;

— копия (выписка) протокола заседания Ученого совета;

— копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива;

— копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;

— договор о материальной ответственности;

— направление на работу и т. д.

LanserChart Ltd.,

Gikalo str, 5−306

220 141 Minsk, Republik of Belarus

Your ref. VK/AM/786

Our ref. WK/LH/4657

08 January, 2011

UPSA

418, rur Danton

Rueil-Malfnaison, 92 500

France

Уважаемые господа, Настоящим письмом сообщаем вам об объявлении торгов на строительство фармацевтического комплекса.

Торги объявлены на выполнение проектных работ, строительство комплекса и подготовку местных кадров для эксплуатации предприятия.

Мы предлагаем вам рассмотреть вопрос о совместном участии в вышеуказанных торгах.

Если данное предложение заинтересует вас, мы можем подготовить проект соглашения о консорциуме и провести переговоры по его подписанию в удобное для вас время.

Окончательный срок представления предложения — 5 августа 2011 г.

Тендерная документация будет направлена вам по получении вашего принципиального согласия.

С уважением, Oleg Nihoda

Manager

1. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: учеб. пособие / В. В. Паневчик, В. В. Акулич, С. В. Некраха / под ред. В. В. Паневчик. — Минск: БГЭУ, 2008. — 318 с.