Разработка графика документооборота в части учета труда и заработной платы

Бухгалтерия предприятия осуществляет учетные работы в определенной последовательности по отдельным этапам, тесно связанным между собой. Основанием для записей в бухгалтерском учете служат документы, которые с момента составления и до сдачи в архив проходят определенный путь — совершают документооборот.

На начальном этапе по составлению графика документооборота устанавливаются:

перечень первичных документов, применяемых на предприятии;

круг лиц, которые обращаются с первичными документами;

кто из работников предприятия имеет право подписывать данные документы и несет ответственность их оформления представления в бухгалтерию;

рабочая схема функционирования предприятия;

порядок движения каждого документа между отделами организации и крайний срок представления документов конечному потребителю информации;

график движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий своевременно организовать начисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.

График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу, приказ (распоряжение) о переводе на другую работу, увольнительная записка, приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений. Срок хранения документов первичных определяется согласно типу документальных материалов. Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия работникам других структурных подразделений предприятия, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Предприятие должно стремится к соблюдению правил документооборота при операциях по учету труда и заработной платы, поскольку недостаток проработки данного вопроса может привести к несвоевременному отражению операций в учете и снизит уровень контроля.

Предлагаемый график документооборота для ООО «Золотой шар» представлен в приложении 14.

При помощи внедренного графика документооборота на предприятии можно будет добиться четкого определения порядка, сроков составления и прохождения документов, а также функций каждого исполнителя в составлении, оформлении и обработке документа, способствующих рациональному использованию рабочего времени, созданию условий для ритмичной работы и повышению ответственности каждого учетного работника за качество и сроки выполнения работ определенных должностной инструкцией.

Так же график документооборота поможет решить одну из задач бухгалтерского учета труда и заработной платы, то есть сбор и группировку показателей по труду и заработной плате для целей оперативного руководства и составления необходимой отчетности.

Информация, оформленная в учетных документах, обрабатывается путем регистрации, оценки и группировки однородных учетных показателей. Результативные данные записываются вручную или с помощью технических средств в учетные регистры.