Подготовка деловых поездок руководителя

Для секретаря руководителя подготовка руководителя к командировке является обязательной функцией. Секретарь должен поэтапно и детально продумать подготовку деловой поездки руководителя. При этом нужно помнить, что в этом деле нет мелочей. Успех командировки во многом зависит от того. насколько комфортно будет себя чувствовать руководитель во время переездов между пунктами назначения. во время деловых встреч и переговоров. А для этого у него должны быть в полном объеме безупречно подготовлены документы и необходимые материалы, уточнено и согласовано расписание встреч и переездов, учтена возможная разница во времени и климатических условиях, продуманы подарки и сувениры.

Помимо приказа о командировке и выписки командировочного удостоверения секретарь руководителя составляет вместе с ним и печатает программу командировки. В программе указываются организации, отделы, лица (с указанием должности, фамилии, имени и отчества) и время встречи с ними руководителя мероприятия, на которых он будет присутствовать. Название организации должно быть точно выверено, указываются ее адрес и телефоны.

Должны быть указаны телефоны должностных лиц, с которыми предстоит встреча. Копия программы остается у секретаря. Поэтому он всегда знает, где находится руководитель, и в случае необходимости может с ним связаться.

Кроме того, секретарь должен детально проработать маршрут руководителя, увязав его с расписанием самолетов, автобусов и т. д. Он заказывает билеты в гостиницу, выясняет как к ней проехать, в случае отсутствия в структуре организации службы протокола секретарь обеспечивает визовую поддержку.

Руководитель должен быть снабжен необходимыми канцелярскими принадлежности (блокнотами, ручками, папками и т. п.). При необходимости секретарь заботиться о сувенирах для поездки руководителя.

Предварительная программа предполагаемой поездки руководителя может быть совсем короткой, если поездка местная или всего лишь на один день. Программа, ориентированная на несколько дней, несколько пунктов и особенно на заграничную поездку, может оказаться довольно длинной.

Предварительная программа может содержать следующую информацию:

время (день, месяц, отправление, прибытие, длительность поездки и т. д.);

способ передвижения (на машине, самолетом, поездом и т. д.);

все деловые встречи;

бронирование мест в гостиницах;

места посещения и проезд к ним;

Подготовку предварительной программы обычно начинают с фиксированных или основных событий. Это события, время и место проведения которых уже жестко определены и в зависимости от которых следует планировать остальной график.

Полезным было бы записать их первыми, лучше всего в блокнот-органайзер, чтобы можно было с одного взгляда определить, какие сроки обязательны для соблюдения.

При возвращении руководителя из командировки секретарь информирует его о вопросах, которые возникли в период его отсутствия, и о ходе их решения.

Руководитель знакомит секретаря с материалами командировки и вместе с командировочными документами передает их для подготовки отчета.

Секретарь обрабатывает материалы командировки: перепечатывает документы, размножает их, передает соответствующим структурным подразделениям и сотрудникам. В обязанности секретаря входит и оформление отчета о командировке.

Во время отсутствия руководителя у секретаря появляется возможность уделить больше времени вопросам делопроизводства: формированию и оформлению дел, проверке наличия документов и т. д.