Автоматизированные системы и технологии документационного обеспечения управления

В результате освоения материала раздела VII студент должен:

знать

• • существо проблемы интеграции программных средств обработки документов и методы ее решения;
• • назначение, состав и примеры офисных программных систем;
• • назначение, состав и примеры мобильных офисных систем;
• • назначение, состав и примеры облачных офисов;
• • необходимость и задачи комплексной автоматизации документационного обеспечения управления;
• • способы создания АСДОУ и примеры распространяемых программно-технических решений АСДОУ;
• • порядок создания АСДОУ;
• • характеристики АСДОУ;

уметь

• • осуществлять выбор офисных систем с учетом особенностей конкретных объектов своей профессиональной области;
• • определять необходимость и предлагать возможные пути автоматизации ДОУ;

владеть навыками

• постановки задач автоматизации ДОУ.

КОМПЬЮТЕРНЫЕ СИСТЕМЫ И ТЕХНОЛОГИИ СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Проблема интеграции программных средств обработки документов и методы ее решения

По мерс распространения компьютерных информационных технологий все большее количество управленческих работников стало применять в своей деятельности (в рамках локализованных рабочих мест) те или иные программные средства. Однако на начальном этапе не уделялось особого внимания обоснованному выбору конкретных видов программного обеспечения, что привело к ситуации, когда в одной организации различные сотрудники для выполнения функций информационного обеспечения использовали различные программные средства. Такое положение при различных форматах хранения данных для разных программных продуктов делало невозможным общее использование информации в процессе совместной деятельности, что зачастую приводило к серьезным негативным последствиям.

Данная ситуация поставила проблему разработки и использования комплекса различных информационных технологий, использующих общие данные, направленного на выработку единой для данной организации политики развития.

Один из первых подходов к решению поставленной проблемы интеграции функций и технологий документационного обеспечения управленческой деятельности был выработан исходя из идеи обеспечения коммуникационной совместимости различных программных продуктов за счет создания специальных программ, осуществляющих преобразование данных из одного формата хранения в другой.

Достаточно быстро были разработаны такие программы, выполняющие функции преобразования данных, прежде всего, для технологий одного класса (подготовка текстовых документов, разработка электронных таблиц, создание баз данных). Были даже созданы программные средства, осуществляющие преобразование данных из одного множества форматов в другое. Тем не менее возможности данного подхода были ограничены как значительным количеством форматов хранения, так и закрытостью многих форматов для пользователей.

Другим подходом к интеграции функций и технологий документационного обеспечения управленческой деятельности стала разработка интегрированных программных пакетов. Такие пакеты предполагают в рамках одной программы реализацию нескольких функций с установлением внутренних информационных связей между ними. В типовой набор функций таких интегрированных пакетов вошли текстовый процессор, табличный процессор, СУБД, система управления коммуникациями. Определенное время интегрированные пакеты были широко распространены, но их замкнутость, невозможность расширения и подключения новых функций сузили сферу их использования.

Современным примером данного подхода к интеграции различных функций информационного обслуживания управленческой деятельности служат личные информационные системы, объединяющие в рамках одной технологии все функции поддержки и организации рабочего места. Одной из лучших систем такого рода является программа Lotus Organizer, которая поддерживает функции планирования рабочего времени в различных временных горизонтах (от одного рабочего дня до нескольких лет), ведения адресно-телефонного справочника, многоструктурного блокнота, справочника памятных дат. Аналогичные функции выполняют программы Microsoft Outlook, CorelCENTRAL, StarOJfice Schedule.

В настоящее время интеграция функций документационного обеспечения управленческой деятельности реализуется исходя из концепции единой интегрирующей среды. Самым распространенным примером реализации такого подхода стала операционная система Windows. Все программы-приложения, предназначенные для работы в среде Windows, разрабатываются в соответствии с определенными спецификациями, что позволяет стандартизировать способы обмена информацией между различными приложениями. Среда Windows предлагает несколько технологий взаимодействия различных приложений, разрешающих создавать комбинированные или составные управленческие документы, включающие в себя текст, таблицы, выборки из баз данных, графические иллюстрации.