Составление и реализация плана дня методом «Альпы»

Принципиально следует составлять планы дня в письменной форме, так как планы дня, которые держатся в голове, легко отвергаются. Если вы зафиксировали письменно то, что надо сделать в течение дня, то вы автоматически стараетесь рационализировать свой труд и созидательно противодействовать «помехам» внутреннего и внешнего порядка.

Пять стадий метода «Альпы». Метод «Альпы» относительно прост и после некоторых упражнений потребуется в среднем не более 10 минут для составления плана дня.

Метод «Альпы» включает пять стадий:

• — Составление заданий (перечень дел);
• — Оценка длительности акции (действий);
• — Резервирование времени (в соотношении 60:40);
• — Принятие решений по приоритетам и перепоручению;
• — Контроль (учет не сделанного).

Первая стадия: составление задания. Запишите на листке бумаги все то, что вы хотите сделать назавтра:

• — Задачи из списка дел или из недельного, месячного плана;
• — Невыполненные дела накануне;
• — Добавившиеся дела;
• — Сроки, которые надо соблюсти.

Список заданий составляется так, чтобы:

• — В первом приближении распределить их по приоритетам;
• — Подразделить их на затяжные и краткие, непродолжительные;
• — Перепроверьте задания, связанные с личными контактами на предмет возможности решения их более рациональным путем (с помощью телефона и т. п.). Это только начало составления вашего плана дня.

Вторая стадия: оценка длительности акций. Против каждого задания поставьте приблизительное время его выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно общее время.

Продолжительность отдельных дел невозможно оценить достаточно точно, однако после накопления опыта вы сможете положить его в основу планирования своего времени. Следует иметь в виду, что работа часто требует столько времени, сколько есть в вашем распоряжении.

Третья стадия: резервирование времени про запас. При составлении плана дня придерживаетесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60%. Вашего времени и приблизительно 40% должно быть оставлено про запас. Если вы запланировали более 60% своего времени, то следует неумолимо довести составленный вами список заданий до указанных параметров, устанавливая при этом приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должно быть либо перенесено на следующий день, либо вычеркнут, либо завершен за счет сверхурочных.

Четвертая стадия: принятие решения по приоритетам, сокращениям и перепоручению. Целью данной стадии должно быть сокращение время, отведенное на выполнение заданий дня до 5−6 часов.

Пятая стадия: контроль и перенос несделанного. Как показывает опыт, не все планы удается выполнить и даже не все телефонные разговоры могут состояться. Поэтому их приходится переносить на следующий день.

Если одно и тоже дело переносится многократно, то оно становится обузой, и тогда существует две возможности:

• — Вы наконец-то решительно за него беретесь и доводите до конца;
• — Вы отказываетесь от него, так как иногда проблемы разрешаются сами.