Методы исследования интенсивности информационного потока

Изучение потоков информации дает общее представление о функционировании объектов управления и является первым шагом в анализе организации. Исследование информационных потоков позволяет выявить элементы информационного отображения объекта, отношения между ними, структуру и динамику потоков информации.

В настоящее время успешно используется несколько методик анализа информационного обеспечения. Они различаются принятыми характеристиками количества информации (символы, записи, документы и т. п.), методами и инструментами анализа. Наиболее разработанными можно считать следующие методы.

• 1) Метод матричного моделирования процессов разработки данных.
• 2) Графоаналитический метод исследования потоков информации.
• 3) Описание потоков информации в виде графика типа дерева.
• 4) Метод схем информационных связей плановых расчетов.
• 5) Метод исследовательского анализа задач управления, разработанный на выявлении «коротких» потоков.

Эти методы исходят, прежде всего, из общей количественной характеристики информации.

Каждый из этих методов имеет свою область применения: одни удобны для описания информационных связей между подразделениями, другие — между группами задач, отдельными задачами и группами элементарных процедур.

Исследование документированных информационных потоков проводят следующими методами:

• — на стадиях технического задания, технического предложения или эскизного проекта: беседы и опросы, изучение документов, анкетирование;
• — на стадиях технического и рабочего проектирования: изучение документов полистным их просмотром, анкетирование, с помощью автооперограмм.

Исследовать как документные, так и без документные информационные потоки можно путем инвентаризации и выборочными методами в течение всего расчетного периода (например, в течение года или в ограниченных интервалах времени: неделя, месяц). Результаты исследований обрабатываются статистическими методами и могут быть представлены в виде информационных моделей.

Исследования управленческой информации ведут от «общего к частному», последовательно переходя от укрупненного деления информационного массива на группы к классификации и разделению информации внутри групп, к изучению и анализу отдельных сообщений (рис. 5).

Перечень недокументированных сообщений получают с помощью опроса и бесед или используя простую анкету, заполненную ведущими сотрудниками аппарата управления. Уточняют его, просматривая регистрационные карты (журналы), изучая документы в делах и т. п. Типические группы документов выделяются по признакам, характерным для работы данного аппарата управления (например, кадровые, плановые, отчетные, финансовые и т. п.).

Затем классифицируются документы внутри групп в соответствии, например с классификацией или по признакам, отвечающим функциям управления.

Выявленный и классифицированный перечень документов согласовывают с руководством, после чего он может быть положен в основу дальнейших работ по унификации и типизации документов, проектированию их новых форм, сокращению количества и т. п.

Детальные сведения о документах получают, заполняя анкеты документов.

Изучением документации и опросом также можно получить достоверные сведения о маршруте управленческих документов, составляя например, принципиальные маршрутные схемы, которые позволяют выяснить:

• — количество структурных подразделений (сотрудников), через которых проходит документ;
• — последовательность прохождения;
• — состав операций, выполняемых с документом в каждом из структурных подразделений.

Эффективен при изучении работы с документами и метод автооперограмм — разновидность анкетирования (разработка и последующий анализ заполненных сотрудниками аппарата управления анкет). Анкета состоит из вертикальных и горизонтальных граф. По горизонтали отмечаются фамилии сотрудников, обрабатывающих или составляющих документ, а по вертикали указываются выполняемые им операции.

Исследование информационного потока на основе его сетевой модели. Метод основан на применении сетевого графика и традиционных методов его анализа и оптимизации. Понятия работы и события принимают характер, соответствующий процессу управления, а именно: под работой понимается определенная задача управления, решаемая работниками данного аппарата управления; под событием понимается определенный документ, который был составлен в ходе выполнения работ (конечное событие) либо будет использоваться в ходе выполнения работ (начальное событие).

Анализ сетевой модели управления производится традиционными методами. Находятся критический путь, резервы времени (каждая работа, производимая управленческим аппаратом, характеризуется своей длительностью, определено время наступления каждого события), определяются узкие места, производится перераспределение ресурсов и т. д.).

Графоаналитический метод исследования потоков информации. Метод основан на построении информационного графа и анализе его матрицы смежности. В любой управляющей системе различаются входы, выходы и внутренняя память. Через входы управляющая система получает исходные Данные из внешней среды, через входы во внешнюю среду выдаются результаты работы системы. В процессе функционирования управляющей системы появляется промежуточное звено между исходными данными и результатами Функционирования. Все три звена вместе образуют компоненты потока информации — хi. Между компонентами потока информации существует упорядоченность. Так, нулевой порядок имеет исходные данные, наивысший — результаты функционирования (рис. 6).

Рис. 6. Схема движения данных в системе оперативного управления

информационный финансовый управление На основании такой схемы потоков информации можно построить граф, вершинами которого служат xi — компоненты потока информации и которые соединяются дугами в том случае, если переход между ними осуществляется без каких-либо промежуточных результатов (в противном случае недоопределена вершина). Дуги ориентируются в направлении результатов более высокого порядка. Построенный граф называется информационным. Матрица смежности для графа строится следующим образом: элемент (i, j), стоящий на пересечении i-й строки и j-roстолбца, равен единице, если из вершины в вершину xj идет дуга, и равен нулю в противном случае. Матрица смежности является компактной моделью информационного графа. В дальнейшем строится последовательность матриц, представляющих собой матрицу смежности, возведенную в квадрат, третью степень и т. д. Общее количество матриц равно порядку информационного графа.