Документальное оформление движения товаров в оптовой торговле

Документ — это объект, включающий в себя информацию, закрепленную созданным человеком способом для дальнейшей её передачи в пространстве.

Все хозяйственные операции, которые проводятся предприятием, должны оформляться подтверждающими документами, согласно п. 1 ст. 9 ФЗ РФ «О бухгалтерском учете». Эти документы называются первичными учетными документами, на их основании ведется бухгалтерский учет. Первичный документ возникает в момент совершения операции, но если это невозможно — естественно после окончания операции. (Приложение 4,5).

Бухгалтерский документ — это письменное свидетельство, которое дает право совершать хозяйственные операции и доказательства действительного их совершения.

Бухгалтерскими документами записываются любые хозяйственные операции в такой последовательности, в которой они происходят, в тоже время:

• — обеспечивается общий непрерывный учет всех объектов учета;
• — юридическое обоснование всех бухгалтерских записей, которые производятся на основании документов, которые имеют доказательную силу;
• — использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организации;
• — обеспечивается контроль над сохранностью собственности, потому что документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности;
• — происходит укрепление законности, так как документы служат важным источником информации для того, чтобы в последующем контролировать правильность, целесообразность и законность каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.

Образование первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с графиком документооборота, согласно п. 15 «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» .

Основными рабочими документами являются:

• — по учетной политике предприятия
• — формы первичных учетных документов, утвержденные руководителем фирмы
• — графики документооборота
• -План счетов бухгалтерского учета, утвержденный руководителем
• — формы внутренней отчетности, утвержденные руководителем

В компаниях оптовой торговли отчеты обязаны содержать сведения о приходе, расходе и остатках ассортимента товара в стоимостном и количественном выражении. В товарном отчете фиксируется каждый документ в отдельности с указанием поставщика, покупателей, даты и номера документа, стоимость товаров и тары по учетным ценам, записываются остатки товаров и тары на начало и конец отчетного периода. В настоящее во многих организациях аналитический учет товаров ведется только в бухгалтерии.

Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят от места и характера приемки, от соблюдения договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие). Приемка товаров по количеству в оптовой торговом предприятии предусматривает проверку соответствия данных наличия товаров, содержащихся в транспортных, сопроводительных или расчетных документах.

Акты о приемке товаров по количеству составляются в соответствии с фактическим наличием товаров данным. При приемке товаров по качеству и комплектации должны выполняться требования качества товаров, которые предусмотрены договором. Если существуют несоответствия фактического наличия товаров или есть отклонения по поводу качеству, которое установлено в договоре, должен составляться акт (формы №ТОРГ-2 и №ТОРГ-3), являющийся юридическим основанием для предъявления претензий поставщикам.

При обнаружении отклонений по количеству и качеству торговая организация обязана:

• — приостановить приемку товаров
• — создать условия сохранности товаров и принять меры к предотвращению ех смешения с другими однородными товарами
• — пригласить поставщика для составления двустороннего акта.

Приходная часть товарного отчета заполняется материально ответственным лицом на основании приходных документов, запись ведется отдельно по каждому документу, в ней указывается:

• -источник поступления товаров,
• -номер и дата документа,
• — сумма поступивших товаров.

В конце приходной части товарного отчета подсчитывают общую сумму оприходованных товаров за отчетный период, в том числе итог прихода с остатком на начало отчетного периода.