Теоретические вопросы автоматизации учета

В настоящее время руководителю российского предприятия приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово — хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам. Если не брать во внимание умышленные противоправные действия, то все ошибки бухгалтерского учета совершаются либо по небрежности (например, арифметические ошибки), либо из — за незнания особенностей ведения бухгалтерского учета в России. Такие ошибки практически неизбежны при ручном учете или при использовании устаревших или нелегальных версий программных комплексов [4, С. 6].

Поэтому в настоящее время экономика немыслима без эффективного управления. Успех управления во многом определяется эффективностью принятия интегрированных решений, которые учитывают самые разносторонние факторы и тенденции динамики их развития. Важная категория интегрированных решений — система обработки информации предприятия. Одна из основных целей систем обработки данных заключается в повышении эффективности работы компании, учреждения или организации. Система обработки данных должна: обеспечивать получение общих или детализированных данных по итогам работы. Позволять легко определять тенденции изменения важнейших показателей. Обеспечивать получение информации, критической по времени, без существенной задержки. Выполнять точный и полный анализ данных. Подход к обработке информации как к производственному процессу широко принят специалистами по автоматизации систем организационного управления. Считается, что рационализация информационного процесса с распространением на него элементов производственной деятельности (нормирование, технология) должна повысить эффективность управленческого труда.

Одним из основных показателей эффективности работы предприятия является его продуктивность: качество, количество и скорость обработки информации. Противники такого подхода полагают, что имеется принципиальное различие между производственным и управленческим трудом, что делает невозможным нормирование. Они исходят из того, что вся управленческая деятельность носит творческий характер, разработка норм и нормативов времени на управленческие работы — задача довольно сложная, а нередко и неразрешимая. Однако анализ учрежденческой деятельности показывает, что соотношение рутинной (поддающейся формализации) и творческой составляющей труда служащих явно не в пользу последней. В тоже время передача (обмен) информацией в учрежденческой технологии носит большей частью циклический и стабильный характер, что имеет принципиальное значение при распространении на учрежденческую деятельность всех атрибутов производительного процесса. Любая организация обрабатывает информацию для выработки двух видов «продукции»: информации (данных, документов, речевой информации) и решений (оперативных и стратегических).

Организация получает начальную (входящую) информацию в различных видах: документы, доставляющие информацию в виде слов и цифр; речевая информация по телефону; данные от ЭВМ, часто в электронной форме. Конечная (исходящая) информация вырабатывается в таких же видах. Производственный цикл организации может включать перекомпоновку информации, объединение данной информации с дугой, накопление информации. Анализ деятельности предприятий позволяет классифицировать задачи, решаемые предприятием. Наиболее простые задачи образуют класс полностью формализованных (или хорошо структурированных) процедур, выполнение которых, кроме затрат времени, трудностей для исполнителей не представляет. Эти задачи легко стандартизируются и программируются. К таким задачам относятся: учет и контроль, оформление документов, их тиражирование и рассылка и т. п. Второй (промежуточный) класс задач составляют слабоструктурированные задачи, содержащие неизвестные или неизменяемые компоненты (количественно не оцениваемые).

Для этих задач характерно отсутствие методов решения на основе непосредственных преобразований данных. Постановки задач базируются на принятии решения в условиях неполной информации. В ряде случаев на основе теории нечетких множеств и приложений этой теории удается построить формальные схемы решения. Третий класс задач содержит неформализуемые процедуры, базирующиеся на неструктурированной информации, которая определяется высокой степенью неопределенности. К таким задачам относится большинство проблем прогнозирования, перспективного планирования и т. п. Основой решения этого класса задач остаются творческий потенциал человека и различные атрибуты его деятельности (информированность, квалификация, талант, интуиция и т. п.) [13, С. 25].

Основными возможностями автоматизированной обработки данных являются: отражение хозяйственной деятельности организации в виде бухгалтерских проводок с возможностью ведения аналитического учета; ведение учета от первичных документов с возможностью использования типовых операций; аналитический и синтетический бухгалтерский учет движения денежных средств и материальных ценностей по любым счетам; консолидированный и раздельный баланс по нескольким подразделениям; учет и переоценка основных средств, нематериальных активов, товаров, материалов, расчет амортизации ОС и НМА; ведение взаиморасчетов с подотчетными лицами; финансовый анализ и моделирование баланса; ведение суммового и количественно-суммового учета, балансовых и забалансовых счетов; параллельное ведение нескольких касс и расчетных счетов в рублях и валюте, расчет курсовой и суммовой разницы; учет кассовых операций, ведение кассовой книги, автоматический экспорт данных в Главную книгу; возможность просмотра реестра проводок документов-оснований; автоматическое формирование Книги покупок и Книги продаж на основе первичных документов; автоматический пересчет Главной книги и остатков с оборотами по счетам; возможность ввода, корректировки документов и проводок за любой отчетный период; гибкая настройка полномочий (до отдельных полей) и внешнего вида списков объектов модуля; формирование основных бухгалтерских отчетов; формирование отчетности в налоговые органы и во внебюджетные фонды.

Дополнительные возможности автоматизации бухгалтерского учета: экспорт данных и формируемых отчетов в форматы Word и Excel, получение информации в графическом виде.

Проблема гибкости и настраиваемости в современных системах обработки учетной информации может иметь два пути решения: использование большого числа задаваемых пользователем системы параметров, которые в той или иной степени изменяют поведение системы (полнофункциональные системы), либо наличие в системе встроенного языка для описания алгоритмов работы системы в различных ситуациях (инструментальные системы).

В «1C:Бухгалтерии 8.2» полностью обеспечивает потребности в автоматизации бухгалтерского и налогового учета и подготовки регламентированной отчетности в небольших компаниях, а также у индивидуальных предпринимателей, использующих упрощенную систему налогообложения. Продукт предназначен для предприятий, на которых с программой работает только один бухгалтер, используются типовые методики бухгалтерского учета, нет необходимости в адаптации прикладного решения под особенности учета.

В базовой версии пользователи могут самостоятельно настраивать методику учета в рамках своей учетной политики, создавать новые субсчета и разрезы аналитического учета. Программа позволяет одновременно отражать каждую хозяйственную операцию, как по счетам бухгалтерского учета, так и по необходимым разрезам аналитического, количественного и валютного учета. Бухгалтерский и налоговый учет нескольких организаций ведется в отдельных информационных базах на одном компьютере, без внесения изменений в типовую конфигурацию системы средствами программирования на встроенном языке «1С:Предприятия 8.2» .

Особенностью продукта является то, что налоговый учет в программе ведется на отдельном плане счетов налогового учета. По своей структуре он приближен к бухгалтерскому плану счетов, что упрощает сопоставимость данных бухгалтерского и налогового учета.

Возможность ведения партионного учета позволяет применять три способа оценки материально-производственных запасов: по средней себестоимости, ФИФО и ЛИФО, независимо для бухгалтерского и налогового учета. Реализован аналитический учет по местам хранения: количественный и количественно-суммовой. Реализована возможность учета товаров в розничной торговле по продажным ценам. Общая и упрощенная системы налогообложения для юридических лиц. Учет деятельности индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения. Расширены возможности настройки типовых операций — группового ввода часто используемых бухгалтерских проводок. Этот простой и эффективный инструмент автоматизации легко и быстро настраивается самим пользователем.

Предусмотрена возможность совместного использования программы с другими прикладными решениями: «1С:Управление торговлей 8.2» и «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.2» .

Программа Турбо Бухгалтерия предназначена для автоматизации бухгалтерского и управленческого учета предприятий всех форм собственности. Программа постоянно совершенствуется, в ней появляются новые возможности и методы ведения учета.

Программа «Турбо Бухгалтер» входит в пятерку лидеров на российском рынке программного обеспечения для бухгалтерии и является мощным учетно-аналитическим инструментом, с помощью которого комплексно решаются учетные задачи предприятия.

Турбо Бухгалтер ПРОФ — Программа для комплексной автоматизации бухгалтерского и налогового учета на малых, средних и крупных предприятиях и создания собственных приложений. Содержит встроенные системы: Налоговый учет, Мини-зарплата, Налогоплательщик, Бухгалтерский учет ТМЦ, Учет основных средств и нематериальных активов. Обеспечивает работу на локальном месте и в сети, нет ограничений по числу проводок. При необходимости можно доустановить любое приложение к Турбо Бухгалтер 6.9.

Турбо Бухгалтер сетевая — Программа предназначена для организации работы в сети и комплексной автоматизации бухгалтерского и налогового учета на средних и крупных предприятиях. Позволяет работать на неограниченно большом числе рабочих мест. Работа в сети организована в трехзвенной архитектуре клиент-сервер. В качестве сервера баз данных могут использоваться MS SQL Server (MSDE), Oracle, Apache.

ПростБух—Программа, позволяющая делать отчеты и вести необходимый для этого бухучет предприятиям, применяющим упрощенную систему налогообложения (упрощенку). ПростБух предназначен для хозяев малых предприятий, кто хотел бы сам вести отчетность и учет, или доверить эту работу бухгалтеру, но иметь возможность легко понять и ориентироваться в бухгалтерии своего предприятия.

В программе предусмотрено: Создание необходимых отчетов и «нулевая» отчетность. Ведение бухгалтерий нескольких предприятий. Распечатка отчетов и сохранение в электронном виде. Печать отчетов с двухмерными штрих кодами. Использование эталонных бланков от ФНС России. Внесение выписок из файла банковской программы «Веб Клиент-Банк».

Перенос сведения из других бухгалтерских программ.

ПростБух устроен так, что все основные части сразу видны, и вы легко поймете, как найти то, что вам нужно. В разделе Помощь вы найдете подсказки не только по работе в программе, но и Учебник, который проведет вас по шагам создания первого отчета, и краткий справочник начинающего бухгалтера с простым описанием основ бухгалтерии.

Программа «Парус» состоит из отдельных модулей. Каждый модуль можно рассматривать как отдельную программу, но не независимую, а связанную с остальными модулями. Все режимы имеют общие справочные данные; записи, сделанные в одном модуле, доступны из другого.

Для успешной работы в программе «Парус» необходимо понять, для каких целей используется каждый модуль программы. В программе четыре основных модуля: модуль Бухгалтерия позволяет вести бухгалтерский учет; модуль Реализация служит для учета товаров на складе; модуль Зарплата предназначен для автоматизации расчета заработной платы; модуль Администратор используется для запуска базы данных и настройки программы.

Как и в других программах, позволяющих работать с базами данных, информация во всех трех модулях размещается в строках таблиц. Столбец таблицы называется полем, а строка — записью. Кроме них есть также два дополнительных модуля: Учет договоров и Учет персонала. Поля в разных таблицах могут быть связаны. Тогда изменение информации в одной таблице вызывает изменения в других. За счет того что модули складского учета и бухгалтерских операций связаны между собой, мы можем, например, оформляя накладные по учету товаров в модуле Реализация, просматривать эти документы в модуле Бухгалтерия [11, С 65].

Внешние факторы определяются функциональными и техническими показателями программного обеспечения для автоматизации. Цели, которые ставит перед собой организация в процессе автоматизации весьма многообразны.

Для автоматизации бухгалтерского учета с учетом критерий отбора, следует выбрать программу «1С: Бухгалтерия 8.2», которая оптимально подходит к подготовке документов на данном предприятии.