Требования к программе

При заказе программного обеспечения бухгалтер магазина «Элита» выдвинула следующие требования:

• 1. разработка простого и удобного пользовательского интерфейса связанного с легкостью и удобством обработки, редактирования и хранения данных для пользователя мало знакомого с оргтехникой и программным обеспечением;
• 2. возможность учета полного движения продукции, начиная с конкретного заказа организациями и до момента поступления ее в продажу;
• 3. возможность полного учета сырья, как входящего в состав создаваемой продукции, так и отдельно реализуемого согласно разработанной и внедренной извне базы данных калькуляции;
• 4. возможность складского учета продукции и сырья;
• 5. возможность хранения и модификации данных по заказу продукции сторонними организациями;
• 6. возможность ведения учета денежных средств проходимых через кассу предприятия;
• 7. возможность учета фактических и теоретических остатков в цехах;
• 8. вывод отчетной документации согласно установленным стандартам предприятия.

Использование ЭВМ при реализации данного проекта даст возможность решить ряд очень существенных задач:

• — Изменения в функциях подразделения, связанных с входной и выходной информацией, формированием и выдачей информации. А также связанных с оформлением различного рода документов.
• — Источниками поступления информации являются: автоматизированное рабочее место бухгалтера, начальника производства, внешние источники электронного и бумажного типов. Периодичность поступления информации не зависит напрямую от пользователя, т.к. происходит в режиме on-line.
• — Порядок ввода первичной документации осуществляется следующим образом. В начале заполняются справочники: покупатели, товары на складе. Большинство первичной информации находиться на автоматизированных рабочих местах главного бухгалтера и начальника производства. Основные справочники автоматизированного рабочего места менеджера отдела сбыта формируются во время работы. Это такие справочники, как покупатели (название организации или частного лица, адрес, телефон, факс, банковские реквизиты), категории товаров, реквизиты компании, налоговые ставки, виды упаковки.
• — В краткой характеристике результатов можно описать основные: формирование и оформление предварительного заказа, договора поставки товара, счета-фактуры, товарной накладной, прайс-листа, реестра свободных цен, графика закупки упаковки. Все эти документы выдаются в печатном виде. Также реестр свободных цен, список товарных накладных, счетов-фактур, электронной документации на продукцию отображают визуальную информацию, которая помогает принимать те или иные решения при продаже того или иного товара.
• — Периодичность решения задачи зависит от ее типа. Задачи формирования некоторых документов происходит автоматически.

Так как в магазине «Элита» отсутствует единая база данных, содержащая все необходимые данные для менеджера отдела сбыта, это приводит к значительным временным затратам на поиск необходимой информации.

Так же значительную долю времени занимает заполнение бланков необходимых документов в текстовом редакторе MS Word.

В магазине «Элита» сначала разрабатывается технология изготовления конкретного изделия и подбираются все необходимые материалы. После этого, экономистом рассчитывается:

• — себестоимость изделия с учетом сумм материальных затрат,
• — стоимости сырья и расходных материалов,
• — сумм заработной платы,
• — затрат на электроэнергию,
• — амортизацию оборудования.

На основании расчета себестоимости всех изделий формируется реестр цен: базовой, оптовой, розничной. И эти цены указываются при оформлении тех или иных документов. Также фигурируют сведения о клиентах.

Поэтому объединение необходимых данных в единую базу данных, а также возможность создания и печати необходимых документов и отчетов на основе этих данных существенно сократит временные ресурсы менеджеров отдела сбыта [5].

Технологический процесс выглядит следующим образом Рисунок 1.

Рисунок 1. Схема технологического процесса.