Планирование с помощью составления списков последовательности действий

Список — это самый простой метод планирования, широко применяющийся как при организационном планировании, так и при планировании индивидуальной работы, и представляющий собой список последовательности действий. Известны два типа таких списков — планы ключевых (главных) событий и поэтапное планирование. Различие между ними состоит в том, что в первом случае в план включаются лишь значимые (ключевые) для достижения цели действия, а во втором — моменты времени, отделенные равными интервалами (дни, недели, месяцы и т. п.), каждому из которых соответствует желаемое состояние развития проекта (движения к цели).

План ключевых событий представляет собой обычный список главных событий с указанием времени, когда они должны произойти. Необходимо отметить, что событие — это одноэтапное действие, которое должно осуществиться в определенное, зафиксированное в плане время, а не процесс, занимающий некоторый временной промежуток. Так, например, требование «составить расписание занятий» является не событием, но процессом, требующим определенного временного периода. В данном случае событием было бы требование «представить расписание занятий для утверждения деканом факультета».

План ключевых событий может применяться для осуществления следующих задач:

• • точного определения всего объема проекта и предоставления возможности руководителям подразделений подготовить свои собственные детальные планы, соответствующие плану ключевых событий;
• • определения контрольных сроков в плане большого проекта, которые должны соблюдаться подразделениями, выполняющими только часть общего плана.

Возвращаясь к предыдущему примеру, отметим, что пункт организационного плана «представить расписание занятий для утверждения деканом факультета» является основанием для процесса планирования подготовки расписания. При этом заведующая учебной частью составит свой собственный план, который может включать, в частности, следующие пункты (ключевые события): «подготовить график загрузки аудиторий», «представить список лекционных курсов с указанием количества аудиторного времени для каждого курса» и т. п. Каким образом план ключевых событий может быть связан с планом реализации проекта, рассмотрим на следующем примере.

Фонд поддержки культуры, созданный при одном из муниципальных округов, принял решение открыть художественный салон, доходы от деятельности которого пойдут в бюджет фонда. План проекта включает целый ряд пунктов, каждый из которых может рассматриваться как завершающий этап задачи, требующей незапрограммированного решения, например: получение банковского кредита, заключение договора об аренде помещения, проведение организационного заседания художественного совета, закупка выставочного оборудования и т. п., последний пункт — проведение торжественного открытия салона. Подготовить открытие поручили руководителю отдела маркетинга и рекламы. Менеджер составил план ключевых событий (табл. 6.2), который, однако, не является всеобъемлющим и не включает в себя все события, которые должны произойти, чтобы открытие салона было успешным. Но он представляет даты, на которые запланированы ключевые события, обеспечивающие успешное проведение мероприятия.

Таблица 6.2

План ключевых событий для открытия художественного салона.

Поэтапное планирование. Этот метод планирования показывает, в каком состоянии должен находиться процесс реализации проекта (выполнения задания) на каждом фиксированном его временном этапе (по дням, неделям, месяцам) и существенно не отличается от плана ключевых событий. Разница лишь в том, что план ключевых событий представляет основные события независимо от промежутка времени между ними, в то время как поэтапный план — это ряд дат через определенные интервалы времени; он показывает, что должно произойти к каждой из этих дат (табл. 6.3).