Значение документации в бухгалтерском учете

Бухгалтерский учет является строго документальным. При посредстве документов каждая хозяйственная операция отражается в учете и приобретает доказательственную силу. Поэтому документация рассматривается как составная часть метода бухгалтерского учета, обеспечивающая объективность данных о работе предприятия. Без документов не может быть и бухгалтерского учета. Основанием для записей в бухгалтерском учете служат надлежащим образом оформленные оправдательные документы. Порядок оформления их определяется Стандартом о документах и записях в бухгалтерском учете предприятий (стандарты по аудиту). Бухгалтерский документ есть письменное свидетельство, удостоверяющее факт совершения хозяйственной операции. Основное назначение бухгалтерских документов: письменное обоснование и отражение хозяйственных операций (активов), основание и источник бухгалтерских записей, осуществление контрольных функций и целесообразность хозяйственных операций. Этот контроль осуществляется ответственными лицами при совершении операций (предварительный контроль), работниками бухгалтерии при обработке документов, а также аудиторами при документальных аудиторских проверках и обследованиях. Бухгалтерский документ по внешней форме представляет собой бланк, на котором записано содержание хозяйственной операции, время и место ее совершения, натуральные показатели, сумма операции и др. Эти и многие другие сведения записанные в документе, являются его составными элементами, именуемые в практике реквизитами.

Каждая хозяйственная операция имеет свои особенности, которые фиксируются в документе. Однако у документов есть общие типовые для всех элементы: название документа (счет-фактура, накладная, платежное поручение, чек, кассовый ордер и т. п.), отражающее характер хозяйственной операции; наименование и адрес предприятия, где совершалась операция; указание сторон участвовавших в совершении операции; дата составления документа и номер; краткое изложение хозяйственной операции; подписи лиц, которые несут материальную и административную ответственность. При применении электронно-вычислительных машин документы, служащие основанием для бухгалтерских записей, должны также содержать необходимые реквизиты, расположенные в порядке, который отвечает требованиям компьютерного учета.

К составлению документов предъявляются определенные требования, утверждающие четкость, ясность и точность информации. Записи в документах делаются чернилами, на машинке или другим пишущим оборудованием с четким заполнением всех реквизитов, предусмотренных формой данного документа. Не допускается записи производить простым карандашом, делать подчистки, исправления сумм или текста, помарки и т. п., что может привести к злоупотреблениям. Приходные и расходные кассовые документы оформляются в порядке, установленном Правилами о ведении кассовых операций предприятиями, организациями и субъектами. Порядок оформления банковских документов устанавливается правилами Национального банка РК. Обнаруженные в документах ошибки (за исключением кассовых и банковских) исправляются путем зачеркивания неправильного текста или суммы и написания над зачеркнутым правильного текста или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Исправленная ошибка должна быть оговорена и подтверждена подписями лиц, подписавших документ. Кондраков Н. П. Бухгалтерский учет: Учебник.- М.: Инфра-М, 2005. — С. 350−353.

При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов. Именно исходя из проверки имеющихся документов налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом. Главные бухгалтера предприятий (особенно вновь созданных) должны уделять особое внимание документальному оформлению хозяйственных операций по приемке, складскому учету и движению товара, в особенности, если товар перемещается между структурными подразделениями предприятия. Несвоевременное оформление или не оформление произведенных операций запутывает бухучет и негативно сказывается на расчетах с бюджетом. Неверно оформленные документы не позволяют предприятию правильно определить налогооблагаемую базу и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией. Итог этих разногласий практически всегда легко предсказать — финансовые санкции по отношению к предприятию. Чтобы избежать ситуаций, при которых предприятию придется доказывать свою правоту через суд, рекомендуется обращать особое внимание на документальное оформление хозяйственных операций.