Организация документооборота и архива в учреждении

Бухгалтерские документы — это важный источник сведений о незаконных деяниях в экономической сфере. Они могут применяться в качестве доказательств, поэтому должны обязательно приобщаться сотрудниками правоохранительных органов к делу.

В соответствии с Законом о бухгалтерском учете в настоящее время экономические субъекты вправе разрабатывать и утверждать формы первичных учетных документов. Этим Законом (ст. 9) регламентируются только обязательные реквизиты первичного документа, а именно:

• 1) наименование документа;
• 2) дата составления документа;
• 3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
• 4) содержание факта хозяйственной жизни;
• 5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• 6) наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события;
• 7) подписи лиц, предусмотренных п. 6, с указанием фамилий, инициалов, иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В соответствии с ч. 1 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции в бухгалтерском учете должны оформляться оправдательными первичными документами. При этом существует определенный порядок движения таких документов, который может быть установлен как законодательными или нормативными актами (например, бухгалтерским и налоговым законодательством в части сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности, постановлениями Федеральной службы государственной статистики (Росстата), ЦБ РФ (в отношении кассовых и банковских операций, подотчетных сумм) и др.), так и внутренним распорядительным документом.

В бюджетном секторе экономики при формировании первичных документов следует руководствоваться приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

Подобного рода внутренняя организация движения документов и называется документооборотом предприятия. Правила документооборота утверждаются организацией в составе учетной политики в целях бухгалтерского учета.

Документооборот как процесс состоит из трех этапов:

• • составление и исполнение документов;
• • обработка документов в бухгалтерии;
• • хранение документов.

Наглядно этапы движения документов представлены на рис. 2.1.

Для составления документов, как правило, применяются типовые формы первичных документов, утверждаемые Минфином России. Однако, как уже отмечалось, в настоящее время организациям разрешено разрабатывать собственные формы документов, которые должны быть утверждены в приказе об учетной политике.

Рис. 2.1. Этапы движения документов.