Логика и технология управления

Логика управления — это система целенаправленных действий, осуществляемых в строго определённой последовательности в установленный период времени.

Логику управления можно представить в виде схемы, важнейшими элементами которой являются: предвидение, решение, программирование, исполнение, контроль и анализ.

Предвидение — это исходный пункт в логической схеме управления, ибо управлять — значит предвидеть.

" Действительно, — писал А. Файоль в работе" Общее и промышленное управление" Инновационный менеджмент: Учебное пособие/ Гольдштейн Г. Я. Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2010. 132с. , — если предвидение и не есть на сто процентов управление, то оно во всяком случае составляет существенную часть последнего. Предвидеть здесь означает исчислять будущее и подготавливать его. Предвидеть — это уже почти действовать.

Предвидение предполагает решение.

Решение — это выбор цели. Вместе с тем решение — это продукт управленческого труда, который в конечном счёте повышает или снижает эффективность работы организации. Принятие решения предполагает определение целевой установки, которая определяет в конечном счёте перспективы развития объекта управления, выбор средств для достижения цели и разработку программы действий.

Программирование — это прежде всего выбор средств и разработка программы действий. Программа действий базируется на ресурсах предприятия, т. е. необходимо в соответствии с установленной целью чётко представлять желаемую ситуацию и этапы её достижения, а также увязывать на каждом этапе задачи с ресурсами предприятия. Иначе говоря, определить необходимое наличие недвижимости, оборудования, сырья, денежного капитала и других средств, необходимых как для реализации конечной цели, так и для успешного осуществления каждого этапа её достижения.

Важным инструментом увязки целей и ресурсов на уровне организации служат предварительные бюджеты предприятий.

Успех программирования во многом зависит от правильного определения этапов достижения целей, от рационального распределения заданий между подразделениями, службами управляемой системы, а также от заинтересованности каждого подразделения в реализации как отдельных этапов, так и программы в целом.

Следующим звеном логической схемы управления является исполнение.

Исполнение — это система конкретных действий, направленных на реализацию программы. Для успешного осуществления программы в целом необходимо наряду с выделением этапов её выполнения устанавливать частные программы (или планы) работы для каждого подразделения, участвующего в реализации программы. При этом задания общей и частных программ должны быть увязаны между собой по задачам, приоритетам, ресурсам, объёму и сроку исполнения. Необходимые условия претворения в жизнь любой программы — единство, непрерывность, гибкость и точность. В ходе исполнения программы возникает обычно ряд проблем, связанных, с одной стороны, с мотивацией участников реализации программы, а с другой — с изменениями окружающей среды, так как предвидение — не пророчество, а окружающая среда не может оставаться без изменений в течение длительного времени.

Для того чтобы довести до минимума количество непредвиденных отклонений от заданий программы в ходе её исполнения, необходим контроль.

Контроль, или проверка исполнения, — необходимая функция управления и важнейшее звено в логической схеме управления. Контроль должен быть систематическим, комплексным, действенным, гласным. Цель контроля состоит в том, чтобы выявить отклонения от заданий программы или ошибки в её реализации и устранить их. Для этого контроль должен осуществляться не эпизодически, а постоянно, не по отдельным заданиям или показателям, а по всему комплексу установок программы. Проверка выполнения заданий должна не только выявлять недостатки в реализации заданий программы, но и оперативно устранять их. И наконец, сбои в реализации программы не должны умалчиваться; напротив, они должны активно преодолеваться с осуществлением в необходимых случаях мобилизации дополнительных ресурсов системы управления. Результаты контроля исполнения должны тщательно анализироваться.

Анализ предполагает деление целого на части, изучение этих частей и их взаимосвязей, выявление наиболее важных частей или элементов, определяющих состояние системы в целом, подготовку выводов и рекомендаций по улучшению функционирования системы управления.

Применительно к анализу реализации программы деятельности организации наиболее важным результатом его является либо подготовка предложений по корректировке программы в соответствии с изменениями окружающей среды или системы управления, либо, если предвидение не оправдало себя, отказ от предвидения. Графически логика управления представлена в приложении Логическая схема предопределяет технологию управления. Колесник М. Менеджмент. М.: «Издательство ПРИОР», 2008. 345 с.

Технология управления представляет собой систему операций и процедур, выполняемых менеджерами. При этом сами понятия «операция «и «процедура «в менеджменте неидентичные.

Технология управления должна обеспечивать осуществление программно-целевого подхода в менеджменте. Цель — мысленное предвосхищение результатов деятельности. Применительно к менеджменту цель можно представить как желаемое состояние объекта управления через определённый промежуток времени. Для того чтобы система управления перешла из заданного состояния к желаемому, необходима определённая программа действий, которая позволила бы преодолеть проблемы, отделяющие заданную ситуацию от желаемой. Стратегические цели организации определяются исходя из её миссии. Выбор же тактических целей предполагает выполнение ряда операций и процедур по схеме принятия управленческого решения. Выбор цели, принявший форму окончательного решения, позволяет перейти к выработке программы, т. е. к выполнению операций и процедур, к разработке детального плана действий и к определению ресурсов, необходимых для достижения поставленной цели. На этом этапе составляются балансовые расчёты, широко используются нормы и нормативы, выполняются аналитические работы.

После того, как целевая программа определена, начинается её реализация. По мере реализации целевой программы осуществляется контроль её исполнения по объёму, ресурсам и срокам. Здесь доминируют управленческие операции и процедуры, связанные с проверкой исполнения. Контроль должен быть систематическим, комплексным и действенным, а данные проверки реализации целевой программы подлежат тщательному анализу.

Аналитические операции и процедуры позволяют сопоставлять цели и достигнутые результаты на каждом этапе реализации программы. Выполнение аналитических операций и процедур необходимо в связи с тем, что за время реализации программы часто происходят изменения в самой системе управления и в окружающей её среде, которые отсутствовали или не были учтены в момент формирования самой программы. Для того чтобы адекватно отреагировать на эти изменения, по результатам анализа могут быть выполнены операции и процедуры, связанные с корректировкой программы.

Существует ряд общих требований, предъявляемых к целям управления. Цели должны быть конкретными, измеримыми и достижимыми. Они должны быть взаимосвязанными, т. е. операции и процедуры, необходимые для достижения одной цели, не должны мешать достижению других целей организации.

Кроме того, цели координируются во времени. Классификация целей по времени подразумевает горизонт прогнозирования. Исходя из этого различаются долгосрочные, краткосрочные и среднесрочные цели и соответствующие им программы. Долгосрочные целевые программы имеют горизонт планирования 5−10 лет, среднесрочные осуществляются за 3−5 лет, а краткосрочные реализуются, как правило, в течение года.

Цели обычно определяют главные направления работы организации. Чтобы эта работа велась успешно, необходимо цель разделить на этапы её достижения (подцели) и чётко определить на каждом этапе количественно измеряемые рубежи. При этом, для того чтобы сама цель и все её этапы были выполнены в полном объёме и в установленные сроки, необходимо выполнить комплекс управленческих операций и процедур, направленных на обеспечение полной увязки поставленных задач и ресурсов.

Целевая программа содержит обычно определённый набор разделов и показателей, в которых содержатся данные о цели и этапах её достижения, о необходимых для её осуществления материальных ресурсах и финансовых средствах, о мощностях и инвестициях, а также о трудовых ресурсах, задействованных в выполнении заданной программы. Задания программы распределяются между её исполнителями. Причём действия последних строго координируются, и каждый исполнитель несёт ответственность за реализацию своей части программы.

Целевые программы классифицируются по различным признакам: по уровню управления (различают национальные программы, реализуемые на макроуровне, региональные программы, осуществляемые в пределах определённых территорий, и программы, реализуемые на микроуровне, т. е. на уровне предприятия); по объекту управления (выделяются экономические, экологические, социальные, политические и другие программы); по срокам реализации (долгосрочные, среднесрочные, краткосрочные) и т. д.

Технология управления опирается на информационную базу. При этом возникает проблема переработки значительного объёма информации в сжатые сроки. Для успешного решения этой проблемы необходимо современное техническое обеспечение процесса управления.