Работа с Задачами

Инструмент Задача Outlook предназначен для сбора, хранения и манипуляции информацией, определяющей свойства работ и проектов пользователя, без точного указания времени их начала. Можно также сказать, что Задача Outlook — это запись в папке Задачи. Как мы уже отмечали, элементы Встречи и Задачи очень тесно связаны между собой, имеют общие поля, и легко трансформируются друг в друга. Следует отметить, прежде всего, использование элемента Задача как контейнера фактов и ваших намерений при концептуальном планировании. Например, подготовка к новому учебному году — это обязательный элемент деятельности и студентов, и родителей, и вузов. В общем, понятно, что предстоит сделать, но это «в общем» нужно конкретизировать и зафиксировать в элементах Задача — что именно сделать, с кем, когда и где. С течением времени будет сниматься неопределенность, Задачи будут лучше увязываться между собой, и, наконец, ряд Задач будут трансформированы во Встречи_уесли ваша деятельность будет связана с деятельностью других субъектов, и нужно будет определять точное время, или в События, когда вы не определяете точного времени того или иного действия, но просто фиксируете, что должны сделать нечто в определенный день (в строке Начало встречи нужно выставить флаг Целый день).

Второе направление использования элементов папки Задачи можно определить как носитель опыта. Если в этом году вы начали готовиться к новому учебному году за неделю, то вы были вынуждены пройти через немалое число испытаний: пробки, очереди, отсутствие нужного товара и т. д. Поэтому элемент Задача должен зафиксировать то, что не должно повториться в следующем году и то, что нужно обязательно сделать. Если вы будете фиксировать свой (а главное, чужой) опыт, ваша деятельность будет много более эффективной. Ведь можно найти много более удачное использование времени, чем стояние в очередях.

Создание задач. Для создания Задачи необходимо перейти на страницу Задачи и одновременно нажать клавиши Ctrl + N (рис. 4.45).

Рис. 4.45. Стандартное окно Задачи Outlook.

Поле Заметка элемента Задачи может считаться основным. Именно оно несет содержание работы, описание замысла будущего или опыта проведенной работы. Следует обратить внимание на флажок Оповещение. Конечно, стиль работы должен включать систематический анализ текущих и перспективных Задач. Но опыт говорит, напоминание — очень полезная функция.

Как и в случае работы с Календарем, Задачи могут быть разовыми и повторяющимися. Поработав с повторяющимися Встречами, пользователи не должны испытывать с ними затруднений.

Примеры использования Задач. В менеджменте огромное значение уделяется вопросу цели. Управление по целям — это одна из концепций современного менеджмента. Задача вообще — это то, что вытекает из цели. Приведем примеры повторяющихся Задач.

Ежегодные повторяющиеся задачи:

• — зачеты и экзамены;
• — курсовые работы и проекты.

Ежемесячные повторяющиеся задачи:

• — оплата Интернета, телефона;
• — выставки новинок в библиотеках Университета.

Еженедельные повторяющиеся задачи:

— анализ итогов своей работы в течение недели.

Работа с Задачами является немаловажной гранью хорошего стиля личной работы и стиля работы организации.

Представления Задач. Стандартные представления Задач позволяют выводить на экран Активные задачи, Просроченные задачи, Выполненные задачи. Завершенные, Назначенные, Следующие семь дней, По категориям, По ответственным и т. д. Это все представления в виде таблиц. Элемент Задача позволяет фиксировать затраты на выполнение. Если эти затраты интерпретировать как планируемые и учитывать еще и реальные затраты (есть и такое поле), то можно исследовать вопрос эффективности выполнения Задачи.