Подотчетные лица — работники вашей организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин — «под отчет»).
Организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам:
на командировочные расходы;
на хозяйственные нужды;
на оплату представительских расходов.
Бухгалтерский учет сумм, выданных под отчет
При выдаче работнику из кассы денег под отчет (например, аванса на командировку) сделайте в учете запись:
Дебет 71 Кредит 50−1.
выданы работнику наличные денежные средства под отчет.
Списание израсходованных подотчетных сумм отражайте по кредиту счета 71 на основании авансового отчета работника:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 10, 08…) Кредит 71.
списаны расходы подотчетного лица.
Сумму НДС по расходам, оплаченным подотчетным лицом, спишите проводками:
Дебет 19 Кредит 71.
учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19.
произведен налоговый вычет (на основании счетов-фактур, полученных от поставщиков товаров, работ, услуг).
Сумма НДС по расходам непроизводственного характера к вычету не принимается. Такая сумма списывается проводкой:
Дебет 91−2 Кредит 19.
списан НДС по расходам непроизводственного характера.
Если работник вернул в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы, сделайте проводку:
Дебет 50−1 Кредит 71.
возвращены неиспользованные деньги.
Если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, сделайте в учете запись:
Дебет 94 Кредит 71.
отражена сумма невозвращенного аванса.
В дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может быть удержана из заработной платы работника:
Дебет 70 Кредит 94.
удержана сумма неизрасходованного аванса из зарплаты работника.
Для оплаты командировочных расходов денежные средства могут зачисляться на корпоративную пластиковую карту. В этом случае в учете следует сделать записи:
Дебет 55 Кредит 51 (52).
перечислены денежные средства на специальный карточный счет;
Дебет 71 Кредит 55.
учтена сумма аванса, выданного работнику для оплаты командировочных расходов.
