Теоретические основы офисной организационной техники
При выполнении процессов составления и изготовления текстовых документов чаще всего используются компьютеры и внешние периферийные устройства к ним. Созданные с их помощью документы имеют эстетически более приемлемый вид благодаря наличию различных шрифтов и цветового оформления, легко трансформируются, редактируются, переносятся на другие носители и т. п. Некоторые виды сканеров позволяют… Читать ещё >
Теоретические основы офисной организационной техники (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
На сегодняшний день материальной базой для внедрения новых управленческих технологий является современный офис. Современная концепция офисной деятельности сформировалась относительно недавно — к началу 80-х гг. ХХ в. До этого речь шла только о конторской деятельности, а ее оптимизация связывалась с механизацией, а затем и автоматизацией ряда вспомогательных, большей частью рутинных управленческих операций (в первую очередь делопроизводственных).
В нашей стране развитие офисной деятельности и ее теоретическое осмысление связано со становлением новых социально-экономических отношений. За последние годы в России образовалось множество новых фирм, больших и малых, ориентированных на работу в условиях рынка. Перед ними стоят проблемы обустройства своего офиса. Созданием современных офисов озаботились также государственные организации и предприятия.
Под оргтехникой понимают технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи.
В связи с расширением и усложнением номенклатуры технических средств пользователи испытывают определенные затруднения при выборе технических средств и конкретных моделей офисных аппаратов для определенных управленческих, в первую очередь делопроизводственных процессов. Появляется необходимость теоретического осмысления возможностей современных офисных технологий, наиболее эффективного использования технических средств. Вместе с тем баланс между теоретическими исследованиями и практическими методическими разработками смещается в пользу методических пособий. В последнее десятилетие появляются различного рода издания — руководства, справочники, адресованные управленческому персоналу. Они содержат разделы, посвященные современным офисным технологиям и техническим средствам.
Программное обеспечение можно в основном подразделить на две группы в соответствии с двумя составляющими делопроизводства:
- — Программные продукты для автоматизации документирования — т. е. автоматизация процессов составления, оформления и изготовления документов.
- — Программные продукты для автоматизации процессов работы с документами и содержащейся в них информацией.
Сегодня для создания документов используют исключительно текстовые и табличные редакторы (процессоры) ведущих фирм-производителей.
Хотя идея безбумажного делопроизводства родилась уже лет 20 назад и захватила умы многих специалистов по информатике, деловой мир еще и сегодня насыщенной именно бумажной информацией. По оценке экспертов, сотрудники деловых фирм теряют до 15% документации и тратят до 30% рабочего времени на поиски нужного документа.
В связи с вышесказанным правомерен вывод: актуальность традиционной, ориентированной на «бумажную информатику» техники остается весьма высокой.
Организационной техникой (оргтехникой) называются технические средства, применяемые для управленческой деятельности и автоматизации делопроизводства.
К средствам связи относятся телефонная, телеграфная и факсимильная связь. Эти виды административно-управленческой связи позволяют оперативно решать организационные и производственные вопросы.
Средства работы с документами можно разделить на группы:
- — средства подготовки и изготовления (создания) документов (пишущие машинки, компьютеры, диктофоны);
- — средства тиражирования документов (принтеры, ксероксы, ризографы);
- — средства хранения документов (папки, конверты, коробки, диски, дискеты).
К другим средствам оргтехники можно отнести средства обработки и доставки документов, стеллажи, шкафы, сейфы, канцелярские принадлежности и т. п.
Рациональным считается сочетание малопроизводительной оргтехники на рабочих местах работников и пользователей с высокопроизводительными системами коллективного пользования. В состав средств оргтехники коллективного пользования могут входить: сетевые принтеры, ксероксы, телефаксы, шредеры, компьютеры, сканеры, компьютерные проекторы, демонстрационные экраны и другие устройства.
При выполнении процессов составления и изготовления текстовых документов чаще всего используются компьютеры и внешние периферийные устройства к ним. Созданные с их помощью документы имеют эстетически более приемлемый вид благодаря наличию различных шрифтов и цветового оформления, легко трансформируются, редактируются, переносятся на другие носители и т. п. Некоторые виды сканеров позволяют одновременно со сканированием данных, осуществлять их вывод на печатающее устройство, т. е. работать в режиме копира.
Оформление документов, придание им удобной, единообразной формы, удобство хранения, использования и т. п. после их копирования, размножение и в других ситуациях базируются на применении средств и методов оформления и переплёта и т. п. Для этого используют: адресовальные и маркировальные машины, фальцевальные, листоподборочные и сортировальные устройства, резальное, брошюровальное и переплётное оборудование, ламинаторы и другие устройства.