Документы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда

1. Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма N Т-12)

Применяются для учета использования рабочего времени работников организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, а также для составления статистической отчетности по труду. В случае раздельного учета использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда допускается использование раздела 1 «Учет использования рабочего времени» табеля по форме N Т-12 в качестве самостоятельного документа.

Составляются в одном экземпляре уполномоченным лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных обязанностей и т. п.).

Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле отведено две строки — одна строка для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая строка — для записи количества часов по ним.

Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т. п.) [14, стр.25].

2. Расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49), расчетная ведомость (форма N Т-51), платежная ведомость (форма N Т-53)

Применяются для расчета и выплаты заработной платы работникам организации.

При применении расчетно-платежной ведомости по форме N Т-49 другие расчетные и платежные документы не составляются.

Ведомости составляются в одном экземпляре в бухгалтерии.

Начисление заработной платы (формы N Т-49 и N Т-51) производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов. В графах «начислено» проставляются суммы по видам оплат из фонда оплаты труда, а также другие доходы, например, стоимость различных социальных и материальных благ, предоставленных работнику, оплаченных за счет прибыли организации и подлежащих включению в налоговую базу. Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы и определяется сумма, подлежащая к выплате [14, стр.27].

3. Журнал регистрации платежных ведомостей (форма N Т-53а)

Применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации.

Ведется работником бухгалтерии [14, стр. 26].

4. Лицевой счет (форма N Т-54)

Применяются для отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику. Заполняются работником бухгалтерии.

Форма N Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат [14, стр. 28].

5. Записка — расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60)

Применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.

При расчете среднего заработка для оплаты отпуска в графе 3 показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период, согласно правилам исчисления среднего заработка. В графах 4, 5 указывается количество рабочих (календарных) дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде. Графа «Количество часов расчетного периода» заполняется при расчете оплаты отпуска работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени [14, стр. 30].

6. Записка — расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма N Т-61)

Применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора (контракта). Составляется работником кадровой службы или уполномоченным лицом. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии [14, стр. 31].

Рассмотренные системы и формы оплаты труда, документооборот предполагают использование их на предприятиях всех организационно-правовых форм, форм собственности, численности персонала и т. д.

На предприятиях малого и среднего бизнеса применяют достаточно ограниченный круг систем оплат труда и форм первичной и сводной документации по учету оплаты труда. Для внедрения новых систем и форм оплаты и разработки документооборота и совершенствования существующих необходимо знать специфические особенности хозяйственной деятельности, численность персонала и т. д. Большую роль в получении необходимой информации играет анализа оплаты труда (анализ фонда заработной платы, фонда рабочего времени, анализ производительности труда).